1. Các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa

Quy trình nhập khẩu hàng hóa có thể đơn giản hoặc phức tạp hơn nhiều, phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia hay từng vùng lãnh thổ khác nhau, nhưng nhìn chung, quy trình nhập khẩu thông thường sẽ có những bước chính cụ thể như sau:

1.1. Tìm kiếm nhà cung cấp:

Bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hóa, bạn cần tìm kiếm nhà cung cấp hàng từ nhiều nguồn đa dạng để chắc chắn rằng mình có được một nguồn hàng ổn định với giá cả hợp lý. Chính vì thế, các việc kiểm tra về mức độ tin cậy của nhà cung cấp để đảm bảo nhà cung cấp có khả năng sản xuất, đóng gói, vận chuyển, cung cấp giấy tờ liên quan đúng thời hạn và theo đúng hợp đồng quy định trước đó là vô cùng cần thiết.

1.2. Xác định mã hóa

Tiếp theo, sau khi xác định được các sản phẩm cần thiết, người nhập khẩu phải thực hiện xác định mã hóa thông qua HS Code. HS Code hiểu đơn giản là một hệ thống mã số phân loại hàng hóa quốc tế được sử dụng nhằm mục đích dễ dàng hơn trong khi xác định loại hàng hóa đang giao dịch và giúp quản lý, điều hành cũng như kiểm soát thuế các loại hàng hóa theo quy định từng quốc gia. Tùy vào các đặc điểm kỹ thuật của hàng hóa (chất liệu, độ dày, kích thước, công nghệ sản xuất, ứng dụng, tính năng, mục đích sử dụng,...) thì từng HS Code sẽ khác nhau, vì thế, việc này cần độ chính xác cao khi thực hiện để tránh nhầm lẫn và vi phạm luật quy định của các quốc gia.

1.3. Kiểm tra các quy định

Trong quy trình nhập khẩu hàng hoá, các quy định nhập khẩu cần được kiểm tra kỹ lưỡng nhằm đảm bảo tiến trình này được thực hiện đúng quy định, cung cấp đầy đủ các giấy tờ và thủ tục liên quan, cũng như tránh được các rủi ro pháp lý cũng như rủi ro về tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng sản phẩm. Những quy định này sẽ bao gồm:

Quy định về giấy tờ xuất nhập khẩu cần thiết, thủ tục hải quan và thuế nhập khẩu của từng quốc gia riêng biệt;
Quy định về vận chuyển, bảo hiểm an toàn cho hàng hoá;
Quy định về các loại chứng nhận, kiểm định hàng hoá đáp ứng đủ tiêu chuẩn và đủ điều kiện sử dụng;
Quy định về các lệnh cấm, hạn chế nhập khẩu đối với một số sản phẩm trên từng quốc gia liên quan;
Quy định về pháp lý, an toàn vệ sinh thực phẩm, đảm bảo không gây hại đến sức khỏe cho người tiêu dùng;
Quy định về luật bảo vệ môi trường, không gây ô nhiễm đến hệ sinh thái và môi trường thiên nhiên của quốc gia liên quan;

1.4. Hợp đồng mua bán

Việc ký kết hợp đồng mua bán trong quá trình nhập khẩu hàng hoá là vô cùng quan trọng, bởi vì đây là bước đầu tiên và cơ bản nhất để các bên giao dịch có thể hình dung rõ quyền và nghĩa vụ của bản thân và đối phương. Ngoài ra, hợp đồng mua bán còn ghi chú rõ ràng, cụ thể về các điều khoản, điều kiện tiêu chuẩn về chất lượng, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và những mục khác liên quan đến giao dịch và xảy ra tranh chấp (nếu có).

Khi thực hiện ký kết hợp đồng mua bán trong nhập khẩu hàng hoá, cần hết sức lưu ý về các điều khoản trong hợp đồng nhằm đảm bảo đầy đủ, rõ ràng và có tính hợp pháp đối với các thỏa thuận trong giao dịch. Ngoài ra, một số bên nhất định sẽ có yêu cầu cụ thể và chi tiết về những điều kiện liên quan đến vấn đề môi trường, an toàn vệ sinh thực phẩm và quyền lợi người tiêu dùng.

1.5. Thanh toán

Sau khi ký kết hợp đồng, người nhập khẩu cần thanh toán cho sản phẩm theo thời điểm đã thoả thuận, thông thường sẽ dựa trên các điều kiện trong hợp đồng như thời gian giao hàng, thời gian kiểm tra hàng hoá, yêu cầu về chứng từ hay các điều kiện thanh toán.

Có nhiều phương thức thanh toán khác nhau trong quá trình nhập khẩu, phụ thuộc vào mức độ quen thuộc, tin cậy của các bên liên quan, chẳng hạn như:

Thanh toán trước (Advance payment): là phương thức thanh toán mà người nhập khẩu thanh toán toàn bộ giá trị hàng hoá trước khi hàng được gửi đi. Đây được xem là phương thức an toàn nhất cho bên xuất khẩu, đồng thời cũng là phương thức rủi ro nhất cho bên nhập khẩu.
Thanh toán khi nhận hàng (Payment on delivery): là phương thức thanh toán mà bên nhập khẩu thanh toán cho bên xuất khẩu khi nhận được hàng hoá. Phương thức này khá phổ biến và an toàn hơn phương thức thanh toán trước, nhưng một số trường hợp vẫn có thể gây rủi ro cho bên xuất khẩu.
Thanh toán thông qua ngân hàng (Bank payment): là phương thức thanh toán được sử dụng phổ biến nhất trong quá trình nhập khẩu hàng hoá. Khi ấy, bên nhập khẩu và xuất khẩu sẽ sử dụng các dịch vụ trung gian của ngân hàng để thực hiện thanh toán, chẳng hạn như: hối phiếu ngân hàng (bank draft), chuyển khoản ngân hàng (wire transfer),...
Thanh toán thông qua bảo đảm thanh toán (Payment guarantee): là phương thức thanh toán mà bên nhập khẩu sẽ sử dụng các công cụ bảo đảm thanh toán như: chứng thư bảo lãnh (letter of credit), bảo hiểm thanh toán (payment insurance) nhằm đảm bảo được bên xuất khẩu sẽ nhận được khoản thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn.

1.6. Vận chuyển

Để vận chuyển hàng hoá từ quốc gia xuất khẩu về đến nơi, bên nhập khẩu cần chọn phương thức vận chuyển, để từ đó xác định các điều kiện và cách sắp xếp vận chuyển theo từng loại hình vận chuyển khác nhau:

Vận chuyển đường biển (Sea freight): Với phương thức vận chuyển hàng hoá trên tàu thuỷ qua đại dương, các bên sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí vì đây được xem là phương thức có giá thành rẻ hơn so với các phương thức còn lại, đặc biệt khi vận chuyển hàng hoá lớn. Tuy nhiên, nhược điểm của cách này là vấn đề thời gian bị kéo dài và có thể gây ra rủi ro cho một số loại hàng hoá nếu không kỹ lưỡng trong khâu đóng gói.
Vận chuyển đường hàng không (Air freight): So với đường biển, vận chuyển thông qua đường hàng không sẽ có lợi thế hơn rất nhiều về mặt thời gian và khả năng vận chuyển những loại hàng hoá quý giá hay dễ hư hỏng. Đi đôi với những lợi thế này thì chi phí cho đường vận chuyển hàng không cũng sẽ cao hơn nhiều và giới hạn về khối lượng, kích thước hàng hoá vì không gian chứa không quá rộng rãi.
Vận chuyển đường bộ (Road freight): Nếu địa điểm xuất khẩu và nhập khẩu gần nhau hay nằm trong cùng một khu vực, cũng như số lượng và kích thước hàng hoá không quá lớn, thì vận chuyển đường bộ là phương thức tối ưu nhất khi có thời gian vận chuyển nhanh và chi phí thấp hơn so với vận chuyển bằng đường hàng không.
Vận chuyển đường sắt (Rail freight): Nếu các bên đang trong quá trình vận chuyển một khối lượng hàng hoá không quá lớn với ngân sách thấp và mong muốn thời gian nhanh, có thể cân nhắc lựa chọn hình thức vận chuyển đường sắt này, vì đây là phương thức có chi phí thấp hơn so với đường hàng không và có thời gian nhanh hơn so với vận chuyển qua đường biển.

Như vậy, tuỳ thuộc vào nhu cầu và mong muốn trong quá trình nhập khẩu, các bên có thể lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp. Bên cạnh đó, các bên cũng cần lưu ý về các quy định, giấy tờ pháp lý đối với riêng từng hình thức vận chuyển kể trên để tránh những rủi ro không đáng có.

1.7. Hải quan và Thông quan:

Khi sản phẩm đã cập bến cảng hay sân bay đích, sản phẩm sẽ được kiểm tra bởi cơ quan hải quan về các vấn đề tuân thủ và thuế quan. Bên nhập khẩu cần chuẩn bị và cung cấp cho hải quan những loại giấy tờ cần thiết sau:

Hoá đơn xuất khẩu: là tài liệu chứng minh cho việc bán hàng hoá từ nhà xuất khẩu đến nhà nhập khẩu. Trên hoá đơn xuất khẩu sẽ có các thông tin của sản phẩm, giá trị, số lượng, thời gian giao hàng và của một số bên liên quan trong giao dịch.
Phiếu đóng gói (Packing list): đây là tài liệu mô tả chi tiết về số lượng, kích thước và trọng lượng của từng kiện hàng hóa cụ thể cũng như nêu rõ các thông tin liên quan đến phương thức đóng gói, vận chuyển.
Hoá đơn chứng từ (Commercial invoice): là giấy tờ kế toán chứng minh được giá trị hàng hoá và các thông tin của khoản thanh toán giữa hai bên xuất khẩu - nhập khẩu.
Vận đơn (Bill of lading): đây là giấy tờ chứng minh được quyền sở hữu, quyền vận chuyển hàng hoá trên tàu thuỷ từ nơi xuất khẩu đến nơi nhập khẩu.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): giấy tờ này ghi rõ xuất xứ của hàng hoá, cung cấp đầy đủ thông tin quốc gia sản xuất và quốc gia xuât khẩu loại hàng hoá.
Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary certificate): đây là biên bản chứng nhận đã thông qua quy trình kiểm dịch, bảo vệ động vật và thực vật trên hàng hoá nhập khẩu. Biên bản này do các cơ quan chức năng có thẩm quyền thực hiện kiểm tra và chứng nhận.
Giấy tờ liên quan đến thuế và phí: đây là tập tài liệu bao gồm các giấy tờ chứng nhận đã nộp đầy đủ các loại thuế và phí đối với các cơ quan chức năng như: Bộ Tài Chính, Bộ Công Thương, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn,...

Tuỳ vào loại sản phẩm và quốc gia xuất xứ của sản phẩm đó, các giấy tờ cần thiết cũng như các quy định, yêu cầu nhập khẩu sẽ khác nhau, vì thế, bên nhập khẩu cần chuẩn bị và cung cấp đầy đủ các giấy tờ cần thiết để hàng hoá được thông quan nhanh chóng và hiệu quả.

Sau khi hàng hoá được thông quan, bên nhập khẩu có thể lấy hàng và sử dụng hoặc phân phối sản phẩm đến các đại lý và người tiêu dùng.

Xem thêm: Mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu mới nhất 2023

2. Quy định liên quan đến thủ tục hải quan nhập khẩu

Sau đây là một số quy định liên quan mà các bên cần theo sát và tuân thủ thực hiện trong quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu:

Luật Hải quan Việt Nam: Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất quy định về chế độ hải quan, thuế và các khoản phí liên quan đến nhập khẩu hàng hoá, đồng thời, luật Hải quan cũng có những quy định cụ thể về quyền, nghĩa vụ của các cơ quan hải quan, đối tượng nộp thuế và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động nhập khẩu hàng hoá.
Nghị định số 08/2015/NĐ-CP: Nghị định này ngoài việc nêu rõ các quy định về thủ tục hải quan nhập khẩu, bao gồm quy trình thông quan hàng hoá, kiểm tra hàng hoá, khai báo thuế và các hình thức thanh toán, thì cũng cập nhật chi tiết các quy trình giám sát, quản lý và xử phạt trong quá trình thực hiện thủ tục nhập khẩu.
Thông tư số 39/2018/TT-BTC: Thông tư này quy định chi tiết các vấn đề về khai báo hải quan, xác nhận giá trị hải quan, cấp mã số hải quan và điều kiện, thủ tục về quản lý hàng hóa tại cửa khẩu. Thông tư này cũng quy định về việc kiểm tra hàng hoá nhập khẩu, xử lý các trường hợp vi phạm và quản lý áp dụng các chế độ thuế, phí liên quan.
Quy định về tiêu chuẩn và quy phạm kỹ thuật: Quy định này đề cập đến các tiêu chuẩn, quy phạm kỹ thuật và điều kiện kỹ thuật được áp dụng đối với hàng hoá nhập khẩu. Các quy định này nhằm đảm bảo rằng các sản phẩm nhập khẩu đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, an toàn và bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng.
Quy định về thủ tục kiểm dịch, phân loại, xử lý, vận chuyển và tiêu huỷ hàng hoá bị nhiễm khuẩn: Quy định này được áp dụng cho hàng hoá có nguy cơ lây nhiễm hoặc gây hại cho sức khỏe con người, động vật và thực vật.
Ngoài ra còn một số quy định về thuế nhập khẩu, phí và các khoản phí khác cũng là các yếu tố quan trọng trong thủ tục hải quan nhập khẩu. Từng ngành hàng cụ thể sẽ có những quy định riêng về thủ tục hải quan, vậy nên, người nhập khẩu cần thường xuyên tìm hiểu và tuân thủ các quy định nhằm đảm bảo quá trình nhập khẩu được diễn ra thuận lợi.

3. Những điều cần lưu ý khi làm quy trình nhập khẩu

Sau đây là một số điểm khi tiến hành quy trình nhập khẩu mà bạn cần lưu ý:

Tìm hiểu, nắm rõ và tuân thủ quy định, luật pháp liên quan đến nhập khẩu hàng hoá của quốc gia đích.
Lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy, đảm bảo chất lượng sản phẩm, tránh mua phải hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc hàng không đúng quy định kỹ thuật, an toàn.
Thực hiện đầy đủ và chính xác các thủ tục hải quan, bao gồm: khai báo hải quan, thanh toán thuế, kiểm tra hàng hoá, xác nhận thông quan.
Đảm bảo tài chính cho việc nhập khẩu, bao gồm: chi phí sản xuất, vận chuyển, các khoản phí liên quan đến hải quan và vận chuyển.
Sử dụng phương thức vận chuyển hàng hoá phù hợp với nhu cầu của mình: đường hàng không, đường thuỷ, đường bộ, đường sắt.
Đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển, lưu kho bằng cách sử dụng các phương tiện, thiết bị bảo vệ hàng hoá phù hợp.
Sử dụng dịch vụ của các chuyên gia và đối tác có kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập khẩu để họ có thể giúp đỡ, tư vấn hiệu quả cho quá trình nhập khẩu.

Trên đây là một số thông tin về quy trình nhập khẩu. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích, góp phần giúp quá trình thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hoá của bạn nhanh chóng và hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, để hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa, GOL cung cấp dịch vụ:

Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử cho hàng xuất nhập khẩu
Phần mềm khai báo hải quan điện tử tiện lợi nhanh chóng

Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc được tư vấn rõ hơn về quy trình xuất nhập khẩu cũng như các dịch vụ Logistic khác, quý khách vui lòng liên hệ qua hotline: 0909898588 để được hỗ trợ!

7 Bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa cho doanh nghiep