1. Chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một quá trình phức tạp và cần được thực hiện đúng các bước và quy định để đảm bảo thành công và hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường và tiếp cận khách hàng quốc tế, xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một lựa chọn phổ biến và kinh tế. 

Tuy nhiên, để thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, cần phải nắm vững chi tiết và quy trình cụ thể từ đầu đến cuối. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp một cái nhìn chi tiết và toàn diện về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Bạn sẽ được tìm hiểu về từng bước quan trọng và các yêu cầu, tài liệu cần thiết để thực hiện một quy trình xuất khẩu thành công. Bằng cách nắm vững thông tin này, bạn sẽ có sự tự tin và kiến thức để tiến xa trên con đường xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Hãy cùng GOL khám phá chi tiết quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển và tận dụng tiềm năng thị trường quốc tế để đưa doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ.

1. Vận Chuyển Hàng Hóa Đường Biển Là Gì?
   

Vận chuyển đường biển là quá trình chuyển giao hàng hóa, người hoặc các tài sản khác từ một điểm đến khác thông qua hệ thống giao thông biển. Đây được coi là một phương thức vận chuyển quan trọng và kinh tế hiệu quả để di chuyển hàng hóa trên khoảng cách xa. Nó cho phép vận chuyển hàng lượng lớn, bao gồm cả hàng hóa khối và hàng hóa lỏng, từ một nơi đến nơi khác trên toàn cầu. Có một số hình thức vận chuyển đường biển khác nhau, bao gồm:

• Tải nguyên container (FCL) trong đó một lô hàng được xếp vào một container có thể dài từ 20 – 45 feet.

• Dưới tải trọng container (LCL) trong đó một số lô hàng dùng chung một container và được chia nhỏ tại điểm đến của chúng.

• RORO (Roll on roll off) trong đó xe tải và các phương tiện khác lái lên tàu với hàng hóa chất trên xe, chúng được bảo đảm an toàn cho cuộc hành trình, và sau đó chỉ cần lái xe đến điểm đến của bạn.

• Vận chuyển hàng rời khô, được sử dụng cho các loại hàng hóa như kim loại hoặc hệ thống thiết bị máy móc, bê tông… có thể được thả hoặc đổ vào hầm tàu ​​chứ không phải được chất lên container.

Xem thêm: So sánh LCL và FCL Nên chọn hình thức nào để vận chuyển

1. Một số ưu điểm của vận chuyển đường biển là gì?

Vận chuyển đường biển có một số ưu điểm như sau: 

• Phương thức vận chuyển hiệu quả về chi phí đối với hàng hóa nặng hoặc lớn. Giá rẻ hơn trung bình khoảng 4-6 lần so với vận chuyển hàng không.

• Thuế và VAT cũng có thể ít tốn kém hơn khi sử dụng vận chuyển đường biển so với vận tải hàng không, bởi vì nó được tính theo tỷ lệ phần trăm của giá vốn hàng hóa cộng với chi phí xuất khẩu.

• Có nhiều tùy chọn vận chuyển khác nhau (như đã nêu ở trên), bao gồm vận chuyển toàn bộ một container hoặc chia sẻ một container giữa nhiều đơn vị xuất khẩu khác nhau.

• Bạn có thể gửi các mặt hàng lớn hơn như đồ nội thất, và thậm chí cả xe cộ bằng đường biển.

• Các nhà xuất khẩu chuyên nghiệp có thể vận chuyển hàng hóa từ quốc gia của mình đến bất kỳ nơi nào trên thế giới bằng vận chuyển đường biển.

• Vận tải đường biển thường thân thiện với môi trường hơn so với vận tải hàng không.

  
  

1. Nhược điểm của quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì?

Bên cạnh các ưu điểm trên, vận chuyển đường biển cũng tồn tại một số nhược điểm như:

• Tốn thời gian – có thể mất vài tuần hoặc cả tháng để chuyển hàng hóa bằng vận chuyển đường biển.

• Giá vận chuyển đường biển có thể cao và không phù hợp nếu bạn chỉ xuất khẩu ít hàng hóa. Đôi khi sử dụng vận tải bằng đường hàng hoặc, đường bộ, sử dụng chuyển phát nhanh sẽ hiệu quả hơn về chi phí.

• Vận chuyển đường biển hàng hóa dễ bị hư hỏng hơn trong quá trình vận chuyển so với vận chuyển hàng không – mặc dù trên thực tế, rất ít khả năng toàn bộ container sẽ bị mất trên tàu hoặc bị cướp biển bắt giữ.

1. Vận chuyển đường biển mất bao lâu?

Thời gian vận chuyển đường biển phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm khoảng cách giữa cảng gốc và cảng đích, tốc độ của tàu, tuyến đường biển, thời tiết và điều kiện biển. Do đó, không có một thời gian cụ thể áp dụng cho tất cả các chuyến vận chuyển đường biển.

Một số tuyến đường biển thông thường có thể mất từ vài ngày đến vài tuần. Ví dụ, một chuyến vận chuyển từ Châu Á đến Bắc Mỹ thông qua Thái Bình Dương có thể mất khoảng 2-3 tuần. Tuy nhiên, các chuyến vận chuyển đường biển trên các tuyến đường dài hơn như từ Châu Âu đến Úc hoặc từ Bắc Mỹ đến Trung Đông có thể kéo dài từ một tháng đến vài tháng.

Ngoài thời gian di chuyển trên biển, cần tính thêm thời gian tải và dỡ hàng tại các cảng gốc và cảng đích, kiểm tra hải quan, và các quy trình hành chính khác. Tổng thời gian vận chuyển đường biển thường bao gồm cả các giai đoạn này.

Để biết thời gian cụ thể cho một chuyến vận chuyển đường biển, bạn nên liên hệ với các công ty vận chuyển, hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển để có thông tin chi tiết về thời gian ước tính dựa trên tuyến đường và các yếu tố khác. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng có một số vấn đề có thể gây ra sự chậm trễ, chẳng hạn từ việc nhà cung cấp không kịp thời gian giao hàng tại cảng, thời tiết xấu, đến những thách thức về vận chuyển địa phương hoặc thủ tục hải quan, hàng hóa của bạn có thể bị chậm trễ ngoài tầm kiểm soát của bạn. Nếu bạn đang có một thời gian giao hàng gấp rút, bạn cần phải lên kế hoạch trước và sắp xếp lô hàng của mình thật tốt.

1. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm những bước nào?

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Khâu đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng chính là khâu quan trọng nhất. Đây chính là bước quyết định đến lợi nhuận của công ty. Bạn phải tiến hành đàm phán với khách hàng và cuối cùng là tiến đến việc ký kết hợp đồng ngoại thương cho việc xuất khẩu lô hàng.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu

• Trước khi tiến hành xuất khẩu hàng hóa, bạn cần đăng ký và thiết lập doanh nghiệp của mình theo quy định của quốc gia bạn hoạt động. Điều này bao gồm việc đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và các thủ tục liên quan khác.

• Để xin giấy phép xuất khẩu, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác, thường bao gồm các tài liệu sau: Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng; Hóa đơn thương mại; Chứng từ vận chuyển; Giấy tờ liên quan khác;...

• .Sau khi đảm bảo rằng hàng hóa của bạn tuân thủ tất cả các quy định xuất khẩu cần thiết, bao gồm các quy định hải quan, an ninh và các quy định chuyên ngành khác, bạn cần gửi hồ sơ và yêu cầu giấy phép xuất khẩu tới cơ quan chức năng có thẩm quyền, thường là cơ quan quản lý thương mại hoặc cơ quan xuất nhập khẩu. Hồ sơ sẽ được xem xét và xử lý theo quy trình của cơ quan đó.

Bước 3: Đặt booking và lấy vỏ container rỗng

• Sau khi xác định loại và số lượng container cần thiết và phù hợp cho hàng hóa, bạn cần liên hệ và xác nhận kỹ với nhà vận chuyển hoặc đại lý vận chuyển để đặt booking container cũng như cung cấp thông tin về tuyến đường, ngày dự kiến vận chuyển, loại và số lượng container cần sử dụng.

• Chuẩn bị các giấy tờ liên quan như: booking confirmation, hợp đồng vận chuyển, và bất kỳ giấy tờ yêu cầu khác từ nhà vận chuyển hoặc đại lý vận chuyển.

• Đến cảng theo ngày và thời gian được chỉ định trong booking để lấy vỏ container rỗng. Tại cảng, bạn cần làm các thủ tục liên quan để nhận và lấy container, bao gồm kiểm tra và ghi nhận tình trạng container trước khi sử dụng.

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa và chứng từ hợp lệ

Ở bước này chủ hàng sẽ tiến hành lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa, đảm bảo về mặt chất lượng cho đến số lượng như đã cam kết trong hợp đồng. Sau đó lên kế hoạch lấy container để có thể tiến hành đóng hàng, kiểm tra hàng và tiến hành niêm phong để xuất hàng.

Bước 5: Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)

• Việc xác định yêu cầu đóng gói của hàng hóa dựa trên tính chất, kích thước, trọng lượng và quy định của nhà vận chuyển sẽ đảm bảo rằng hàng hóa được bảo vệ và vận chuyển an toàn trong suốt quá trình.

• Đảm bảo rằng vật liệu đóng gói đáp ứng yêu cầu vận chuyển và bảo vệ hàng hóa khỏi va chạm, va đập, thời tiết và các yếu tố khác, các vật liệu đóng gói có thể chọn như: thùng carton, pallet, bọt xốp, túi hơi, băng keo,...

• Đóng gói hàng hóa theo cách thức và yêu cầu đóng gói đã xác định trước đó và đảm bảo rằng hàng hóa được đặt chặt, không di chuyển trong quá trình vận chuyển và bảo vệ khỏi hư hỏng.

• Ký hiệu chuyên chở (shipping mark): Gắn nhãn và ký hiệu chuyên chở trên bề mặt bên ngoài của bao bì hoặc container. Ký hiệu chuyên chở bao gồm các thông tin như: Tên và địa chỉ người gửi và người nhận; Số lượng và mô tả hàng hóa; Trọng lượng tịnh và tổng trọng lượng; Kích thước của thùng/pallet hoặc container; Biểu ngữ cảnh báo về tính chất đặc biệt của hàng hóa.

• Kiểm tra lại quy trình đóng gói và ký hiệu chuyên chở để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đã được tuân thủ đúng cách, hàng hóa sẽ được vận chuyển một cách an toàn và dễ dàng được xác định và xử lý tại các cảng đích.

Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa, làm ℅

• Sau khi chọn công ty bảo hiểm và điều khoản bảo hiểm phù hợp, tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu. Bạn cần hoàn thành các thủ tục,  hợp đồng bảo hiểm và thanh toán phí bảo hiểm theo thoả thuận. Hạn mức bảo hiểm sẽ hoàn toàn lệ thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Đối với các loại hàng hóa thông thường mức mua bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị hàng hóa. Trong trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ không cần phải mua bảo hiểm.

• Đối với một số loại hàng hóa sẽ yêu cầu Chứng chỉ Xuất xứ (Certificate of Origin). Sau khi đăng ký, cơ quan cấp C/O sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận xuất xứ của hàng hóa dựa trên các thông tin và tài liệu bạn cung cấp. Quá trình này có thể bao gồm việc kiểm tra về quy trình sản xuất, nguyên liệu sử dụng, thành phần hàng hóa,... Cơ quan cấp C/O có thể yêu cầu thêm thông tin hoặc yêu cầu thực hiện kiểm tra tại cơ sở sản xuất.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu cho lô hàng

• Để mở tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu nhân viên giao nhận; Giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản); Tờ khai hải quan (2 bản); Hợp đồng ngoại thương (bản sao); Hóa đơn thương mại (invoice) và Phiếu đóng hàng (packing list).

• Đăng ký viên sẽ dựa vào những thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng xuất đi được thông quan. Nếu lô hàng không có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lô hàng rơi vào diện bị kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.

• Sau khi tiến hành đóng phí làm thủ tục hải quan, bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).

• Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng không. Xong bước này, container sẽ được nhận vào hệ thống của cảng.

• Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.

• Sau khi lô hàng đã được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ: tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice (1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu).

  Xem thêm: Các bước thực hiện khai báo hải quan điện tử

Bước 8: Giao hàng cho tàu

• Sau khi hoàn thành quá trình thông quan cho lô hàng và được phê duyệt bởi cơ quan hải quan, công việc tiếp theo là cung cấp chi tiết bill (vận đơn) cho hãng tàu. Đây là bước quan trọng để chuyển giao hàng hóa cho tàu và bắt đầu quá trình vận chuyển bằng đường biển.

• Việc cung cấp chi tiết bill được thực hiện trước giờ cắt máng (closing time) và trước bước thực xuất hàng (cut-off time). Giờ cắt máng là thời điểm cuối cùng mà bạn có thể giao chi tiết bill cho hãng tàu để được bao gồm trong lịch trình vận chuyển. Giờ cắt máng thường được xác định trước và thông báo bởi hãng tàu hoặc đại lý tàu biển.

• Chi tiết bill (vận đơn) là tài liệu quan trọng chứng nhận việc chuyển giao hàng hóa cho tàu. Nó bao gồm thông tin chi tiết về hàng hóa, tên tàu, số hiệu tàu, cảng xuất phát, cảng đến, ngày dự kiến cập cảng, tên người gửi và người nhận hàng, thông tin vận chuyển và các điều khoản và điều kiện khác liên quan đến vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

• Khi bạn đã giao chi tiết bill cho hãng tàu, hãng tàu sẽ xác nhận và tạo ra vận đơn đường biển (bill of lading). Vận đơn đường biển có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa bạn và hãng tàu. Vận đơn đường biển là tài liệu chứng từ quan trọng cho quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Nó có giá trị pháp lý và được sử dụng để xác định quyền sở hữu và quyền kiểm soát hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển và tại cảng đích.

• Khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển (bill of lading), bạn cần kiểm tra kỹ và lưu giữ nó. Vận đơn đường biển sẽ được sử dụng để giải phóng hàng hóa tại cảng đích và trong các giao dịch liên quan đến hàng hóa sau này, như bảo hiểm và thanh toán.

Bước 9: Thanh toán tiền hàng

• Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, bước cuối cùng là thanh toán tiền hàng. Để thực hiện thanh toán, người làm thủ tục xuất nhập khẩu cần hoàn thành bộ chứng từ thanh toán, bao gồm: Hóa đơn thương mại (commercial invoice); Phiếu đóng gói (packing list); Vận đơn đường biển; Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và Giấy chứng nhận khử trùng.

• Trong trường hợp bạn thanh toán bằng L/C (thư tín dụng) thì bạn phải nộp bộ chứng từ cho ngân hàng bảo lãnh thông báo (notification). Những tài liệu này sẽ được ngân hàng bảo lãnh kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ trước khi thanh toán được thực hiện.

• Sau khi ngân hàng bảo lãnh nhận được bộ chứng từ hợp lệ, họ sẽ thông báo cho bạn về việc xác nhận và thanh toán tiền hàng. Thông thường, ngân hàng sẽ chuyển khoản thanh toán cho bạn hoặc cung cấp hướng dẫn để bạn có thể rút tiền tại ngân hàng. Quá trình thanh toán này thường được thực hiện theo các quy định và quy trình của ngân hàng bảo lãnh và các điều khoản đã được thỏa thuận trước đó.

  
  

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn có được những thông tin quan trọng khi tìm hiểu về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Để đảm bảo một quy trình diễn ra thuận lợi và hiệu quả, sự hỗ trợ và chuyên nghiệp từ một đối tác vận chuyển uy tín là vô cùng quan trọng. Và đó chính là lúc chúng tôi, GOL - một công ty chuyên về dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển, muốn đồng hành cùng bạn trên con đường xuất khẩu thành công.

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực vận chuyển đường biển, chúng tôi cam kết cung cấp cho bạn dịch vụ chất lượng cao, từ đặt booking và lấy vỏ container rỗng, thủ tục hải quan, đóng gói hàng hóa, đến giao hàng cho tàu và thanh toán tiền hàng. Chúng tôi hiểu rằng mỗi lô hàng đều đặc biệt và có yêu cầu riêng, do đó chúng tôi tận dụng kiến thức và tài nguyên để đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.

Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và đặt dịch vụ phần mềm khai báo hải quan điện tử. Hãy để GOL là người bạn đồng hành đáng tin cậy trên hành trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của bạn.