Khai Báo Hộ

Khai báo hộ là hình thức doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị chuyên môn thực hiện khai báo hải quan thay mình trên hệ thống VNACCS (Việt Nam) hoặc các nền tảng eManifest quốc tế. Doanh nghiệp cung cấp chứng từ, đơn vị khai hộ nhập liệu, kiểm tra, và truyền tờ khai.

• Khai báo hộ: Đơn vị dịch vụ xử lý toàn bộ quy trình — từ nhận chứng từ, nhập liệu, kiểm tra chéo, đến truyền tờ khai. Doanh nghiệp chỉ cần xác nhận bản nháp trước khi truyền chính thức. Phù hợp khi không có nhân sự chuyên trách, lô hàng không thường xuyên, hoặc cần xử lý gấp
• Tự khai bằng phần mềm: Doanh nghiệp tự nhập liệu và truyền tờ khai qua phần mềm khai báo (ví dụ CDS Live cho hải quan Việt Nam). Phù hợp khi có đội ngũ nội bộ, khối lượng tờ khai thường xuyên, và muốn chủ động kiểm soát quy trình
• Kết hợp cả hai: Nhiều doanh nghiệp dùng phần mềm tự khai cho nghiệp vụ quen thuộc và thuê khai hộ cho thị trường mới hoặc lô hàng phát sinh đột xuất

Quy trình khai báo hộ gồm 5 bước chính, từ lúc nhận chứng từ đến khi tờ khai được hải quan chấp nhận. Toàn bộ quy trình thường hoàn tất trong 2-4 giờ làm việc nếu hồ sơ đầy đủ.

• Bước 1 — Nhận hồ sơ: Doanh nghiệp gửi bộ chứng từ (Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB, thông tin shipper/consignee) qua email hoặc hệ thống. Hồ sơ cần gửi ít nhất 48 giờ trước deadline khai báo (72 giờ nếu sử dụng hồ sơ của đơn vị khai hộ)
• Bước 2 — Kiểm tra và nhập liệu: Đơn vị khai hộ kiểm tra chéo (cross-check) thông tin giữa Invoice, B/L, và yêu cầu hải quan. Nhập liệu vào hệ thống VNACCS hoặc nền tảng eManifest tương ứng
• Bước 3 — Gửi bản nháp: Bản khai báo nháp được gửi cho doanh nghiệp xem xét và xác nhận. Tờ khai chỉ được truyền chính thức sau khi khách hàng duyệt
• Bước 4 — Truyền tờ khai: Sau khi được xác nhận, tờ khai được truyền chính thức đến hệ thống hải quan hoặc cơ quan quản lý tương ứng
• Bước 5 — Theo dõi kết quả: Đơn vị khai hộ theo dõi phản hồi từ hải quan, xử lý chỉnh sửa (amendment) nếu cần, và thông báo kết quả cho doanh nghiệp

Khai báo hộ phù hợp khi chi phí và thời gian tự khai vượt quá lợi ích. Ngược lại, doanh nghiệp có khối lượng tờ khai thường xuyên nên cân nhắc tự khai bằng phần mềm để chủ động và tiết kiệm dài hạn.

• Nên thuê khai hộ khi: Doanh nghiệp có ít hơn 10-15 lô hàng mỗi tháng, chưa có nhân sự khai báo chuyên trách, phát sinh lô hàng đi thị trường mới chưa quen quy định, hoặc cần xử lý gấp mà chưa kịp đăng ký hồ sơ tự khai
• Nên tự khai khi: Doanh nghiệp có đội ngũ nội bộ am hiểu nghiệp vụ hải quan, khối lượng tờ khai từ 20+ lô/tháng trở lên, muốn chủ động kiểm soát tiến độ khai báo, và sẵn sàng đầu tư phần mềm và đào tạo
• Kết hợp linh hoạt: Doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng khai hộ, sau đó chuyển sang tự khai khi khối lượng tăng. Hoặc tự khai cho tuyến hàng chính và thuê khai hộ cho thị trường phụ
• Chi phí so sánh: Khai hộ tính theo lô hàng (từ 200,000 VNĐ/tờ khai VN, từ $15/lô eManifest). Tự khai bằng phần mềm tính theo gói subscription — gói thấp nhất bắt đầu từ 5 lô/tháng, phù hợp cho doanh nghiệp có khối lượng ổn định và muốn chủ động khai báo

Khai báo eManifest quốc tế yêu cầu bộ chứng từ tiêu chuẩn cộng thêm thông tin riêng cho từng thị trường. Doanh nghiệp cần gửi hồ sơ cho đơn vị khai hộ ít nhất 48 giờ trước deadline (72 giờ nếu dùng hồ sơ của đơn vị khai hộ).

• Chứng từ chung cho mọi thị trường: Invoice, Packing List, vận đơn (B/L), thông tin shipper/consignee, mô tả hàng hóa, mã HS code, trọng lượng, số kiện, lịch trình tàu
• Mỹ (AMS + ISF): Cần thêm manufacturer name and address, ship-to party, container stuffing location, consolidator. ISF phải nộp ít nhất 24 giờ trước khi hàng lên tàu
• Mỹ (Prior Notice): Bắt buộc cho thực phẩm — cần FDA Product Code, anticipated arrival date/port. Nộp ít nhất 15 ngày trước khi hàng đến cảng Mỹ
• Canada (ACI): Cần thông tin chi tiết về consignee tại Canada, số Business Number. Nộp trước 24 giờ đối với hàng container
• EU (ENS/ICS2): Cần mã HS 6 số, thông tin chi tiết về hàng hóa ở cấp house bill. Thời hạn nộp tùy phương thức vận tải
• Nhật Bản (AFR): Cần thông tin hàng hóa bằng tiếng Anh, nộp 24 giờ trước khi tàu rời cảng xếp hàng

Mỗi quốc gia quy định thời hạn nộp eManifest khác nhau, tính từ thời điểm hàng lên tàu hoặc tàu rời cảng. Vi phạm thời hạn có thể dẫn đến phạt tiền, giữ hàng, hoặc từ chối dỡ hàng tại cảng đến.

• Mỹ — AMS (Automated Manifest System): Nộp ít nhất 24 giờ trước khi hàng lên tàu tại cảng xếp hàng (24-hour rule). Áp dụng cho hàng đường biển
• Mỹ — ISF (Importer Security Filing / 10+2): Nộp ít nhất 24 giờ trước khi hàng lên tàu. Vi phạm có thể bị phạt $5,000/lần, hàng bị giữ hoặc kiểm tra toàn bộ
• Mỹ — Prior Notice (FDA): Nộp ít nhất 15 ngày trước khi hàng đến cảng Mỹ. Đối với hàng đi từ Việt Nam (thời gian vận chuyển khoảng 30 ngày), Prior Notice không thể khai cùng lúc với AMS/ISF mà phải khai riêng sau khi tàu đã khởi hành
• Canada — ACI: Hàng container: 24 giờ trước khi lên tàu. Hàng rời (break-bulk): 24 giờ trước khi tàu đến Canada
• EU — ENS/ICS2: Hàng đường biển container: 24 giờ trước khi lên tàu tại cảng xếp hàng. Hàng đường hàng không: trước khi máy bay cất cánh (hoặc trước khi đến EU, tùy tuyến)
• Nhật Bản — AFR: 24 giờ trước khi tàu rời cảng xếp hàng
• Ai Cập — ACI: 48 giờ trước khi tàu rời cảng xếp hàng
• UAE — MPCI: 24 giờ trước khi tàu rời cảng xếp hàng

Hàng gửi về kho Amazon FBA tại Mỹ bắt buộc phải khai ISF và AMS giống mọi lô hàng đường biển khác. Tuy nhiên hàng FBA có đặc thù về tư cách nhập khẩu (Importer of Record) và quy trình bond cần lưu ý trước khi xuất hàng.

• Tư cách nhập khẩu (IOR): Vì hàng FBA chưa có consignee thực tế (Amazon không đứng tên nhập khẩu), shipper có 2 lựa chọn: (1) thuê Importer of Record (IOR) tại Mỹ, hoặc (2) đăng ký làm Foreign Importer of Record (FIOR) cho chính công ty mình — cho phép shipper và consignee là cùng một pháp nhân. G.O.L khuyến nghị phương án FIOR vì giúp doanh nghiệp giữ quyền kiểm soát lô hàng và chi phí thấp hơn về lâu dài
• Importer Bond: Bắt buộc khi nhập khẩu vào Mỹ. Có 2 loại: single-entry bond (cho 1 lô hàng) hoặc continuous bond (trị giá đến $50,000/năm — nếu nhập khẩu vượt mức này cần mua thêm bond). ISF bond chỉ áp dụng cho hàng đường biển; hàng đường hàng không chỉ cần importer bond. G.O.L cung cấp cả hai giải pháp bond
• ISF & AMS: ISF nộp ít nhất 24 giờ trước khi hàng lên tàu, ghi đúng địa chỉ kho FBA mà Amazon chỉ định. AMS khai báo thông tin vận đơn và lịch trình tàu, phối hợp với customs broker tại Mỹ để thông quan nhanh
• Prior Notice (thực phẩm): Nếu hàng FBA là thực phẩm, bắt buộc khai báo Prior Notice cho FDA ít nhất 15 ngày trước khi hàng đến cảng Mỹ
• Thời gian đăng ký: FIOR, ISF bond, AMS registration, và FSVP cho thực phẩm cần thời gian đăng ký từ vài ngày đến vài tuần. Doanh nghiệp cần liên hệ sớm nhất có thể khi có lịch xuất hàng
• Lưu ý: Vi phạm ISF có thể bị phạt $5,000/lần và hàng bị giữ tại cảng — ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch nhập kho FBA và listing trên Amazon

Trách nhiệm được phân chia rõ ràng giữa doanh nghiệp (chủ hàng) và đơn vị khai hộ. Nguyên tắc chung: doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu gốc, đơn vị khai hộ chịu trách nhiệm về quy trình khai báo kỹ thuật.

• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Cung cấp thông tin chính xác về hàng hóa, shipper, consignee, mã HS, trị giá, và các chứng từ liên quan. Xem xét và xác nhận bản khai báo nháp trước khi cho phép truyền chính thức
• Trách nhiệm của đơn vị khai hộ: Nhập liệu đúng theo thông tin đã nhận, kiểm tra chéo dữ liệu, truyền tờ khai đúng hạn và đúng định dạng theo quy định hải quan. Xử lý amendment nhanh nếu phát sinh lỗi kỹ thuật
• Quy trình xác nhận: Đơn vị khai hộ chuyên nghiệp luôn gửi bản nháp cho doanh nghiệp duyệt trước khi truyền. Tờ khai chỉ được truyền chính thức sau khi khách hàng xác nhận — đảm bảo cả hai bên đồng thuận về nội dung
• Khi phát sinh lỗi sau truyền: Đơn vị khai hộ xử lý chỉnh sửa (amendment) và làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan. Chi phí amendment thường do bên gây lỗi chịu, theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ

Chi phí khai báo hộ phụ thuộc vào loại khai báo, thị trường đến, và khối lượng lô hàng. Dưới đây là khung giá tham khảo cho thị trường Việt Nam năm 2025-2026.

• Khai hải quan Việt Nam (VNACCS): Từ 200,000 – 500,000 VNĐ/tờ khai, tùy loại tờ khai (xuất/nhập) và độ phức tạp (số dòng hàng, loại hình kinh doanh)
• eManifest quốc tế: AMS, ISF, ACI, ENS, AFR từ $15 – $50/lô hàng, tùy thị trường đến và loại khai báo. ISF thường có mức phí riêng do yêu cầu 10+2 data elements
• Prior Notice (FDA): 340,000 VNĐ/lần khai báo cho thực phẩm nhập khẩu vào Mỹ, tính riêng ngoài phí ISF/AMS
• Gói trả trước (prepaid): Doanh nghiệp có thể mua trước gói 10 hoặc 20 lô hàng để sử dụng trong năm. Phù hợp cho doanh nghiệp xuất hàng thường xuyên — tránh phải thanh toán từng lô gây ảnh hưởng đến tiến độ khai báo. Lưu ý: dịch vụ khai hộ yêu cầu thanh toán 100% trước khi thực hiện
• Chi phí phát sinh: Amendment fee nếu cần chỉnh sửa sau khi truyền, phí xử lý gấp ngoài giờ (tùy đơn vị dịch vụ). Nên hỏi rõ các khoản phí phát sinh trước khi ký hợp đồng
• So sánh với tự khai: Phần mềm tự khai tính theo gói subscription — gói thấp nhất bắt đầu từ 5 lô/tháng, phù hợp cho doanh nghiệp có khối lượng ổn định