Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu 9 bước mới nhất (2026)

Hiện nay, Việt Nam đang trong quá trình hội nhập và phát triển không ngừng. Vậy nên nhà nước ta đang không ngừng thúc tiến các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa với ưu đãi thuế quan. Cùng với đó, nhà nước cũng công khai quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu. Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ cho các bạn về các bước thực hiện khai báo hải quan điện tử cho hàng nhập khẩu.

1. Hải quan điện tử là gì?

Hải quan điện tử là thủ tục hải quan mà trong đó có việc khai, tiếp nhận, cũng như xử lý thông tin khai hải quan. Đồng thời trao đổi các thông tin khác mà pháp luật đề ra về thủ tục hải quan giữa các bên liên quan. Việc này được thực hiện thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử ở bên hải quan.

Nhờ thủ tục khai báo hải quan điện tử đã giúp cho các doanh nghiệp và chính phủ các mô hình hợp tác cần thiết. Quy trình khai báo hải quan điện tử cho phép doanh nghiệp chia sẻ và trao đổi thông tin có hiệu quả. 

Thủ tục khai báo hải quan điện tử còn giúp tối ưu hóa sự tương tác với các cơ quan hải quan. Điều đó có thể giảm chi phí thương mại cho doanh nghiệp cũng như cung cấp hàng hóa và dịch vụ nhanh hơn.

Chuyển đổi thủ tục khai báo hải quan điện tử hàng nhập khẩu, từ phiên bản thông quan tự động 4.0 sang VNACCS/VCIS, không chỉ là bước tiến quan trọng trong lộ trình hiện đại hóa của Hải quan Việt Nam, mà còn từng bước tiến tới thực hiện Cơ chế Hải quan kết nối Cơ chế một cửa ASEAN. 

Bên cạnh đó, quá trình chuyển đổi này cũng mang lại cho các doanh nghiệpnhập khẩu nhiều lợi ích khổng lồ. Đây được coi là một bước đột phá lớn và vô cùng quan trọng của Ngành Hải quan Việt Nam trong quá trình hội nhập.

2. Vì sao nên khai báo hải quan điện tử hàng nhập khẩu?

Thời đại công nghệ số lên ngôi, hỗ trợ rất nhiều các thủ tục cho con người, thực hiện khai báo hải quan điện tử cũng không hề ngoại lệ. Cùng điểm qua những lý do nên chọn quy trình khai báo hải quan điện tử:

Tiết kiệm thời gian

Các công việc truyền và tiếp nhận số liệu cũng như thông tin, hay các bước khai hải quan điện tử, tất cả đều được tự động hóa, chỉ sau 1 phút mọi việc sẽ được giải quyết. Đây là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn thực thi. Bởi các doanh nghiệp muốn mọi việc được giải quyết nhanh nhất.

Chính xác, bảo mật thông tin

Mọi thông tin của doanh nghiệp khi dùng phần mềm kê khai hải quan điện tử

đều được bảo mật. Bởi mỗi doanh nghiệp đều có một tài khoản riêng trên phần mềm khai báo hải quan điện tử. Mỗi lần muốn thao tác trên các phần mềm khai báo hải quan điện tử, đều phải đăng nhập. Đồng thời mọi thông tin trên phần mềm này đều được cam kết bảo mật.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm khai báo hải quan

Tiện lợi khi sử dụng

Khi phần mềm khai báo hải quan điện tử ra đời đã tạo ra nhiều tiện lợi cho các doanh nghiệp. Họ sẽ không cần phải đến tận cơ quan hải quan để làm thủ tục nữa, mà chỉ cần thực hiện trên phần mềm khai báo hải quan điện tử. Bằng một chiếc máy tính có kết nối mạng thì bất cứ đâu doanh nghiệp cũng có thể hoàn thành.

3. Những hạn chế khi khai báo hải quan điện tử

Dù các bước khai báo hải quan điện tử mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều thuận lợi, nhưng hiện nó vẫn tồn tại nhiều hạn chế. Dưới đây sẽ tổng hợp một số hạn chế cho bạn có thể tham khảo:

Rủi ro khi lỗi hệ thống

Các phần mềm khai báo hải quan điện tử dù sao cũng chỉ là phần mềm. Chính vì vậy, đôi lúc nó sẽ gặp một số lỗi hệ thống. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến quy trình khai báo hải quan điện tử của doanh nghiệp. Đây là điều mà nếu doanh nghiệp có nhu cầu cần cân nhắc.

Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu không được đào tạo về sử dụng hệ thống

Các doanh nghiệp hầu như không được đào tạo về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử. Chính vì vậy, cũng gây khá nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm. Vì vậy, để tránh sai sót các doanh nghiệp cần nghiên cứu thật kỹ về phần mềm này. 

4. Cần chuẩn bị gì trước khi khai báo hải quan điện tử

Đối với một doanh nghiệp chuyên về hàng nhập khẩu thì phải tiến hành khai báo hải quan điện tử hàng nhập khẩu. Đây là việc không mấy xa lạ đối với các doanh nghiệp đó tại Cơ quan Hải quan. Theo hướng dẫn khai hải quan điện tử, trước khi thực hiện các bước khai báo hải quan điện tử thì doanh nghiệp cần chuẩn bị: 

• Máy tính có thể truy cập internet

• Chữ ký số của doanh nghiệp đã đăng ký lên hệ thống VNACCS/VCIS

• Có các phần mềm khai báo hải quan điện tử

Đây là những thứ cơ bản mà một doanh nghiệp nhập khẩu cần phải có. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần được đào tạo về các nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử. Điều này sẽ giúp cho các doanh nghiệp tránh được sai sót không đáng có trong quá trình khai báo.

5. Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu chi tiết

Dưới đây sẽ là hướng dẫn khai báo hải quan điện tử đối với hàng nhập khẩu. 

Bước 1: Thực hiện EDA để khai thông tin xuất khẩu. Người thực hiện EDA cần điền đầy đủ thông tin xuất khẩu cần thiết trước khi tiến hành đăng ký tờ khai xuất khẩu. Sau khi hệ thống đã nhận và cấp số, thông tin cơ bản của tờ khai xuất khẩu EDA sẽ được lưu trữ trên hệ thống VNACCS.

Bước 2: Đăng ký tờ khai xuất khẩu. Sau khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai EDC, người khai cần kiểm tra lại thông tin mình đã khai báo. Nếu thông tin chính xác và chắc chắn đúng, họ có thể gửi đăng ký tờ khai đến hệ thống. Nếu phát hiện lỗi, họ phải sửa đổi thông qua EDB.

Bước 3: Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai.

Bước 4: Phân loại, kiểm tra và thông quan lô hàng. Hệ thống sẽ tự động phân loại tờ khai thành các luồng xanh, vàng và đỏ. Tùy theo từng trường hợp, người khai sẽ được hướng dẫn cụ thể về cách thực hiện kiểm tra và xử lý sau đó.

Bước 5: Khai sửa đổi, bổ sung trong quá trình thôngquan.

• Xem thêm: Mẫu từ khai hải quan nhập khẩu

Trên đây là hướng dẫn khai báo hải quan điện tử và cách khai báo hải quan điện tử về hàng nhập khẩu. Bạn có thể tham khảo để hình dung quá trình thực hiện khai báo hàng nhập khẩu.

Trên đây là hướng dẫn khai hải quan điện tử nhập khẩu bạn có thể tham khảo.  Đây có thể là thử thách dành cho các doanh nghiệp, đặc biệt với doanh nghiệp lần đầu khai báo. Tại công ty GOL, chúng tôi cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử - CDS Live và chữ kỹ số để giúp các doanh nghiệp thực hiện các bước khai báo hải quan hàng nhập khẩu dễ dàng hơn.

Kết luận

Với thông tin mà công ty GOL cung cấp về quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu đối với hàng nhập khẩu, cùng những hướng dẫn khai hải quan điện tử và cách khai báo hải quan điện tử.