Xuất nhập khẩu là một lĩnh vực rất rộng và giữ vai trò quan trọng, liên quan đến kinh tế và an ninh của một quốc gia. Chính vì thế, lĩnh vực này yêu cầu có những chứng từ nhất định để phục vụ cho công tác buôn bán hàng hóa xuyên quốc gia. Bên cạnh những chứng từ khác, thì sau đây là 5 loại chứng từ thường gặp trong lĩnh vực Xuất nhập khẩu. Cùng GOL tìm hiểu kĩ từng loại chứng từ thông qua bài viết sau nhé!

Packing List

Định nghĩa và chức năng

Packing List hay còn gọi là Phiếu đóng gói hàng hóa. Thể hiện tên, số lượng, trọng lượng, … của hàng hóa và thông thường không bao gồm giá trị của lô hàng.

Packing List được chia thành 3 loại:

·        Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết.

·        Phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán.

·        Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight list).

Nội dung chính

Packing List thể hiện:

·        Thông tin người mua, người bán.

·        Cảng xếp hàng, dỡ hàng.

·        Thông tin hãng tàu, số chuyến tàu.

·        Thông tin hàng hóa : trọng lượng, số kiện, mô tả hàng hóa, thể tích hàng hóa

·        Số hiệu hợp đồng.

·        Điều kiện giao hàng.

C/O

Định nghĩa

C/O viết tắt của certificate of original, được gọi là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, được sử dụng trong thương mại quốc tế nhằm xác định quốc gia xuất xứ của hàng hóa đó. C/O được chia làm nhiều form, tùy theo từng quốc gia xuất xứ. Một số form C/O điển hình:

·        C/O form E(ASEAN – Trung Quốc)

·        C/O form D(các nước trong khối ASEAN)

·        C/O mẫu AK (ASEAN – Hàn Quốc)

·        C/O mẫu AJ (ASEAN – Nhật Bản)

·        C/O mẫu S (Việt Nam – Lào; Việt Nam – Campuchia)

Chức năng của C/O:

Vai trò quan trọng nhất của C/O đó chính là giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu với số tiền khá lớn.

Bên cạnh đó, C/O còn có vai trò liên quan đến chính sách chống phá giá, trợ giá, thống kê thương mại,…

D/O

Định nghĩa

D/O viết tắt của Delivery Order hay gọi là Lệnh giao hàng. D/O là 1 loại chứng từ do hãng tàu hoặc forwarder phát hành dùng để trình cho cơ quan giám sát kho hàng (cảng đến) trước khi có thể rút hàng hóa ra khỏi container/ kho,… Đây là loại chứng từ bắt buộc phải có khi consignee muốn nhận được hàng.

Phân loại D/O

Căn cứ theo đối tượng phát hành, D/O được chia làm 2 loại:

D/O do hãng tàu phát hành: Hình thức D/O này là do hãng tàu phát hành yêu cầu người đang giữ hàng giao hàng cho người nhận (người đang có lệnh giao hàng này). Thông thường, Hãng tàu yêu cầu giao hàng cho forwarder và forwarder yêu cầu giao hàng cho họ. Khi forwarder nắm trong tay D/O mà hãng tàu cấp phát cho mình và giao lại cho doanh nghiệp nhập khẩu cùng với Bill gốc của hãng tàu thì người nhập khẩu mới đủ điều kiện nhận hàng.

D/O do Forwarder phát hành: Hình thức D/O này là do đại lý vận chuyển ban hành cho người nhận, yêu cầu người giữ hàng giao hàng cho người nhận hàng đó. Tuy nhiên, nếu D/O của forwarder nhưng FWD không phải là người phát hành Bill, khi đó, người nhận hàng không có quyền lấy hàng, mà bắt buộc phải có chứng từ kèm theo.

Nội dung D/O bao gồm:

·         Tên tàu và hành trình của con tàu

·         Người nhận hàng (Consignee)

·         Cảng dỡ hàng (POD)

·         Ký mã hiệu hàng hoá (Code goods)

·         Số lượng bao kiện hàng, trọng lượng và thể tích hàng hoá (Gross Weight, Net weight….)

S/I

Định nghĩa

S/I viết tắt của Shipping Instruction gọi là Hướng dẫn làm hàng hay thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/Shipper đến  đại lý vận tải. Đảm bảo hàng được chuyển theo đúng yêu cầu của chủ hàng.

Nội dung chính trên S/I

·        Ngày, tháng ,số booking ( mã đặt hàng ): đây là thông tin bắt buộc phải có để có thể phân biệt với các đơn đặt hàng của các chủ hàng. Đảm bảo hàng đi đúng tiến độ khi tới hạn giao hàng.

·        Tên của hãng tàu, công ty vận chuyển hoặc là tên chuyến bay tùy thuộc vào vận chuyển bằng con đường nào và ai vận chuyển.

·        Tên của người gửi hàng ( chủ hàng hóa – shipper ).

·        Tên của người nhận hàng thực thụ ( consignee ).

·        Thông tin về hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng, …

Hóa đơn thương mại

Định nghĩa

Commercial Invoice hay được gọi là hóa đơn thương mại, cũng giống chức năng của những hóa đơn mà chúng ta thường sử dụng khi mua sắm, Commercial Invoice là chứng từ được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán theo những điều kiện cụ thể. Đây là căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa trong nghiệp vụ tính thuế nhập khẩu.

Nội dung chính của Commercial Invoice

·         Người mua (Buyer/Importer): tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, fax, người đại diện, tùy theo điều kiện thanh toán sẽ bao gồm cả thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu 

·         Người bán (Seller/Exporter): Thông tin tương tự người mua 

·         Số Invoice: là tên viết tắt hợp lệ do phía xuất khẩu quy định 

·         Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Thanh toán chuyển tiền T/T, Thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C và thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, D/P.

·         Mô tả chi tiết hàng hóa: tên hàng hóa, số hiệu, ký hiệu, …

·         Số lượng hàng hóa

Giá hàng hóa