Question 1

SMS Live là ứng dụng desktop hay web? Yêu cầu hệ thống để cài đặt là gì?

Accepted Answer

SMS Live là ứng dụng desktop chạy trên hệ điều hành Windows, không phải phần mềm web-based. Nhân viên cài đặt trên bất kỳ máy tính Windows nào và đăng nhập bằng tài khoản cá nhân. Mô hình tính phí theo số người dùng đồng thời (concurrent users) — nếu vượt quá số lượng đã đăng ký, người dùng thêm sẽ không thể đăng nhập cho đến khi có người thoát ra.

- Hệ điều hành: Windows (cài đặt không giới hạn số máy tính)
- Mô hình license: Concurrent users — tính theo số người đăng nhập cùng lúc, không phải tổng số tài khoản
- Kết nối: Cần kết nối internet để đồng bộ dữ liệu với máy chủ (Cloud hoặc Local)
- Cài đặt: Đội ngũ G.O.L hỗ trợ cài đặt và cấu hình ban đầu miễn phí. Khách hàng cũng có thể tải phần mềm tại https://smslive.info/en/Download
- Cập nhật: Phiên bản mới được cập nhật miễn phí cho tất cả khách hàng đang sử dụng

Question 2

Phiên bản Cloud và Local của SMS Live khác nhau như thế nào? Chọn phiên bản nào phù hợp?

Accepted Answer

SMS Live có 2 phiên bản triển khai: Cloud (máy chủ của G.O.L) và Local (doanh nghiệp tự cài máy chủ). Cả hai phiên bản đều có đầy đủ tính năng nghiệp vụ giống nhau, chỉ khác nhau về hạ tầng lưu trữ và quản lý dữ liệu.

- Cloud: Dữ liệu lưu trên máy chủ G.O.L, không cần đầu tư máy chủ riêng. G.O.L quản lý sao lưu và bảo trì hệ thống. Phù hợp cho doanh nghiệp muốn triển khai nhanh, tiết kiệm chi phí IT
- Local: Doanh nghiệp tự cài đặt máy chủ tại văn phòng hoặc data center. Dữ liệu hoàn toàn nằm trong hệ thống nội bộ. Phù hợp cho doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao hoặc đã có hạ tầng IT sẵn
- File job storage: Mỗi gói bao gồm số lượng file job nhất định. Vượt quá có thể mua thêm gói bổ sung hoặc tải xuống/lưu trữ dữ liệu cũ (phiên bản Cloud)
- Chuyển đổi: Có thể chuyển từ Cloud sang Local hoặc ngược lại khi nhu cầu thay đổi

Question 3

Triển khai SMS Live cho doanh nghiệp nhiều chi nhánh cần chuẩn bị gì? Dữ liệu được quản lý như thế nào?

Accepted Answer

SMS Live hỗ trợ doanh nghiệp logistics nhiều chi nhánh với mô hình cơ sở dữ liệu riêng biệt cho từng chi nhánh. Tổng công ty (HQ) có quyền xem dữ liệu của tất cả chi nhánh, trong khi mỗi chi nhánh chỉ thấy dữ liệu của mình.

- Cơ sở dữ liệu: Mỗi chi nhánh (branch code) sử dụng database riêng, đảm bảo hiệu năng và bảo mật dữ liệu
- Dữ liệu khách hàng: Thông tin khách hàng (client master data) được chia sẻ giữa các chi nhánh để đảm bảo nhất quán
- HQ tổng hợp: Ban lãnh đạo tổng công ty xem được dữ liệu tất cả chi nhánh để ra quyết định và đối chiếu
- Triển khai: G.O.L setup từng chi nhánh riêng biệt, import dữ liệu khách hàng và vendor cho từng đơn vị
- Phân quyền: Nhân viên mỗi chi nhánh chỉ truy cập được dữ liệu thuộc chi nhánh mình

Question 4

Chuyển đổi từ Excel hoặc phần mềm cũ sang SMS Live có mất dữ liệu không? Quy trình chuyển đổi thế nào?

Accepted Answer

Hệ thống SMS Live được triển khai mới hoàn toàn (fresh start), không chuyển đổi dữ liệu nghiệp vụ từ phần mềm cũ. Tuy nhiên, G.O.L hỗ trợ import danh mục khách hàng và vendor từ file Excel để doanh nghiệp không cần nhập lại thủ công.

- Import danh mục khách hàng/vendor: Doanh nghiệp xuất danh mục khách hàng và vendor hiện có ra file Excel, G.O.L import vào SMS Live trước khi go-live
- Mã cảng chuẩn quốc tế: SMS Live có sẵn dữ liệu mã cảng theo chuẩn UN (United Nations port code), không cần import
- Dữ liệu nghiệp vụ: Dữ liệu shipment, chứng từ, công nợ cũ KHÔNG được chuyển sang. Hệ thống bắt đầu mới từ thời điểm go-live
- Biểu mẫu: Mỗi khách hàng mới được setup miễn phí 1 bộ HBL và 1 bộ HAWB. Các biểu mẫu tiêu chuẩn được bảo hành 3 tháng đầu với hỗ trợ chỉnh sửa nhỏ miễn phí
- Đào tạo: G.O.L đào tạo trực tiếp hoặc online cho từng phòng ban (Sales, Ops, Kế toán)

Question 5

Phân quyền người dùng trên SMS Live hoạt động như thế nào?

Accepted Answer

SMS Live cung cấp hệ thống phân quyền chi tiết theo vai trò, cho phép quản lý kiểm soát những gì mỗi nhân viên có thể xem, tạo, chỉnh sửa hoặc phê duyệt. Phân quyền được thiết lập theo phòng ban và cấp bậc để đảm bảo an toàn dữ liệu và đúng quy trình phê duyệt.

- Phân quyền theo chức năng: Giới hạn truy cập theo module — Sales chỉ thấy module Sales, Kế toán chỉ thấy module tài chính, Ops thấy module nghiệp vụ
- Phân quyền theo hành động: Xem (view only), tạo mới, chỉnh sửa, xóa, phê duyệt — mỗi hành động được cấp riêng
- Quy trình phê duyệt: Hỗ trợ duyệt chi phí nhiều cấp (nhân viên → trưởng phòng → giám đốc). Nhân viên không thể tự duyệt chi phí vượt hạn mức
- Kiểm soát tiền ứng: Giới hạn mức ứng tiền theo từng nhân viên. Hệ thống tự động chặn đề nghị ứng mới khi chưa hoàn ứng hoặc vượt hạn mức
- Nhật ký hoạt động: Theo dõi ai làm gì, lúc nào để kiểm soát và audit

Question 6

Ban lãnh đạo có thể theo dõi và duyệt công việc từ xa trên SMS Live không?

Accepted Answer

Có. SMS Live cung cấp ứng dụng SMS Mobile (mobile web application) cho phép ban lãnh đạo và nhân viên theo dõi, duyệt công việc khi không ở văn phòng. Ứng dụng chạy trên trình duyệt di động, không cần cài đặt từ app store.

- Duyệt chi phí: Quản lý duyệt hoặc từ chối đề nghị thanh toán, ứng tiền trực tiếp trên điện thoại
- Xem báo cáo: Xem báo cáo doanh thu, lợi nhuận, công nợ từ xa — dữ liệu real-time từ hệ thống
- Theo dõi tiến độ: Kiểm tra trạng thái lô hàng, tiến độ chứng từ mà không cần ngồi máy tính
- Tương thích: Hoạt động trên mọi thiết bị có trình duyệt (iOS, Android, tablet)
- Lưu ý: Một số tính năng chuyên sâu (nhập liệu chứng từ, tạo booking) vẫn cần sử dụng ứng dụng desktop Windows cho thao tác nhanh và chính xác nhất

Question 7

SMS Live kết nối với phần mềm khai báo hải quan và eManifest quốc tế như thế nào?

Accepted Answer

SMS Live có thể kết nối với các sản phẩm khác của G.O.L (CDS khai báo hải quan, eManifest quốc tế) thông qua dịch vụ tùy chỉnh (customization). Đây không nằm trong gói tiêu chuẩn mà là dự án tích hợp riêng, giúp doanh nghiệp tạo hệ sinh thái hoàn chỉnh cho nghiệp vụ logistics.

- Hải quan VNACCS (customize): Kết nối với phần mềm CDS (cũng của G.O.L) để đồng bộ dữ liệu tờ khai hải quan từ SMS Live. Dự án tùy chỉnh, báo giá riêng
- eManifest quốc tế (customize): Tích hợp với hệ thống eManifest của G.O.L hỗ trợ ACE/AMS/ISF (Mỹ), ICS2 (EU), ACI (Canada), AFR (Nhật). eManifest là sản phẩm độc lập, dùng được cả khi không dùng SMS Live
- Lợi ích khi tích hợp: Nhập dữ liệu lô hàng trên SMS Live → tự động tạo dữ liệu cho CDS và eManifest, không cần nhập lại — giảm sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể
- Hệ sinh thái G.O.L: SMS Live + CDS + eManifest là bộ 3 sản phẩm bao phủ toàn bộ nghiệp vụ từ vận tải, chứng từ, hải quan đến kết nối quốc tế. Mỗi sản phẩm hoạt động độc lập hoặc kết nối với nhau qua dự án customize

Question 8

Tích hợp SMS Live với ERP hoặc phần mềm kế toán (MISA, SAP, Fast) cần những gì?

Accepted Answer

SMS Live hỗ trợ tích hợp với ERP và phần mềm kế toán thông qua dịch vụ customize của G.O.L. Đây không phải tính năng tiêu chuẩn mà là dự án tùy chỉnh, được báo giá riêng theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

- Phương thức kết nối: EDI (Electronic Data Interchange) hoặc API tùy theo khả năng của phần mềm kế toán/ERP đối tác
- Dữ liệu đồng bộ: Hóa đơn, Debit/Credit Note, dữ liệu công nợ từ SMS Live → phần mềm kế toán. Không cần kế toán nhập lại thủ công
- Phần mềm kế toán phổ biến: G.O.L đã có kinh nghiệm tích hợp với Fast Accounting, AVS và nhiều hệ thống kế toán khác tại Việt Nam. Lưu ý: MISA hiện chưa hỗ trợ tích hợp tiêu chuẩn — tích hợp MISA cũng là dự án chuyên biệt từ phía MISA
- Doanh nghiệp FDI: Các công ty FDI có SAP, Oracle hoặc hệ thống global có thể tích hợp SMS Live để đồng bộ dữ liệu logistics Việt Nam với hệ thống quốc tế
- Quy trình: Khảo sát yêu cầu → Báo giá tích hợp → Phát triển kết nối → Kiểm thử → Go-live

Question 9

SMS Live có những loại báo cáo nào phục vụ quản lý doanh nghiệp logistics?

Accepted Answer

SMS Live cung cấp hệ thống báo cáo dạng data-line (bảng dữ liệu chi tiết) bao phủ toàn bộ nghiệp vụ từ vận tải, tài chính đến nhân sự sales. Doanh nghiệp cần dashboard trực quan (biểu đồ, đồ thị) có thể kết nối SMS Live với Power BI hoặc công cụ tương tự.

- Báo cáo doanh thu: Doanh thu theo khách hàng, tuyến vận chuyển, nhân viên sales, khoảng thời gian
- Báo cáo lợi nhuận: Lãi/lỗ theo từng lô hàng (job), theo consolidation, theo chi nhánh
- Báo cáo công nợ: AR/AP aging report, danh sách nợ quá hạn, SOA theo khách hàng
- Báo cáo nghiệp vụ: Số lượng shipment theo mode (Sea/Air), theo loại hàng (FCL/LCL), theo trạng thái
- Dashboard nâng cao: SMS Live xuất dữ liệu dạng bảng, kết nối Power BI hoặc công cụ BI để tạo dashboard trực quan với biểu đồ và đồ thị
- Xuất file: Tất cả báo cáo xuất được ra Excel và PDF

Question 10

Làm sao thiết lập email tự động gửi báo cáo và thông báo lô hàng trên SMS Live?

Accepted Answer

SMS Live hỗ trợ gửi email tự động cho cả khách hàng bên ngoài và nhân viên nội bộ. Hệ thống có thể lập lịch gửi báo cáo theo ngày, tuần hoặc tháng và gửi thông báo tự động khi có sự kiện quan trọng.

- Thông báo lô hàng: Tự động gửi email cho khách hàng khi lô hàng đến cảng (Arrival Notice), khi có D/O, hoặc khi trạng thái thay đổi
- Nhắc thanh toán: Gửi email nhắc nợ quá hạn cho khách hàng theo lịch đặt sẵn
- Báo cáo định kỳ: Lập lịch gửi báo cáo doanh thu, công nợ, hiệu suất cho ban lãnh đạo — hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng
- SOA tự động: Gửi Statement of Account cho khách hàng vào cuối tháng hoặc theo chu kỳ tùy chỉnh
- Cấu hình linh hoạt: Mỗi loại email có template riêng, có thể tùy chỉnh nội dung và danh sách người nhận

Question 11

SMS Live có xuất được báo cáo phục vụ kiểm toán và quyết toán thuế không?

Accepted Answer

Có. SMS Live lưu trữ đầy đủ dữ liệu chi phí, doanh thu và chứng từ theo từng lô hàng, hỗ trợ doanh nghiệp xuất báo cáo phục vụ kiểm toán nội bộ và bên ngoài. Dữ liệu xuất ra dạng Excel và PDF, có thể cung cấp trực tiếp cho kiểm toán viên.

- Dữ liệu theo lô hàng: Mỗi job lưu đầy đủ chi phí mua (cost), giá bán (revenue), lợi nhuận, chứng từ liên quan — truy xuất bất kỳ lúc nào
- Báo cáo AR/AP: Chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo từng khách hàng/vendor, bao gồm ngày phát sinh và lịch sử thanh toán
- Tiền ứng: Báo cáo tiền ứng hộ thuế phí theo từng nhân viên, trạng thái hoàn ứng, số dư ứng
- Nhật ký hoạt động: Hệ thống ghi lại lịch sử thao tác (ai tạo, ai sửa, lúc nào) phục vụ kiểm soát nội bộ
- Phối hợp kế toán: Nếu đã tích hợp với phần mềm kế toán (MISA, SAP, Fast), dữ liệu đồng bộ hai chiều phục vụ quyết toán thuế

Question 12

Quy trình xử lý lô hàng trên phần mềm freight forwarder từ booking đến thanh toán diễn ra thế nào?

Accepted Answer

SMS Live số hóa toàn bộ quy trình xử lý lô hàng (job) từ khi nhận booking đến khi hoàn tất thanh toán. Các phòng ban Sales, Operation, Chứng từ (Docs) và Kế toán làm việc trên cùng một hệ thống — dữ liệu nhập một lần và chảy xuyên suốt, không cần nhập lại.

- Sales tạo booking: Nhập thông tin khách hàng, tuyến vận chuyển, yêu cầu đặc biệt. Dữ liệu này trở thành nền tảng cho toàn bộ lô hàng
- Operation xử lý: Từ booking, Ops tạo shipment file, quản lý MBL/HBL, theo dõi tiến độ container, lịch tàu/bay
- Docs phát hành chứng từ: Từ dữ liệu shipment, tạo D/O, Arrival Notice, Invoice, Debit/Credit Note — hệ thống điền sẵn thông tin, nhân viên chỉ kiểm tra và phát hành
- Kế toán đối chiếu: Chi phí mua (buying price), giá bán (selling price), lợi nhuận được tính tự động theo lô hàng. Kế toán duyệt và phát hành hóa đơn, theo dõi công nợ
- Kết thúc job: Job được đóng khi lô hàng hoàn tất vào cuối tháng, với đầy đủ lịch sử chứng từ và tài chính. Thanh toán có thể thực hiện sau do yếu tố công nợ (AR terms lên đến 90-120 ngày)

Question 13

Phần mềm logistics tạo và quản lý chứng từ vận tải tự động như thế nào?

Accepted Answer

SMS Live hỗ trợ tạo hơn 50 loại chứng từ nghiệp vụ logistics. Dữ liệu được chuyển giao giữa các phòng ban (department transfer) để đảm bảo tính nhất quán — Sales nhập liệu xong, dữ liệu import sang Operation/CS, sau đó dữ liệu tài chính import sang Kế toán.

- Chứng từ vận tải: Bill of Lading (HBL/MBL), House Airway Bill (HAWB/MAWB), Booking Confirmation, Shipping Instruction
- Chứng từ giao nhận: Delivery Order (D/O), Arrival Notice, Packing List, Certificate of Origin
- Chứng từ tài chính: Invoice, Debit Note, Credit Note, Statement of Account (SOA)
- Chuyển giao dữ liệu liên phòng ban: Khi Sales hoàn tất nhập liệu → dữ liệu import sang module Operation/CS. Khi Ops hoàn tất → dữ liệu tài chính import sang module Kế toán. Đảm bảo dữ liệu nhất quán xuyên suốt
- Bảo toàn dữ liệu: Chỉ phòng ban gốc (nguồn nhập liệu) mới có quyền chỉnh sửa dữ liệu. Nếu phòng ban sau (Ops hoặc Kế toán) phát hiện sai sót, phải yêu cầu phòng ban trước chỉnh sửa — đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu
- Biểu mẫu tùy chỉnh: Mỗi khách hàng mới được setup miễn phí 1 bộ HBL + 1 bộ HAWB. Biểu mẫu mới hoàn toàn hoặc chỉnh sửa ngoài bảo hành sẽ có phí customize

Question 14

Làm sao theo dõi lãi/lỗ theo từng lô hàng LCL consolidation trên phần mềm logistics?

Accepted Answer

Quản lý consolidation trong SMS Live nằm ngay trong module Sea/Air/Logistics (không phải module tách riêng), giúp theo dõi lãi/lỗ (P&L) theo từng lô hàng LCL. Lô hàng được quản lý dưới dạng File Job — mỗi File Job chứa nhiều HBL hoặc HAWB đại diện cho nhiều lô hàng LCL trong cùng container.

- Cấu trúc File Job: Một File Job (consolidation) chứa nhiều HBL/HAWB. Mỗi HBL/HAWB là một lô hàng LCL riêng với shipper, chi phí và doanh thu riêng
- MBL Allocation: Công cụ phân bổ chi phí cấp File Job (như ocean freight cho 1 container 20FT) chia đều cho các lô hàng LCL theo đơn vị phù hợp (CBM, trọng lượng, v.v.)
- P&L theo consolidation: Hệ thống tổng hợp chi phí mua và giá bán cho từng shipper, tự động tính lãi/lỗ tổng thể của cả consolidation
- Chi tiết từng shipper: Xem lợi nhuận đóng góp của từng shipper — biết rõ shipper nào đem lại lợi nhuận, shipper nào lỗ
- Báo cáo consolidation: Tổng hợp P&L theo tuyến, theo tháng, theo đại lý để đánh giá hiệu quả kinh doanh
- Phù hợp cho: NVOCC, Consolidator, Freight Forwarder có nghiệp vụ gom hàng LCL

Question 15

Quy trình xử lý lô hàng FCL và LCL trên phần mềm freight forwarder khác nhau thế nào?

Accepted Answer

SMS Live quản lý cả hàng FCL (Full Container Load) và LCL (Less than Container Load) trên cùng hệ thống nhưng với quy trình và chứng từ khác biệt. Nhân viên chọn loại hàng khi tạo job, hệ thống tự động áp dụng quy trình và biểu mẫu phù hợp.

- FCL: Một khách hàng = một container (hoặc nhiều container). Chứng từ đơn giản hơn: 1 HBL gắn với 1 MBL. Chi phí và lợi nhuận tính trực tiếp theo container
- LCL: Nhiều shipper chung một container. Cần thêm consolidation management: gom hàng, chia CBM, tính giá mua theo chặng (multi-leg buying price), tạo chứng từ riêng cho từng shipper
- MBL Allocation cho LCL: SMS Live có công cụ phân bổ chi phí cấp File Job (ocean freight, phí container) cho từng lô LCL theo đơn vị CBM, trọng lượng hoặc đơn vị tùy chỉnh
- Chứng từ: FCL thường ít chứng từ hơn. LCL cần Manifest riêng, HBL cho từng shipper, và SOA theo từng shipper
- Toàn vẹn dữ liệu: Khi sử dụng chức năng chuyển giao dữ liệu liên phòng ban (department transfer), dữ liệu nhất quán giữa Sales, Ops và Kế toán cho cả FCL và LCL
- Báo cáo: P&L cho FCL tính theo container/job. P&L cho LCL tính theo cả consolidation tổng thể và từng shipper riêng

Question 16

Freight forwarder quản lý giá mua (buying price) cho lô hàng multi-leg thế nào trên phần mềm logistics?

Accepted Answer

SMS Live cho phép nhập giá mua theo từng chặng (leg) của lô hàng, đặc biệt quan trọng cho hàng LCL consolidation khi chi phí vận chuyển trải qua nhiều chặng khác nhau. Hệ thống tự động tổng hợp chi phí tất cả các chặng để tính tổng cost và so sánh với giá bán.

- Nhập theo chặng: Chia giá mua thành các thành phần: feeder (chặng nội địa), ocean freight (chặng biển chính), local charges (phí tại cảng đích), phí đại lý đích (destination agent)
- Phân bổ theo đơn vị: Hệ thống phân bổ chi phí cấp container cho từng lô LCL theo đơn vị phù hợp. Ví dụ: phí ocean freight (cho 1 container 20FT) được chia theo CBM cho từng lô hàng LCL để tính chi phí thực tế
- Tổng hợp tự động: Hệ thống cộng tổng chi phí các chặng và chi phí phân bổ, so sánh với selling price để tính lãi/lỗ từng lô hàng
- Multi-vendor: Mỗi chặng có thể từ vendor khác nhau (hãng tàu, feeder line, đại lý đích), hệ thống theo dõi công nợ riêng từng vendor
- Đối chiếu: So sánh giá mua thực tế vs báo giá ban đầu theo từng chặng để phát hiện chênh lệch

Question 17

Phần mềm logistics hỗ trợ chia sẻ dữ liệu giữa các đại lý vận tải quốc tế như thế nào?

Accepted Answer

SMS Live có định dạng tích hợp cho phép các đại lý logistics (agents) giữa các quốc gia chia sẻ và import dữ liệu lô hàng, giảm thiểu lỗi và thời gian nhập liệu thủ công. G.O.L cũng đã thực hiện các dự án kết nối dữ liệu SMS Live với mạng lưới logistics toàn cầu.

- Agent-to-agent format: SMS Live hỗ trợ định dạng trao đổi dữ liệu chuẩn để các đại lý quốc tế import dữ liệu lô hàng (booking, shipment details) — không cần nhập lại thủ công
- Mạng lưới toàn cầu: Đối với các công ty VN là văn phòng thuộc mạng logistics quốc tế, SMS Live gửi được dữ liệu tracking và operation lên hệ thống HQ toàn cầu
- Giảm sai sót: Thay vì gửi email Excel qua lại, dữ liệu được trao đổi ở định dạng chuẩn, import trực tiếp vào hệ thống — giảm lỗi gõ sai, sai thông tin
- Dự án tùy chỉnh: Kết nối với mạng lưới toàn cầu cụ thể là dự án customize, G.O.L khảo sát yêu cầu và báo giá riêng
- Phù hợp cho: Freight Forwarder là thành viên của mạng lưới đại lý quốc tế (WCA, JCTRANS, Globalia, v.v.)

Question 18

Freight forwarder quản lý tiền ứng hộ thuế phí hải quan cho khách hàng trên phần mềm như thế nào?

Accepted Answer

Tại Việt Nam, freight forwarder thường ứng trước tiền thuế phí hải quan cho khách hàng rồi thu lại sau. SMS Live có chức năng quản lý tiền ứng (cash advance) chuyên biệt, giúp kiểm soát rủi ro tài chính và đảm bảo thu hồi đầy đủ.

- Giới hạn theo nhân viên: Đặt hạn mức ứng tiền tối đa cho từng nhân viên. Khi đạt hạn mức, hệ thống tự động chặn đề nghị ứng mới
- Phê duyệt nhiều cấp: Quy trình duyệt ứng tiền từ nhân viên → trưởng phòng → giám đốc tài chính. Không ai có thể tự duyệt vượt quyền
- Tự động chặn: Hệ thống auto-stop nếu nhân viên chưa hoàn ứng khoản cũ hoặc vượt hạn mức cho phép
- Theo dõi hoàn ứng: Xem chi tiết từng khoản ứng — ai ứng, cho khách hàng nào, lô hàng nào, đã hoàn ứng chưa, số dư còn lại
- Tách biệt P&L: Tiền ứng hộ thuế phí được tách riêng khỏi lãi/lỗ cước vận tải — doanh nghiệp thấy rõ lợi nhuận thực từ nghiệp vụ forwarding

Question 19

Làm sao kiểm soát chi phí và duyệt đề nghị thanh toán trên phần mềm logistics?

Accepted Answer

SMS Live cung cấp quy trình kiểm soát chi phí từ khi phát sinh đến khi thanh toán, với hệ thống phê duyệt nhiều cấp đảm bảo không có khoản chi nào vượt quyền hạn. Mỗi chi phí gắn trực tiếp vào lô hàng (job) để tính lãi/lỗ chính xác.

- Gắn chi phí vào job: Mọi khoản chi phí (cước tàu, phí cảng, trucking, phí đại lý) được gắn trực tiếp vào shipment/job tương ứng — biết rõ chi phí thực tế từng lô hàng
- Phê duyệt nhiều cấp: Nhân viên tạo đề nghị thanh toán → trưởng phòng duyệt → kế toán trưởng duyệt → giám đốc duyệt (tùy cấu hình). Từ chối ở bất kỳ cấp nào sẽ trả lại nhân viên kèm lý do
- Kiểm tra vượt dự toán: Hệ thống cảnh báo khi chi phí thực tế vượt báo giá ban đầu hoặc vượt budget
- Theo dõi AP: Danh sách các khoản phải trả (Accounts Payable) theo vendor, ngày đến hạn, trạng thái thanh toán
- Duyệt từ xa: Quản lý có thể duyệt đề nghị thanh toán trên SMS Mobile khi không ở văn phòng

Question 20

Quản lý công nợ khách hàng (SOA) và xử lý nợ quá hạn trên phần mềm logistics thế nào?

Accepted Answer

SMS Live cung cấp hệ thống quản lý công nợ toàn diện với Statement of Account (SOA), hỗ trợ thanh toán từng phần (partial payment), theo dõi nợ quá hạn và giới hạn tín dụng theo từng khách hàng.

- SOA theo khách hàng: Tổng hợp tất cả hóa đơn, Debit/Credit Note theo từng khách hàng — hiển thị số dư, ngày đến hạn, trạng thái thanh toán
- Thanh toán từng phần: Khách hàng có thể trả một phần hóa đơn (partial payment). Hệ thống tự động ghi nhận và cập nhật số dư còn lại
- Nợ quá hạn: Báo cáo aging report phân loại nợ theo thời gian (30/60/90/120 ngày). Danh sách nợ quá hạn cần theo dõi
- Giới hạn tín dụng: Đặt credit limit cho từng khách hàng. Khi công nợ gần đạt hoặc vượt hạn mức, hệ thống cảnh báo trước khi nhận booking mới
- SOA tự động: Gửi SOA cho khách hàng tự động theo chu kỳ (cuối tháng, cuối quý) qua email
- Đối chiếu: Khách hàng nhận SOA và xác nhận công nợ, giảm tranh chấp thanh toán

Question 21

Làm sao tách riêng lãi/lỗ cước vận tải và tiền ứng hộ thuế phí hải quan trên phần mềm logistics?

Accepted Answer

Đây là vấn đề đặc thù của freight forwarder Việt Nam: công ty ứng trước thuế nhập khẩu, VAT, phí hải quan cho khách hàng. Nếu không tách riêng, số tiền ứng hộ lớn sẽ "làm méo" báo cáo lãi/lỗ thực tế của nghiệp vụ forwarding. SMS Live xử lý vấn đề này bằng cách tự động tách biệt hai dòng tiền.

- Dòng tiền cước vận tải: Revenue (giá bán cho khách) - Cost (giá mua từ hãng tàu/đại lý) = Lợi nhuận forwarding thực tế
- Dòng tiền thuế phí: Tiền ứng hộ thuế nhập khẩu, VAT, phí hải quan — đây là khoản thu hộ, KHÔNG phải doanh thu. Hệ thống ghi nhận riêng và theo dõi thu hồi
- Báo cáo P&L: Báo cáo lãi/lỗ chỉ hiển thị lợi nhuận từ nghiệp vụ forwarding (cước vận tải), không bao gồm tiền ứng hộ thuế phí
- SOA tổng hợp: Trên Statement of Account (SOA) gửi khách hàng, toàn bộ phí pending (cả cước vận tải và tiền ứng hộ thuế phí) được hiển thị chung — khách hàng thấy đầy đủ số tiền phải trả, không tách thành 2 báo cáo riêng
- Kế toán chuẩn: Phù hợp với cách hạch toán kế toán Việt Nam cho doanh nghiệp logistics — tách chi phí đại lý (agent cost) và chi phí thu hộ (disbursement) trong hệ thống nội bộ, nhưng SOA cho khách hàng gộp chung

Question 22

Phần mềm logistics hỗ trợ quản lý đa tiền tệ (multi-currency) cho freight forwarder như thế nào?

Accepted Answer

SMS Live hỗ trợ quản lý đa tiền tệ, cho phép freight forwarder làm việc với USD, EUR, JPY, CNY và các loại tiền khác trên cùng hệ thống. Chi phí và doanh thu có thể nhập bằng bất kỳ đồng tiền nào. Doanh nghiệp tự chọn đồng tiền báo cáo (report currency) và tỉ giá quy đổi — tất cả sẽ được quy đổi về đồng tiền báo cáo đã chọn.

- Nhập liệu đa tiền tệ: Giá mua có thể bằng USD (cước tàu quốc tế), giá bán có thể bằng VND hoặc USD tùy hợp đồng với khách hàng
- Đồng tiền báo cáo: Doanh nghiệp tự xác định report currency (VND, USD, hoặc đồng tiền khác) và tỉ giá quy đổi. Hệ thống tự động quy đổi tất cả giao dịch về đồng tiền báo cáo
- P&L đa tiền: Lãi/lỗ được tính bằng report currency đã chọn sau khi quy đổi tất cả chi phí và doanh thu ngoại tệ
- Chứng từ: Invoice, Debit/Credit Note có thể phát hành bằng ngoại tệ theo yêu cầu khách hàng
- Chênh lệch tỉ giá: Hệ thống ghi nhận chênh lệch tỉ giá khi thanh toán thực tế khác tỉ giá ghi nhận ban đầu

Question 23

Tại sao nên dùng phần mềm logistics thay vì quản lý bằng Excel hoặc nhập liệu thủ công?

Accepted Answer

Quản lý bằng Excel hoặc nhập liệu thủ công phù hợp khi doanh nghiệp mới khởi nghiệp với 1-2 nhân viên và vài chục lô hàng mỗi tháng. Tuy nhiên, khi quy mô tăng lên, Excel nhanh chóng trở thành rào cản: dữ liệu phân tán, sai sót khi copy-paste, không có kiểm soát quyền truy cập, và không thể theo dõi lãi/lỗ real-time. SMS Live được thiết kế để giải quyết đúng các vấn đề này.

- Dữ liệu tập trung: Tất cả phòng ban (Sales, Ops, Kế toán) làm việc trên cùng hệ thống, nhập liệu một lần — thay vì mỗi người giữ một file Excel riêng
- Kiểm soát sai sót: Hệ thống kiểm tra logic, ngăn nhập trùng, và sử dụng chức năng chuyển giao dữ liệu liên phòng ban (department transfer) để đảm bảo dữ liệu nhất quán
- Lãi/lỗ theo lô hàng: Biết ngay lợi nhuận từng shipment thay vì cuối tháng mới tổng hợp được từ nhiều bảng tính
- Phân quyền và kiểm soát: Ai xem gì, ai duyệt gì — Excel không có khái niệm này
- Bằng chứng thực tế: Nhiều khách hàng đã sử dụng SMS Live liên tục 10-15 năm, cho thấy hiệu quả dài hạn và chi phí triển khai được thu hồi nhanh

Question 24

Tại sao nên triển khai phần mềm logistics ngay từ giai đoạn startup của doanh nghiệp?

Accepted Answer

Giai đoạn startup là thời điểm lý tưởng để triển khai phần mềm quản lý logistics. Khi đội ngũ còn nhỏ và quy trình chưa được thiết lập, việc áp dụng hệ thống ngay từ đầu giúp xây dựng nền tảng vận hành chuẩn — thay vì phải sửa lại thói quen sau này khi doanh nghiệp đã lớn.

- Quy trình chuẩn có sẵn: SMS Live đi kèm workflow chuẩn cho freight forwarder (Sales → Ops → Docs → Kế toán). Doanh nghiệp startup không cần tự nghĩ ra quy trình từ đầu — chỉ cần follow best practices đã được tích hợp trong hệ thống
- Đào tạo nhanh: Nhân viên mới học theo quy trình hệ thống, không phải học theo thói quen cá nhân của người cũ. Giảm đáng kể thời gian onboarding trong giai đoạn tuyển dụng liên tục
- Tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo: Thay vì phải xây dựng chính sách quản lý từ đầu (phê duyệt, hạn mức ứng tiền, phân quyền), lãnh đạo có thể áp dụng ngay các quy tắc kiểm soát có sẵn trong hệ thống
- Ops hỗ trợ Sales: Khi đội operation vận hành ổn định trên hệ thống, Sales team có thể tự tin nhận thêm khách hàng mới — biết rằng backend đã sẵn sàng xử lý
- Scale dễ dàng: SMS Live phục vụ từ doanh nghiệp 5 nhân viên đến khách hàng 80+ user hoặc unlimited với hơn 100 users. Khi doanh nghiệp tăng trưởng, hệ thống đã sẵn sàng — không cần thay đổi quy trình

Question 25

Tại sao chứng từ trên SMS Live (HBL, Invoice, D/O) chỉ xuất dưới dạng PDF mà không phải Excel?

Accepted Answer

Chứng từ nghiệp vụ (HBL, HAWB, Invoice, D/O, Debit/Credit Note) trên SMS Live chỉ xuất dưới dạng PDF để bảo toàn tính toàn vẹn dữ liệu. Lưu ý: báo cáo quản lý (revenue, P&L, AR/AP) vẫn xuất được cả Excel và PDF.

- Toàn vẹn dữ liệu: Chứng từ PDF không thể bị chỉnh sửa bên ngoài hệ thống. Mọi thay đổi phải được thực hiện trực tiếp trong SMS Live — đảm bảo dữ liệu trên chứng từ luôn khớp với dữ liệu trong hệ thống
- Nguồn dữ liệu duy nhất (single source of truth): Nếu chứng từ xuất ra Excel, nhân viên có thể chỉnh sửa bên ngoài mà hệ thống không ghi nhận — dẫn đến sai lệch giữa chứng từ đã gửi khách hàng và dữ liệu nội bộ
- Kiểm soát nội bộ: Khi chứng từ cần sửa, phải sửa trong SMS Live (và chỉ phòng ban gốc mới có quyền sửa theo quy tắc department transfer). Điều này tạo ra nhật ký thay đổi rõ ràng
- Chuyên nghiệp: PDF giữ đúng format, font, layout khi in hoặc gửi email — không bị lệch như file Excel
- Báo cáo vẫn linh hoạt: Tất cả báo cáo quản lý (doanh thu, lợi nhuận, công nợ, thống kê) đều xuất được ra Excel để phân tích thêm hoặc kết nối Power BI

Question 26

Khi công ty mở thêm pháp nhân mới (entity), SMS Live xử lý khác gì so với mở chi nhánh?

Accepted Answer

Trong SMS Live, pháp nhân mới (separate entity) và chi nhánh (branch) được xử lý hoàn toàn khác nhau. Pháp nhân mới được coi là tài khoản riêng biệt với hợp đồng và cơ sở dữ liệu riêng — không phải một branch code trong cùng hệ thống.

- Pháp nhân mới = tài khoản mới: Hợp đồng (subscription) riêng, cơ sở dữ liệu riêng, cấu hình riêng. Giống như triển khai SMS Live cho một công ty hoàn toàn mới
- Chi nhánh = branch code: Dùng chung hợp đồng với công ty mẹ, database riêng nhưng client data chia sẻ, HQ xem được tất cả
- Dữ liệu không chia sẻ: Giữa các pháp nhân khác nhau, dữ liệu hoàn toàn tách biệt — không xem chéo được như mô hình HQ-Branch
- Trường hợp phổ biến: Cùng một nhóm lãnh đạo thành lập thêm công ty mới (pháp nhân riêng) cho thị trường hoặc nghiệp vụ khác — SMS Live xử lý đây là khách hàng mới, không phải mở rộng chi nhánh
- Ưu đãi: Khách hàng hiện tại khi mở pháp nhân mới có thể được hỗ trợ triển khai nhanh hơn vì đội ngũ đã quen với SMS Live

Question 27

SMS Live có báo cáo nào giúp ban lãnh đạo phát hiện cơ hội kinh doanh và đánh giá hiệu suất?

Accepted Answer

SMS Live cung cấp báo cáo chi tiết đến từng mức phí (fee-level), giúp ban lãnh đạo không chỉ biết tổng lãi/lỗ mà còn phân tích được cơ cấu doanh thu và chi phí theo từng loại phí — từ đó xác định loại phí nào có biên lợi nhuận cao nhất. Ngoài ra, hệ thống có chức năng xếp hạng (ranking) để đánh giá hiệu suất.

- Báo cáo fee-level: Xem doanh thu và chi phí chi tiết theo từng loại phí (ocean freight, local charges, trucking, phí đại lý...) cho từng lô hàng. Giúp ban lãnh đạo nhận ra loại phí nào có biên lợi nhuận cao để sales tập trung đẩy mạnh khi đàm phán với khách hàng
- Xếp hạng khách hàng: Ranking top khách hàng theo doanh thu, lợi nhuận, số lượng shipment — biết rõ khách nào đóng góp nhiều nhất
- Xếp hạng nhân viên sales: Ranking hiệu suất sales person theo doanh thu, lợi nhuận, số khách hàng mới — hỗ trợ đánh giá KPI
- Xếp hạng đại lý: Ranking agent/vendor theo chi phí, chất lượng dịch vụ — hỗ trợ đàm phán giá tốt hơn

Question 28

SMS Live có hỗ trợ quản lý sales pipeline (CRM) hoặc hệ thống ticket hỗ trợ khách hàng không?

Accepted Answer

Không. SMS Live không tích hợp chức năng CRM (quản lý pipeline bán hàng) hoặc hệ thống ticket hỗ trợ khách hàng. Đây là quyết định có chủ đích — SMS Live tập trung vào nghiệp vụ freight forwarding (vận tải, chứng từ, tài chính) và làm xuất sắc phần này, thay vì cố gắng trở thành giải pháp tất cả trong một.

- Không có CRM: SMS Live quản lý khách hàng hiện tại (client master data, shipment history, AR/AP), nhưng không có sales pipeline, lead tracking, hoặc sales cycle management
- Không có ticketing: Không có hệ thống ticket hỗ trợ khách hàng hoặc helpdesk tích hợp
- Triết lý: Tập trung làm tốt nhất phần nghiệp vụ freight forwarding — đây là thế mạnh cốt lõi với hơn 24 năm kinh nghiệm. Các chức năng CRM và ticketing đã có nhiều phần mềm chuyên dụng làm rất tốt
- Tích hợp: Doanh nghiệp cần CRM có thể sử dụng phần mềm chuyên dụng (Salesforce, HubSpot, Zoho CRM...) và kết nối với SMS Live qua dịch vụ customize (EDI/API) nếu cần đồng bộ dữ liệu khách hàng
- Lợi ích: Hệ thống gọn nhẹ, tập trung, ít phức tạp — nhân viên freight forwarding không bị phân tán bởi các chức năng không liên quan đến nghiệp vụ hàng ngày

Question 29

Freight forwarder có thể upsell dịch vụ thâm nhập thị trường và tuân thủ xuất khẩu cho khách hàng qua G.O.L không?

Accepted Answer

Có. Ngoài phần mềm logistics, G.O.L cung cấp hệ sinh thái giải pháp toàn diện bao gồm hải quan điện tử, giấy phép nhập khẩu, thương mại điện tử quốc tế, và tư vấn thâm nhập thị trường. Khách hàng SMS Live được hưởng mức giá ưu đãi — đây là lợi thế cạnh tranh lớn giúp freight forwarder giữ chân khách hàng và tăng doanh thu.

- Hệ sinh thái G.O.L: Ngoài phần mềm logistics, G.O.L cung cấp hải quan điện tử, giấy phép nhập khẩu (FDA, Health Canada...), thương mại điện tử quốc tế, và tư vấn thâm nhập thị trường. Xem toàn bộ dịch vụ tại https://www.gol.vn/services/
- Ưu đãi cho khách hàng SMS: Khách hàng đang sử dụng SMS Live được hưởng mức giá đặc biệt cho các dịch vụ thâm nhập thị trường của G.O.L
- Giữ chân khách hàng: Thay vì chỉ gửi cho khách hàng danh sách hồ sơ cần chuẩn bị (và để họ tự lo), freight forwarder có thể chủ động cung cấp dịch vụ trọn gói — giữ khách hàng trong hệ sinh thái
- Tăng doanh thu: Mỗi lô hàng xuất khẩu cần tuân thủ (compliance) tạo cơ hội doanh thu bổ sung cho freight forwarder — không chỉ cước vận tải
- Đối tượng phù hợp: Đặc biệt giá trị cho freight forwarder phục vụ nhà xuất khẩu mới (cross-border ecommerce sellers, cá nhân, SMEs nhỏ) — những khách hàng chưa có kinh nghiệm xuất khẩu và cần dịch vụ hỗ trợ toàn diện

Phần Mềm Logistics SMS Live