8 giải pháp giảm chi phí Logistics cho doanh nghiệp Việt Nam

Trong bối cảnh nền kinh tế hiện nay, việc giảm chi phí logistics là một trong những ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. Đặc biệt tại Việt Nam, với sự phát triển nhanh chóng của thị trường và nhu cầu vận chuyển ngày càng tăng cao, việc tối ưu hóa chi phí logistics đang trở thành một thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp. 

Vì vậy, trong bài viết này, hãy cùng GOL khám phá sâu hơn vào vấn đề này,  tìm hiểu về những thách thức cụ thể mà doanh nghiệp ở Việt Nam đang phải đối mặt và xem xét 8 giải pháp hiệu quả để giảm chi phí logistics, từ đó tạo ra cơ hội mới và định hình lại cách họ thực hiện kinh doanh trong một môi trường ngày càng cạnh tranh và đầy thách thức. 

1. Chi phí Logistics là gì?

Chi phí logistics trong tiếng Anh là Logistics costs. Chi phí logistics đề cập tới việc sử dụng các nguồn lực khác nhau, bao gồm nhân lực, hàng hóa, tiền bạc, thông tin để thực hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng; nó được tính bằng khối lượng tiền tiêu thụ.

Khi gắn với dòng chu chuyển hàng hóa thương mại, chi phí logistics diễn tả số tiền được chi cho hệ thống phân phối dịch vụ hậu mãi, nguồn cung ứng hàng hóa và việc điều hành sản xuất (có liên quan trực tiếp tới lưu chuyển hàng hóa).

1. Chi phí Logistics gồm những gì?

Chi phí Logistics sẽ bao gồm: 

• Chi phí vận tải – chiếm một phần ba cho đến hai phần ba chi phí lưu thông phân phối; 

• Chi phí cơ hội vốn – suất sinh lời tối thiểu mà công ty kiếm được khi vốn không đầu tư cho hàng tồn trữ mà cho một hoạt động khác;

• Chi phí bảo quản hàng hóa – gồm chi phí thuê kho bãi, bảo quản hàng hóa, đưa hàng hóa ra vào kho, hàng bị hư hỏng, bảo hiểm cho hàng hóa.

2.1. Chi phí vận tải

Thông thường, chi phí vận tải sẽ chiếm một tỷ trọng khá lớn – một phần ba cho đến hai phần ba chi phí lưu thông phân phối. Mặc dù ngành vận tải đã có những cố gắng giảm chi phí vận tải bằng những giải pháp công nghệ như vận tải hàng hóa bằng container, đóng mới các phương tiện, thiết bị có sức chở lớn, tổ chức vận tải đa phương thức,… nhưng chi phí vận tải vẫn không ngừng tăng lên do giá nhiên liệu ngày một leo thang. Điều này buộc các nhà sản xuất áp dụng nhiều biện pháp góp phần giảm chi phí vận tải. 

2.2. Chi phí cơ hội vốn

Chi phí cơ hội vốn là suất sinh lời tối thiểu mà công ty kiếm được khi vốn không đầu tư cho hàng tồn trữ mà cho một hoạt động khác. 

Trước đây, khi thị trường tiêu thụ còn hạn chế, số lượng sản phẩm còn ít, mức lãi vay còn thấp, các nhà sản xuất ít quan tâm đến chi phí này. Tuy nhiên, đến ngày nay, khi thị trường tiêu thụ được mở rộng, số lượng sản phẩm mức lãi suất ngày càng cao thì chi phí này chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí liên quan đến hàng tồn trữ. 

2.3. Chi phí bảo quản hàng hóa

Chi phí bảo quản hàng hoá sẽ bao gồm: chi phí thuê kho bãi, bảo quản hàng hóa, đưa hàng hóa ra vào kho, hàng bị hư hỏng, bảo hiểm cho hàng hóa, theo công thức.

1. Các giải pháp giúp giảm chi phí logistics cho doanh nghiệp

Giảm chi phí logistics là một trong những cách hiệu quả để nâng cao lợi nhuận và tăng cường cạnh tranh cho doanh nghiệp. Sau đây là một số giải pháp sẽ góp phần giúp giảm chi phí logistics cho doanh nghiệp:

3.1 Tạo một Timeline chi tiết

Việc đưa ra quyết định quá nhanh chóng trong thời gian hạn hẹp không chỉ có thể gây ra sai lầm mà còn có thể khiến cho doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều cơ hội và phải đối mặt với chi phí đáng tiếc. từ đó tăng chi phí cho doanh nghiệp. Việc không có một kế hoạch chi tiết và rõ ràng về thời gian sản xuất, vận chuyển và giao hàng có thể dẫn đến việc phát sinh những chi phí không cần thiết trước khi lô hàng hoàn tất.

Vì vậy, việc xác định chính xác thời gian sản xuất sản phẩm và thời điểm vận chuyển để đáp ứng đúng thời hạn giao hàng là cần thiết để tối ưu hóa quá trình sản xuất, vận chuyển và giao hàng, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí và đảm bảo sự hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

3.2 Sử dụng nhà cung cấp đa nhiệm 

Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mua hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau có thể dẫn đến tăng chi phí. Nếu quá nhiều địa điểm cung cấp hàng hóa, chuỗi cung ứng sẽ kéo dài và thời gian chờ hàng sẽ tăng, dẫn đến chi phí cao hơn.

Để giảm chi phí và tiết kiệm thời gian, đồng thời hạn chế được rủi ro và các chi phí vận chuyển bổ sung, doanh nghiệp cần lựa chọn làm việc với những nhà cung cấp nào có thể cung cấp được nhiều loại dịch vụ và hàng hóa cần thiết cho chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều nhà cung cấp đa nhiệm cũng cần được quản lý và điều phối một cách chặt chẽ để đảm bảo tính liên tục và chất lượng của quá trình cung cấp hàng hóa và dịch vụ vận chuyển. 

Do đó, việc tìm được nhà cung cấp tốt, giảm số lượng nhà cung cấp, thương lượng được về giá cả, các chương trình khuyến mãi và chiết khấu sẽ được xem là giải pháp giảm chi phí logistics mà doanh nghiệp có thể thực hiện trong khi giải quyết bài toán kinh doanh. 

3.3 Có kế hoạch dự phòng

Mặc dù bạn mong muốn các nhà cung cấp có đủ nguồn lực để cung cấp phần lớn nguyên vật liệu và dịch vụ cần thiết cho sản phẩm của bạn, tuy vậy, cũng không nên dựa hoàn toàn vào một nguồn cung cấp duy nhất. Vì khi chỉ có một nhà cung cấp, bạn sẽ không có sự lựa chọn nào khác khi họ tăng giá hoặc không thể cung cấp đủ hàng, từ đó làm ảnh hưởng hoặc thậm chí là đứt gãy chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Chính vì lý do đó, bạn nên lựa chọn nhiều nhà cung cấp để đảm bảo rằng chuỗi sản xuất của bạn sẽ không bị gián đoạn nếu một trong các nhà cung cấp gặp sự cố hoặc không đáp ứng được nhu cầu của bạn. Điều này cũng giúp bạn tránh tình trạng nhà cung cấp tăng giá vượt ngoài ngân sách của bạn khi họ là nhà cung cấp độc quyền duy nhất cho doanh nghiệp. Bằng cách tạo ra sự cạnh tranh công bằng giữa các nhà cung cấp, bạn cũng có thể giảm thiểu rủi ro và tìm được giá cả hợp lý cho quy trình sản xuất của mình.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xem xét đến những tình huống khẩn cấp khi sự cố xảy ra để tiến hành dự trữ nguyên vật liệu và hàng hoá cần thiết, phân bổ lưu trữ sản phẩm ở nhiều địa điểm khác nhau, tích trữ các thông tin chi tiết về sản phẩm, nhà cung cấp và quy trình vận chuyển để nhanh chóng tìm kiếm và giải quyết các vấn đề xảy ra để giảm thiểu thiệt hại. 

3.4 Vận hành tinh gọn 

Trong chuỗi cung ứng, việc vận hành tối ưu bao gồm hoạt động với công suất cao nhất, duy trì số lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu ở mức thấp và dự đoán đúng nhu cầu và lượng mua của khách hàng. Mặc dù việc vận hành tối ưu không phải lúc nào cũng dễ dàng, đơn giản, nhưng đây là một trong những giải pháp tối ưu hoá chi phí logistics rất hiệu quả mà doanh nghiệp rất nên cân nhắc.

Để vận hành tinh gọn trong hoạt động logistics, doanh nghiệp cần tìm hiểu các vấn đề trong quy trình vận chuyển, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tối ưu hóa việc quản lý đơn hàng, quản lý kho, quản lý vận tải, quản lý chất lượng và chi phí. Cụ thể, việc vận hành tinh gọn trong logistics có thể được thể hiện qua các hoạt động sau:

• Giảm thiểu thời gian và chi phí vận chuyển bằng cách tối ưu hóa địa điểm và phương tiện vận chuyển.

• Quản lý nguồn lực hiệu quả hơn bằng cách đưa ra dự báo chính xác về nhu cầu và lượng hàng cần mua, giảm thiểu việc phải đặt hàng đột xuất và giảm thiểu lượng hàng tồn kho không cần thiết.

• Cải thiện quy trình kiểm soát chất lượng hàng hóa để giảm thiểu lỗi sản xuất, đảm bảo chất lượng hàng hóa và giảm thiểu lãng phí.

• Tối ưu hóa hoạt động kho hàng bằng cách sắp xếp hàng hóa sao cho tiện lợi và dễ quản lý, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và lấy hàng.

• Điều chỉnh quy trình sản xuất để tối ưu hóa thời gian và công suất sản xuất, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng năng suất sản xuất.

• Tăng tính linh hoạt trong hoạt động logistics bằng cách tăng khả năng đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của khách hàng.

Những hoạt động này sẽ góp phần giúp doanh nghiệp thực hiện tái tổ chức các mục hoặc quy trình để tận dụng tối đa không gian và ngân sách, giảm thiểu chi phí và tăng hiệu quả trong hoạt động logistics, từ đó tăng cường khả năng cạnh tranh và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng.

Xem thêm: Phần mềm quản lý logistics để quản lý các chi phí logistics

3.5 Luôn xem xét nhu cầu của doanh nghiệp

Nhu cầu nội tại của doanh nghiệp vẫn sẽ luôn thay đổi theo thời gian, cho dù thời gian và kinh nghiệm hoạt động trong ngành của bạn có là bao lâu đi chăng nữa. Một số doanh nghiệp vào mùa hoặc năm nhất định sẽ vô cùng bận rộn vì số lượng đơn đặt hàng tăng cao, trong khi các thời điểm khác có thể mang lại cho bạn ít đơn đặt hàng hơn. Vì thế, nếu bạn vẫn quản lý hoạt động doanh nghiệp chung một kế hoạch của năm, hoặc từ năm này qua năm khác mà không thay đổi thì có thể bạn đang lãng phí một lượng tiền lớn.

Trong trường hợp này, chúng tôi khuyến khích bạn nên làm nghiên cứu về nhu cầu của doanh nghiệp trong suốt cả năm một cách cụ thể, chi tiết và nhất quán qua việc thực hiện điều chỉnh chuỗi cung ứng định kỳ đối với từng thời gian trong năm. Hãy thường xuyên theo dõi các dự án và các đơn đặt hàng thực tế của doanh nghiệp cho đến khi có được một phương án tối ưu hóa được nhu cầu và chi phí của doanh nghiệp.

3.5 Tối ưu hoá quản lý kho

Tối ưu hóa quản lý kho là một trong những chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp giảm chi phí logistics một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc dự đoán chính xác nhu cầu thị trường và duy trì một mức tồn kho tối thiểu. Thay vì lưu trữ hàng hóa trong lượng lớn và không cần thiết, doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc Just-In-Time (JIT). Nguyên tắc này cho phép hàng hóa chỉ được đưa vào kho khi có nhu cầu thực sự, giúp giảm thiểu việc giữ hàng và tiết kiệm không gian kho.

Một phần quan trọng của tối ưu hóa kho là sử dụng các công nghệ và phần mềm quản lý kho thông minh. Công nghệ IoT (Internet of Things) cho phép doanh nghiệp theo dõi chính xác vị trí và tình trạng của hàng hóa trong thời gian thực. Điều này giúp tránh việc mất mát hoặc hủy hỏng hàng hóa do không được giữ trong điều kiện lý tưởng.

3.6 Xem xét thuê ngoài

Thuê ngoài (outsourcing logistics) là một giải pháp giúp doanh nghiệp giảm chi phí logistics bằng cách sử dụng các dịch vụ vận chuyển, kho bãi, xử lý đơn hàng và các dịch vụ logistics khác của các đơn vị bên ngoài thay vì tự thực hiện chúng bên trong doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, tiền lương nhân viên, tiền duy trì và nâng cấp thiết bị và hệ thống.

Bên cạnh đó, việc thuê ngoài còn giúp doanh nghiệp tận dụng được lợi thế của các chuyên gia và nhà cung cấp logistics chuyên nghiệp có kinh nghiệm và trang thiết bị hiện đại. Điều này giúp đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả cao hơn trong việc vận hành các hoạt động logistics.

Tuy nhiên, khi thuê ngoài, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng các nhà cung cấp logistics đó đáp ứng được yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng của doanh nghiệp. Nếu không có sự quản lý và kiểm soát tốt, việc thuê ngoài có thể gây ra một số rủi ro, chẳng hạn như việc mất kiểm soát về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng chậm trễ hoặc những sự cố không đáng có trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

3.7 Chỉ sử dụng một nền tảng quản lý

Thay vì sử dụng nhiều nền tảng để thực hiện các tác vụ khác nhau, hãy giữ tất cả thông tin, nhu cầu và chi tiết sản phẩm của bạn ở một nơi. Đảm bảo rằng nền tảng này có thể truy cập bởi bất kỳ ai có nhu cầu về thông tin.

Hoạt động trên một nền tảng duy nhất có thể giúp làm giảm sai sót, hạn chế việc thiếu thông tin hay các hoạt động trùng lặp. Nếu bạn có ít lỗi hơn, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, tiền bạc.

3.8. Đào tạo nhân sự và nâng cao năng lực nhân viên

Đào tạo nhân sự và nâng cao năng lực nhân viên là một yếu tố quan trọng trong việc giảm chi phí logistics của doanh nghiệp. Nhân viên có kiến thức sâu về quy trình và kỹ năng cần thiết để quản lý kho và vận chuyển hàng hóa có thể giúp tối ưu hóa mọi khía cạnh trong chuỗi cung ứng.

Đầu tiên, đào tạo nhân sự giúp họ hiểu rõ về các công cụ và phần mềm quản lý kho hiện đại. Công nghệ ngày nay cung cấp các giải pháp tự động hóa và theo dõi thời gian thực, từ việc đặt hàng đến theo dõi lưu kho. Nhân viên được đào tạo có thể tận dụng tối đa các tính năng này, giúp giảm thiểu lỗi lầm và tối ưu hóa hiệu quả công việc.

Ngoài ra, việc nâng cao kỹ năng nhận biết và giải quyết vấn đề cũng là một phần quan trọng của quá trình đào tạo. Khi gặp sự cố hoặc thách thức trong quản lý kho hoặc vận chuyển, nhân viên được đào tạo sẽ có khả năng tìm ra giải pháp hiệu quả một cách nhanh chóng và chính xác, tránh được những trở ngại có thể dẫn đến chi phí không đáng có.

Trong bối cảnh đầy thách thức của thị trường ngày nay, việc giảm chi phí logistics không chỉ là một yếu tố quan trọng mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp duy trì sức cạnh tranh và phát triển bền vững. Bài viết trên đã giúp chúng ta khám phá 8 giải pháp giảm chi phí logistics cho doanh nghiệp tại Việt Nam, từ việc tối ưu hóa quản lý kho đến việc đào tạo nhân sự và sử dụng công nghệ thông minh.

Trong số các giải pháp này, việc sử dụng dịch vụ của các đối tác đáng tin cậy như GOL là một quyết định thông minh. GOL không chỉ là một nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu mà còn là đối tác đồng hành đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Sự chuyên nghiệp, linh hoạt và đội ngũ nhân viên tận tâm của GOL đảm bảo rằng mọi nhu cầu của doanh nghiệp về logistics sẽ được đáp ứng một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí.