Customs broker là gì? Qui định chung về đại lí hải quan

Hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam đang ngày càng phổ biến. Số lượng doanh nghiệp tham gia mua bán quốc tế ngày càng nhiều và lớn mạnh. Do vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê đại lý hải quan làm thủ tục hải quan nhằm đảm bảo cho quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa được diễn ra thuận lợi. Nhà nước cũng đã ban hành các văn bản pháp luật quy định cụ thể về đại lý hải quan. Cùng GOL tìm hiểu kỹ hơn về customs broker hay đại lý hải quan.

1. Đại lý hải quan là gì?

Đại lý làm thủ tục hải quan là doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện quy định, trong phạm vi được ủy quyền theo thỏa thuận trong hợp đồng ký với người có hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (sau đây gọi là chủ hàng) thay mặt chủ hàng thực hiện toàn bộ hoặc một phần nghĩa vụ của người khai hải quan.

Đại lý làm thủ tục hải quan phải ký hợp đồng đại lý với chủ hàng. Người được cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan, thực hiện việc khai báo và làm thủ tục hải quan trên cơ sở hợp đồng đại lý đã ký với chủ hàng.

Đại lý làm thủ tục hải quan chỉ xuất trình hợp đồng đại lý cho cơ quan hải quan để xác định trách nhiệm của các bên khi có hành vi vi phạm pháp luật về hải quan.

Đại lý hải quan dùng chữ ký số đại lý để khai báo hải quan và  ký điện tử các chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan.

Đại lý hải quan hoạt động dựa trên hợp đồng ủy quyền với chủ hàng xuất nhập khẩu, và phải chịu trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền.

Khác nhau giữa đại lý và người khai thuê hải quan

Mặc dù đều là đơn vị cung cấp dịch vụ thông quan, nhưng giữa người khai thuê hải quan và đại lý hải quan có những khác nhau cơ bản:

• Đại lý hải quan sẽ là người  đứng tên trên tờ khai, với vai trò đại lý. Họ dùng chữ ký và dấu pháp nhân của mình để làm tờ khai với các Khách hàng yêu cầu họ đứng trên tờ khai. 

• Hoặc họ dùng chữ ký số (token key) đại lý của mình để truyền tờ khai mà khách hàng vẫn đứng tên trên tờ khai, dùng chữ ký số của đại lý để ký điện tử chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan.

• Người khai thuê (Dịch vụ): Họ dùng chữ ký số của khách hàng để khai báo hải quan và ký điện tử chứng từ hải quan. Khách hàng vẫn đứng tên trên tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật với những khai báo trên tờ khai hải quan.

• Người khai thuê dùng giấy giới thiệu của chủ hàng để làm thủ tục hải quan. Họ không xuất hiện trên bất kỳ chứng từ nào của bộ hồ sơ khai quan. 

• Về tính trách nhiệm, đại lý ở mức độ cao hơn vì họ ký chứng từ và đứng trên tờ khai. Bản thân những doanh nghiệp này cũng sẽ được cơ quan hải quan đánh giá năng lực dựa trên những tờ khai mà họ đã hoàn thành.

• Đại lý hải quan phải có nhân viên được đào tạo (gọi là đại lý viên) và được Tổng cục hải quan công nhận.

• Trong khi đó người khai thuê thì có thể là bất cứ ai, chỉ cần biết chút nghiệp vụ và được chủ hàng thuê là có thể làm dịch vụ. 

1. Quy định chung về đại lý hải quan

2.1. Công nhận Đại lý hải quan

Để được công nhận Đại lý làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có ngành, nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan;

• Có nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan;

• Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng điều kiện để thực hiện khai hải quan điện tử và các điều kiện khác theo quy định.

Và doanh nghiệp phải lập hồ sơ đề nghị công nhận đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan gửi Tổng cục Hải quan. Hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị công nhận đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan 

• Hồ sơ đề nghị cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của doanh nghiệp, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ra quyết định công nhận đại lý làm thủ tục hải quan, cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan và cập nhật vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan. Trường hợp không đủ điều kiện thì có văn bản trả lời doanh nghiệp.

Nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan là công dân Việt Nam đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

• Có trình độ cao đẳng kinh tế, luật, kỹ thuật trở lên;

• Có chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan;

• Được cơ quan hải quan cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.

2.2. Quyền và  trách nhiệm của Đại lý làm thủ tục hải quan

• Quản lý, sử dụng mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan để tiến hành các công việc khai báo về làm thủ tục hải quan trong phạm vi được chủ hàng ủy quyền; Chịu trách nhiệm về việc giới thiệu, đề nghị Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan cấp mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan cho người đáp ứng đủ điều kiện theo quy định; đăng ký thông tin mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan vào hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan để cơ quan hải quan cấp tài khoản kết nối hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử theo quy định.

• Yêu cầu chủ hàng cung cấp đầy đủ, chính xác các chứng từ, thông tin cần thiết cho việc làm thủ tục hải quan của lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo hợp đồng đại lý.

• Yêu cầu cơ quan hải quan hướng dẫn về thủ tục hải quan, thủ tục thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, kỹ thuật trong việc kết nối mạng với cơ quan hải quan và cung cấp các quy định mới của pháp luật về hải quan; tham dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng pháp luật về hải quan;

Được cung cấp dữ liệu điện tử liên quan đến tờ khai hải quan của hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu làm thủ tục hải quan qua đại lý làm thủ tục hải quan.

• Chịu trách nhiệm về các nội dung khai trên tờ khai hải quan trên cơ sở bộ chứng từ, tài liệu liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu do chủ hàng cung cấp và thực hiện đúng phạm vi được ủy quyền theo hợp đồng đại lý.

• Thông báo cho Tổng cục Hải quan thực hiện thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan.

• Cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu liên quan đến chủ hàng hoặc các lô hàng do đại lý làm thủ tục hải quan đứng tên khai hải quan theo yêu cầu của cơ quan hải quan.

• Chịu trách nhiệm thực hiện các quyết định kiểm tra, thanh tra thuế của cơ quan hải quan.

• Trường hợp đại lý làm thủ tục hải quan thay mặt chủ hàng hóa là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thực hiện quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu thì đại lý làm thủ tục hải quan phải chịu trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ hàng hóa theo quy định của pháp luật về hải quan, pháp luật về thuế và các pháp luật khác có liên quan.

• Đại lý làm thủ tục hải quan có trách nhiệm:

• Định kỳ vào ngày 05 của tháng đầu quý sau, báo cáo tình hình hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan gửi Cục Hải quan tỉnh, thành phố quản lý địa bàn đăng ký kinh doanh. Trường hợp đại lý làm thủ lục hải quan không báo cáo đúng thời hạn quy định sẽ bị xử phạt theo quy định xử phạt vi phạm hành chính và cưỡng chế thi hành quyết định hành chính trong lĩnh vực hải quan.

• Báo cáo, đề nghị Tổng cục Hải quan thực hiện thu hồi mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan, tài khoản kết nối hệ thống xử lý dữ liệu hải quan điện tử đối  trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày phát sinh.

  GOL cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử nhằm giúp các nhà xuất nhập khẩu khai báo hải quan điện tử nhanh chóng hơn mà không cần tốn quá nhiều chi phí. Liên hệ ngay với chúng tôi để có được tư vấn chi tiết.