Với giải pháp tích hợp dữ liệu bằng hình thức quản lý tập trung và đồng bộ hóa dữ liệu phần mềm với website, SMS cho phép doanh nghiệp cập nhật ngay toàn bộ thông tin chứng từ cần trao đổi hoặc cung cấp cho khách hàng, đại lý có thể nhanh chóng tra cứu hoặc chuyển tải về an toàn, cắt giảm tối đa chi phí giao dịch và thời gian chờ đợi thông tin giữa các bên.
Kết hợp với web quản trị thực tế (real time), phần mềm SMS đã trở thành một nhà quản lý ảo hết sức đắc lực, giúp doanh nghiệp giám sát toàn bộ quy trình làm việc của từng bộ phận, cá nhân một cách chặt chẽ và khách quan mọi lúc mọi nơi.
Các phân hệ chính của phần mềm:
1. Phân hệ Sales & Marketing
2. Phân hệ Documentation
3. Phân hệ Freight Costing
4. Phân hệ Freight Billing
5. Phân hệ Vessel Scheduling
Module 1: Quản Lý Vận Tải hàng hóa: Xuất Khẩu và Nhập Khẩu
1. Sales & Maketting:
- Cho phép lập chào giá cho khách hàng và đại lý.
- Thiết lập tariff cước vận chuyển chuẩn chung và riêng cho từng đối tượng khách hàng hoặc đại lý.
- Quản lý giá mua của tất cả các hãng tàu, 1 cách chi tiết cụ thể.
2. Documentation: Quản lý chứng từ & hàng hóa từ khi nhận hàng đến khi giao hàng như
- Thiết lập danh mục tàu và lịch tàu.
- Mở file lưu trữ : Trên file sẽ thể hiện tất cả các document thuộc file và tình trạng, thể hiện tất cả các khoản Chi phí phải thu, phải trả, đối tượng phải thu, phải trả, và tình trạng thanh toán cụ thể của từng lô hàng.
- Tại phần H/BL, HAWB cũng thể hiện tất cả các tình trạng cước phải thu, phải trả, đối tượng thu trả và tình trạng thanh toán.
- Làm booking, Manifest, MB/L, cập nhật tình trạng hàng hoá, thông báo gửi hàng, điện giao hàng, toàn bộ thao tác được kết xuất dữ liệu tự động mà không mất thời gian nhập liệu lại.
- Báo cáo lãi lỗ của từng lô hàng.
- Đặc biệt có sự liên kết từ bảng chào giá, booking, HBL và invoice (thu &chi)
- Thiết lập thông báo hàng đến/ lệnh giao giao hàng (D/O): Cũng thể hiện tất cả các tình trạng cước phải thu, phải trả, đối tượng phài thu, phải trả và tình trạng thanh toán.
- Thiết lập Manifest hoặc Attached list để trình Hải quan
3. Freight costing: Quản lý các khoản chi phí phải trả cho khách hàng hoặc đại lý
- Nhập transshipment tariff.
- Nhập tất cả các khoản phải chi cho khách hàng (chi cho carrier, refund to client,...).
- Nhập invoice của đại lý.
- Quản lý các khoản thu/chi hộ đại lý hoặc khách hàng.
- Có sự liên kết giữa các invoice phải thu/trả của hàng nhập & hàng xuất.
4. Freight billing: Cho phép khách hàng tạo tất cả các khoản phải thu, phải chi cho khách hàng hoặc Agent.
- Tạo invoice cho khách hàng và đại lý.
- Quản lý các khoản thu chi về hành chánh ngoài phí liên quan đến hàng hoá.
- Nhập số dư công nợ để thu hồi.
Module 2: Quản lý công nợ
- Quản lý thu chi và tình trạng thanh toán trên các file hoặc HB/L, HAWB tương ứng.
- Tự động quản lý công nợ phải thu phải trả, tuổi công nợ.
- Tạo & lưu trữ phiếu thu / phiếu chi tiền mặt hàng ngày.
- Tính lãi lỗ theo file, theo thời kỳ.
- Quản lý phiếu ứng, thanh toán, công nợ của từng nhân viên.
- Quản lý công nợ với khách hàng.
- Quản lý công nợ của từng đại lý.
- Xuất hóa đơn cho khách hàng (nếu yêu cầu thêm và có phát sinh chi phí).
- Theo dõi tình trạng in hóa đơn cho khách hàng (nếu yêu cầu thêm và có phát sinh chi phí).
Module 3: Báo cáo quản trị
- Các báo cáo sản lượng hàng theo tuyến, theo khách hàng, theo đại lý theo từng thời kỳ.
- Báo cáo Xếp hạng khách hàng, đại lý.
- Báo cáo doanh số của từng nhân viên sales.
- Báo cáo doanh thu của từng bộ phận.
- Báo cáo lãi lỗ từng thời điềm bất kỳ.
- Báo cáo tháng, Báo cáo năm.
- Báo cáo tình trạng hóa đơn (nếu yêu cầu thêm và có phát sinh chi phí)
|