Phần mềm Quản lý Logistics SMS Live

SMS Live là phần mềm quản lý logistics chuyên dụng cho freight forwarder, được G.O.L phát triển với hơn 24 năm kinh nghiệm trong ngành logistics Việt Nam. Phần mềm số hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ từ Sales, Chứng từ (Operation), Kế toán đến Quản lý trên cùng một hệ thống, hiện được sử dụng tại 184 văn phòng và chi nhánh logistics. - Quản lý nghiệp vụ vận tải: Tạo và phát hành hơn 50 loại chứng từ nghiệp vụ (D/O, Arrival Notice, Booking, Bill of Lading, Invoice, Debit/Credit Note), theo dõi tiến độ lô hàng, quản lý MBL/HBL - Quản lý tài chính: Theo dõi chi phí, doanh thu, lợi nhuận theo từng lô hàng. Quản lý công nợ AR/AP, duyệt chi phí, quản lý tiền ứng và hoàn ứng - Kết nối phòng ban: Sales – Ops – Docs – Kế toán làm việc trên cùng hệ thống, dữ liệu đồng bộ, nhập liệu một lần để tạo toàn bộ chứng từ - Phù hợp cho: Freight Forwarder, 3PL, NVOCC, Consolidator

SMS Live được thiết kế riêng cho doanh nghiệp logistics Việt Nam, hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ Sea, Air, Logistics và Consolidation. Phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp từ 5 đến hơn 50 users, bao gồm cả doanh nghiệp có nhiều chi nhánh với hệ thống quản lý tập trung. - Đối tượng sử dụng: Freight Forwarder, NVOCC, Consolidator, công ty logistics đa phương thức, doanh nghiệp 3PL - Nghiệp vụ hỗ trợ: Sea freight, Air freight, Logistics, Consolidation — tất cả trên cùng một hệ thống - Quy mô: Doanh nghiệp nhỏ (5-10 users), vừa (10-50 users), lớn (50+ users với nhiều chi nhánh) - Đa chi nhánh: Mỗi chi nhánh có database riêng, dữ liệu khách hàng được chia sẻ giữa các chi nhánh, ban lãnh đạo có thể xem dữ liệu toàn bộ hệ thống từ trụ sở chính

Một phần mềm freight forwarder chuyên nghiệp cần tích hợp 5 nhóm chức năng chính: nghiệp vụ vận tải, quản lý sales, kế toán logistics, quản lý chứng từ, và báo cáo. SMS Live tích hợp đầy đủ các module này trên cùng một hệ thống, với dữ liệu đồng bộ giữa các phòng ban. - Nghiệp vụ vận tải: Booking & Shipment Management, quản lý MBL/HBL, tạo D/O và Arrival Notice tự động, theo dõi lô hàng real-time, bàn giao công việc giữa Sales – Ops – Docs – Kế toán - Quản lý Sales: Lập và quản lý báo giá, theo dõi lợi nhuận giá bán, quản lý giá mua (Purchase) - Kế toán logistics: Công nợ AR/AP, xuất hóa đơn và Debit/Credit Note, duyệt chi phí và đề nghị thanh toán, quản lý tiền ứng (với giới hạn theo nhân viên, duyệt nhiều cấp, tự động dừng ứng khi vượt hạn mức hoặc chưa hoàn ứng). Hỗ trợ thanh toán từng phần theo hóa đơn, sao kê công nợ quá hạn (overdue SOA), và thiết lập hạn mức công nợ theo từng khách hàng - Tách chi phí ứng hộ: Đặc thù cho forwarder Việt Nam — hệ thống tách riêng các khoản ứng hộ thuế và phí hải quan cho khách hàng ra khỏi báo cáo lãi/lỗ, giúp doanh nghiệp xem được P&L thực tế - Quản lý chứng từ: Hơn 50 loại chứng từ (Invoice, Packing List, B/L, SOA, phiếu thu/chi), lưu trữ tập trung, tìm kiếm nhanh - Báo cáo: Doanh thu và lợi nhuận theo khách hàng, tuyến hàng, phòng ban. Báo cáo hiệu suất sales. Báo cáo phục vụ kiểm toán. Hệ thống email tự động gửi báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng)

SMS Live kết nối với hệ thống hải quan điện tử Việt Nam và eManifest quốc tế thông qua các sản phẩm khác của G.O.L. Đối với ERP, phần mềm kế toán và các hệ thống bên ngoài, G.O.L cung cấp dịch vụ tích hợp theo yêu cầu qua EDI hoặc API. - Hải quan Việt Nam: Kết nối với VNACCS/VCIS thông qua phần mềm CDS của G.O.L - eManifest quốc tế: Kết nối với ACE/AMS/ISF (Mỹ), ICS2 (EU), ACI (Canada), AFR (Nhật Bản) thông qua các sản phẩm eManifest của G.O.L - ERP và kế toán: Tích hợp với SAP, Oracle, MISA và các phần mềm kế toán/ERP khác — đây là dịch vụ tùy chỉnh (customize), không có sẵn trong gói tiêu chuẩn. G.O.L hỗ trợ kết nối qua EDI hoặc API - Đại lý quốc tế: SMS Live có định dạng tích hợp dữ liệu cho phép các đại lý logistics giữa các quốc gia chia sẻ và import dữ liệu lẫn nhau, giảm thiểu sai sót và nhập liệu thủ công - Mạng logistics toàn cầu: Văn phòng Việt Nam trong mạng lưới logistics toàn cầu có thể gửi dữ liệu tracking và nghiệp vụ từ SMS Live đến hệ thống trụ sở chính

Phần mềm quản lý logistics giúp giảm chi phí vận hành bằng cách tự động hóa chứng từ, đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban và kiểm soát chi phí theo từng lô hàng. SMS Live giúp doanh nghiệp tiết kiệm 30-50% thời gian xử lý nghiệp vụ nhờ nhập liệu một lần để tạo toàn bộ chứng từ. - Giảm thao tác thủ công: Nhập dữ liệu một lần từ booking, hệ thống tự động tạo hơn 50 loại chứng từ liên quan. Không cần nhập liệu lặp lại giữa các phòng ban - Kiểm soát chi phí chặt chẽ: Theo dõi cost/profit theo từng lô hàng real-time. Cảnh báo tự động khi lô hàng bị âm lợi nhuận. So sánh báo giá với chi phí thực tế - Giảm sai sót: Dữ liệu đồng bộ từ Sales đến Kế toán, không mất chứng từ, hạn chế phạt do khai sai hải quan - Tiết kiệm nhân sự: Một nhân viên có thể xử lý khối lượng công việc của 2-3 người khi được hỗ trợ bởi hệ thống tự động. Nhân viên mới làm quen nghiệp vụ nhanh hơn nhờ quy trình chuẩn hóa trên phần mềm

Thời gian triển khai SMS Live phụ thuộc quy mô doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể đi vào hoạt động trong 1-2 tuần. Doanh nghiệp lớn cần tùy chỉnh sâu hoặc kết nối ERP mất 6-9 tuần. - Doanh nghiệp nhỏ và vừa (1-2 tuần): Setup hệ thống, import dữ liệu khách hàng và vendor, phân quyền người dùng, đào tạo sử dụng - Doanh nghiệp lớn / tích hợp sâu (6-9 tuần): Tùy chỉnh workflow nghiệp vụ, kết nối ERP/phần mềm kế toán (dịch vụ customize), chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ, đào tạo nhiều phòng ban và chi nhánh - G.O.L hỗ trợ: Setup và cấu hình ban đầu, đào tạo trực tiếp tại văn phòng hoặc online, hỗ trợ kỹ thuật sau go-live - Lưu ý: SMS Live là ứng dụng desktop (Windows). Cài đặt phần mềm vào máy tính chỉ mất vài phút, thời gian chủ yếu dành cho cấu hình nghiệp vụ và đào tạo người dùng

Có. SMS Live cho phép tùy chỉnh quy trình làm việc theo nghiệp vụ thực tế của từng doanh nghiệp, bao gồm phân quyền chi tiết theo vai trò người dùng, quy trình duyệt chi phí nhiều cấp, và thiết kế báo cáo theo nhu cầu. Đây là phần mềm chuyên sâu cho logistics, không phải ERP tổng quát. - Phân quyền chi tiết: Gán quyền truy cập và thao tác theo vai trò (Sales, Operation, Kế toán, Quản lý). Kiểm soát ai được xem, tạo, sửa hoặc duyệt từng loại dữ liệu - Quy trình duyệt chi phí: Thiết lập workflow duyệt chi phí và đề nghị thanh toán theo cấp bậc. Quản lý tiền ứng với kiểm soát chặt chẽ: giới hạn mức ứng theo từng nhân viên, phê duyệt nhiều cấp, và tự động dừng đề nghị ứng tiền khi nhân viên vượt hạn mức hoặc chưa hoàn ứng đúng hạn - Quản lý công nợ linh hoạt: Thiết lập hạn mức công nợ (SOA limit) cho từng khách hàng. Hỗ trợ thanh toán từng phần theo hóa đơn. Tự động xuất sao kê công nợ quá hạn cho khách hàng chậm thanh toán - Tự động hóa giao tiếp: Thiết lập email tự động gửi thông báo lô hàng, nhắc thanh toán, và báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) cho khách hàng hoặc nội bộ - Thiết kế báo cáo tùy chỉnh: Tạo báo cáo riêng theo nhu cầu quản lý — theo khách hàng, tuyến hàng, phòng ban, khoảng thời gian - So với phần mềm ERP tổng quát: SMS Live được xây dựng từ nghiệp vụ thực tế của ngành logistics Việt Nam (bao gồm quy trình ứng hộ thuế phí hải quan, tách chi phí ứng hộ khỏi P&L), nên các quy trình này được thiết kế sẵn và tối ưu hơn so với phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng quát

Chi phí SMS Live được tính theo số lượng người dùng đăng nhập đồng thời (concurrent users) và số lượng file job lưu trữ. Doanh nghiệp có thể cài đặt phần mềm trên không giới hạn số máy tính Windows, nhưng số user online cùng lúc không được vượt quá gói đã đăng ký. - Mô hình tính phí: Theo số lượng concurrent users (người dùng đăng nhập cùng lúc) và dung lượng file job lưu trữ. Nếu vượt quá giới hạn concurrent users trong gói, người dùng thêm sẽ không thể đăng nhập cho đến khi có user khác thoát ra - File job lưu trữ: Mỗi gói bao gồm số lượng file job nhất định. Khi vượt giới hạn, doanh nghiệp có thể mua thêm gói file job bổ sung hoặc tải dữ liệu cũ về máy để lưu trữ và giải phóng dung lượng trên server (phiên bản Cloud) - Cài đặt không giới hạn: SMS Live là ứng dụng desktop Windows, có thể cài trên bất kỳ máy tính nào. Không giới hạn số máy cài đặt - Chi phí bao gồm: License phần mềm, setup và cấu hình ban đầu, đào tạo sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật phần mềm miễn phí - Biểu mẫu đi kèm: Mỗi khách hàng mới được setup miễn phí 1 bộ HBL và 1 bộ HAWB. Trong 3 tháng đầu triển khai, các biểu mẫu tiêu chuẩn được bảo hành và hỗ trợ chỉnh sửa nhỏ miễn phí - Phí bổ sung minh bạch: Sau 3 tháng bảo hành, phí chỉnh sửa biểu mẫu được áp dụng. Biểu mẫu hoặc báo cáo mới hoàn toàn sẽ có phí tùy chỉnh riêng. Cập nhật phiên bản phần mềm luôn miễn phí. Phí tích hợp ERP/kế toán (nếu cần) được báo giá riêng trước khi thực hiện. Phiên bản Cloud không cần đầu tư máy chủ

G.O.L cung cấp chương trình dùng thử miễn phí 1 tháng với đầy đủ tính năng của SMS Live. Doanh nghiệp lớn có thể thảo luận phương án pilot trên phạm vi nhỏ (1 chi nhánh hoặc 1 phòng ban) trước khi triển khai toàn diện. - Dùng thử miễn phí: 1 tháng sử dụng đầy đủ tính năng, không giới hạn chức năng - Quy trình: Liên hệ G.O.L qua hotline hoặc form trên website → đội ngũ khảo sát nhu cầu và quy trình hiện tại → demo phần mềm theo nghiệp vụ thực tế → nhận báo giá và timeline triển khai - Pilot cho doanh nghiệp lớn: Có thể triển khai thử trên phạm vi nhỏ (1 chi nhánh, 1 bộ phận) trước khi mở rộng toàn công ty - Không cam kết: Không mất phí tư vấn. Không bắt buộc mua sau demo hoặc sau thời gian dùng thử

SMS Live cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết dạng dữ liệu (data-line reports) phục vụ quản lý và kiểm toán. Ban lãnh đạo có thể theo dõi doanh thu, lợi nhuận, công nợ và hiệu suất hoạt động từ nhiều góc nhìn. Với nhu cầu dashboard trực quan, SMS Live hỗ trợ kết nối với PowerBI và các công cụ tương tự. - Báo cáo tài chính: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí theo từng lô hàng, khách hàng, tuyến hàng, phòng ban, và khoảng thời gian - Báo cáo hiệu suất: Hiệu suất sales, sản lượng xử lý theo nhân viên và phòng ban - Cảnh báo tự động: Hệ thống tự động báo cáo các lô hàng bị âm lợi nhuận và công nợ quá hạn trực tiếp trên desktop - Email tự động: Thiết lập gửi email thông báo lô hàng, nhắc thanh toán, và báo cáo định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) cho khách hàng hoặc nội bộ — giúp ban lãnh đạo nhận báo cáo tự động mà không cần đăng nhập - Báo cáo kiểm toán: Xuất báo cáo tài chính phục vụ kiểm toán nội bộ và bên ngoài - Quản lý từ xa: SMS Mobile (ứng dụng web di động) cho phép ban lãnh đạo duyệt chi phí và xem báo cáo khi di chuyển - Dashboard trực quan: Đối với nhu cầu dashboard đồ họa (biểu đồ, KPI), SMS Live hỗ trợ kết nối dữ liệu với PowerBI hoặc các công cụ Business Intelligence tương tự

Có. SMS Live hỗ trợ quản lý đồng thời nhiều loại hình dịch vụ trên cùng một hệ thống, bao gồm Sea freight, Air freight, Logistics và Consolidation. Doanh nghiệp 3PL có thể quản lý nhiều chi nhánh với dữ liệu tập trung và theo dõi lợi nhuận theo từng dịch vụ, từng khách hàng. - Đa dịch vụ: Quản lý Sea, Air, Logistics, Consolidation trên cùng một nền tảng, không cần sử dụng phần mềm riêng cho từng loại hình - Chuyên sâu Consolidation: Báo cáo lãi/lỗ (P&L) chuyên biệt cho từng lô hàng LCL, giúp consolidator nắm rõ hiệu quả từng shipment ghép. Hỗ trợ nhập giá mua (buying price) cho lô hàng LCL nhiều chặng (multi-leg) nhanh chóng - Đa chi nhánh: Mỗi chi nhánh có database riêng, dữ liệu khách hàng được chia sẻ giữa các chi nhánh. Ban lãnh đạo tại trụ sở chính có thể xem dữ liệu toàn hệ thống - Theo dõi lợi nhuận: Chi phí và doanh thu được theo dõi theo từng lô hàng, cho phép so sánh hiệu quả giữa các dịch vụ, chi nhánh, và khách hàng. Hệ thống tách riêng chi phí ứng hộ thuế phí hải quan ra khỏi P&L để doanh nghiệp xem lãi/lỗ thực tế - Cổng thông tin khách hàng: Đối với doanh nghiệp 3PL muốn cung cấp tracking và dữ liệu cho khách hàng qua web portal, G.O.L có thể xây dựng cổng thông tin riêng kết nối với SMS Live — đây là dịch vụ tùy chỉnh, không nằm trong gói tiêu chuẩn

SMS Live cung cấp 2 phương án triển khai để doanh nghiệp chọn theo nhu cầu bảo mật: Cloud (lưu trữ trên máy chủ G.O.L) hoặc Local (doanh nghiệp tự quản lý máy chủ riêng). Cả hai phương án đều có phân quyền truy cập chi tiết theo vai trò người dùng. - Phiên bản Cloud: Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của G.O.L. Doanh nghiệp không cần đầu tư hạ tầng máy chủ. G.O.L chịu trách nhiệm vận hành và bảo trì hệ thống - Phiên bản Local: Doanh nghiệp tự host server riêng, toàn quyền kiểm soát dữ liệu và hạ tầng. Phù hợp cho doanh nghiệp có chính sách bảo mật nội bộ nghiêm ngặt hoặc yêu cầu lưu trữ dữ liệu tại chỗ - Phân quyền truy cập: Hệ thống phân quyền chi tiết theo vai trò (Sales, Operation, Kế toán, Quản lý), kiểm soát dữ liệu nào mỗi người dùng được phép truy cập và thao tác - Ứng dụng desktop: SMS Live là phần mềm desktop Windows, dữ liệu không truy cập qua trình duyệt web công khai, giảm rủi ro tấn công từ bên ngoài

Có. SMS Live hỗ trợ xuất dữ liệu ra file Excel và PDF. Đối với nhu cầu kết nối hệ thống tự động (ERP, phần mềm kế toán, hệ thống quản trị nội bộ), G.O.L cung cấp dịch vụ tích hợp qua EDI hoặc API theo yêu cầu. - Xuất file: Xuất báo cáo, danh sách lô hàng, chứng từ, dữ liệu tài chính ra file Excel hoặc PDF - Tích hợp hệ thống (customize): Đối với doanh nghiệp cần đồng bộ dữ liệu tự động với ERP, phần mềm kế toán hoặc hệ thống nội bộ, G.O.L hỗ trợ kết nối qua EDI hoặc API — đây là dịch vụ tùy chỉnh, được báo giá riêng - Chia sẻ dữ liệu đại lý: SMS Live có định dạng tích hợp cho phép các đại lý logistics giữa các quốc gia chia sẻ và import dữ liệu lẫn nhau, giảm thiểu nhập liệu thủ công - Dữ liệu thuộc về doanh nghiệp: Toàn bộ dữ liệu lô hàng, chứng từ, danh mục khách hàng đều có thể xuất ra bất cứ lúc nào trong quá trình sử dụng

SMS Live quản lý hơn 50 loại chứng từ nghiệp vụ logistics, từ D/O, Bill of Lading đến Invoice và SOA. Điểm mạnh chính là nhập dữ liệu một lần từ booking, hệ thống tự động tạo toàn bộ chứng từ liên quan, lưu trữ tập trung và tìm kiếm nhanh. - Hơn 50 loại chứng từ: D/O (Delivery Order), Arrival Notice, Booking Confirmation, Bill of Lading (MBL/HBL), Invoice, Packing List, Debit Note, Credit Note, SOA (Statement of Account), phiếu thu/chi, và nhiều loại chứng từ khác - Tạo tự động: Nhập dữ liệu booking một lần, SMS Live tự động tạo các chứng từ liên quan. Giảm thiểu sai sót do nhập liệu lặp lại - Lưu trữ tập trung: Toàn bộ chứng từ của mỗi lô hàng được lưu trữ tại cùng một vị trí, dễ truy xuất và tìm kiếm - Bàn giao giữa phòng ban: Chứng từ được bàn giao tự động từ Sales → Operation → Docs → Kế toán trên cùng hệ thống, không cần gửi file qua email hay lưu riêng lẻ - Template sẵn: Mẫu chứng từ được thiết kế theo chuẩn quốc tế cho nghiệp vụ forwarding, có thể tùy chỉnh theo yêu cầu

SMS Live được thiết kế riêng cho freight forwarder Việt Nam, tối ưu cho nghiệp vụ nội địa và xuất nhập khẩu tại thị trường Việt Nam. So với các nền tảng logistics quốc tế, SMS Live có lợi thế về giá cạnh tranh, tích hợp trực tiếp với hệ thống hải quan Việt Nam, và đội ngũ hỗ trợ am hiểu nghiệp vụ logistics Việt Nam. - Chuyên sâu Việt Nam: SMS Live được xây dựng từ nghiệp vụ thực tế của ngành forwarding Việt Nam, không phải phần mềm quốc tế được bản địa hóa. Quy trình chứng từ, công nợ, kế toán phù hợp với cách làm việc của forwarder Việt Nam - Tích hợp hải quan: Kết nối trực tiếp với VNACCS/VCIS (qua CDS) và eManifest quốc tế (AMS, ISF, ACI, ENS) — các nền tảng quốc tế thường không hỗ trợ khai báo hải quan Việt Nam - Kết nối đại lý quốc tế: SMS Live có định dạng chia sẻ dữ liệu giữa đại lý logistics các nước, hỗ trợ văn phòng Việt Nam gửi dữ liệu tracking và nghiệp vụ đến trụ sở chính toàn cầu - Chi phí cạnh tranh: Giá thành phù hợp cho doanh nghiệp logistics Việt Nam, từ doanh nghiệp nhỏ đến lớn. Không cần đầu tư máy chủ (phiên bản Cloud) - 2 phương án triển khai: Cloud (máy chủ G.O.L) hoặc Local (tự host) — các nền tảng quốc tế thường chỉ cung cấp phiên bản cloud - Hỗ trợ tại Việt Nam: Đội ngũ kỹ thuật và nghiệp vụ tại Việt Nam, phản hồi trong 2 giờ làm việc, hỗ trợ qua Zalo/hotline/email