Việc thương mại hóa toàn cầu đã và đang thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng phát triển. Vậy để xuất khẩu hay nhập khẩu một lô hàng thì cần những giấy tờ gì? Lấy chứng từ đó ở đâu, từ ai và sử dụng giấy tờ đó như thế nào? Bài viết này sẽ giúp các bạn giải đáp các câu hỏi trên. Như đã nói ở trên, bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm các loại giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng. Bộ chứng từ này là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh việc trao đổi mua bán hàng hóa quốc tế, là căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên. Tùy thuộc vào mặt hàng xuất nhập khẩu mà bộ chứng từ xuất nhập khẩu cũng khác nhau. Cụ thể có hai loại chứng từ: chứng từ bắt buộc và chứng từ không bắt buộc. Chứng từ bắt buộc là những giấy tờ xuất nhập khẩu mà bất kỳ lô hàng nào xuất nhập khẩu nào cũng phải có để làm thủ tục xuất nhập khẩu. Bao gồm: Tờ khai hải quan xuất/nhập khẩu Hợp đồng thương mại quốc tế Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list) Vận tải đơn (Bill of Lading) Chứng từ không bắt buộc bao gồm các loại giấy tờ xuất nhập khẩu mà tùy thuộc vào mặt hàng xuất/nhập mà chúng có cần thiết hay không, bao gồm các giấy tờ sau: Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin - viết tắt là C/O) Thư tín dụng (Letter of Credit - viết tắt là LC) Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate) Các chứng từ khác: Giấy phép xuất khẩu, Giấy phép nhập khẩu và Giấy kiểm tra chuyên ngành. Tờ khai hải quan có tên tiếng anh là Customs Declaration là văn bản mà ở đó, chủ hàng hóa (người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam. Khi một doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó thì khai tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện. Nếu không truyền tờ khai Hải quan thì mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều bị dừng lại. Tờ khai hải quan gồm các nội dung cơ bản sau: Số và ngày đăng ký tờ khai hải quan Chi cục hải quan nơi đăng ký làm thủ tục hải quan Loại hình tờ khai Loại phương tiện vận tải (đường bộ, đường biển, đường không, đường sắt, …) Mã phân loại kiểm tra tờ khai (luồng tờ khai: xanh, vàng, đỏ) Mã số thuế, tên, địa chỉ người xuất khẩu, nhập khẩu Số vận đơn (nếu là hàng nhập khẩu) / số định danh (nếu là hàng xuất khẩu) Địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến Địa điểm xếp hàng, dỡ hàng Tên phương tiện vận chuyển (tên tàu, chuyến bay,...) Số lượng hàng (số pallet, kiện, ….) Khối lượng hàng (đã đóng gói) Ngày hàng đến/ngày hàng đi Số giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu Số hóa đơn, ngày hóa đơn Tổng trị giá hóa đơn Đồng tiền thanh toán Phương thức thanh toán Điều kiện giao hàng Phí vận chuyển quốc tế, bảo hiểm quốc tế (nếu có) Các loại sắc thuế và số tiền thuế của cả lô hàng (thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế bảo vệ môi trường, …) Mã số hàng hóa (HS code) Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền Thuế suất và tiền thuế của từng mặt hàng Xuất xứ hàng hóa Để xuất khẩu, nhập khẩu một lô hàng, người xuất khẩu, nhập khẩu có trách nhiệm khai báo đầy đủ các tiêu chí trên tờ khai hải quan và gửi tờ khai hải quan cùng bộ hồ sơ hải quan đến cơ quan hải quan để làm thủ tục thông quan cho lô hàng. Hợp đồng thương mại quốc tế là hợp đồng được thỏa thuận giữa các thương nhân có trụ sở thương mại (địa điểm kinh doanh) nằm trên lãnh thổ của các quốc gia khác nhau để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ trong kinh doanh thương mại quốc tế. Hợp đồng thương mại quốc tế có nhiều điều khoản khác với hợp đồng thương mại nội địa thông thường được thể hiện qua một số đặc điểm sau: Luật điều chỉnh Các chủ thể trong hợp đồng có trụ sở thương mại ở các lãnh thổ khác nhau nên thuộc các hệ thống pháp luật khác nhau. Không có pháp luật của một quốc gia nào có giá trị áp dụng bắt buộc đối với các bên trong hợp đồng. Nguồn luật điều chỉnh của hợp đồng quốc tế là Điều ước quốc tế, tập quán thương mại quốc tế, luật quốc gia… tùy thuộc vào sự lựa chọn của các bên. Giá cả và phương thức thanh toán Tiền tệ dùng để thanh toán thường là nội tệ hoặc có thể là ngoại tệ đối với các bên. Tiền mặt không được sử dụng trực tiếp mà thay vào đó là các phương tiện thanh toán được sử dụng thay. Hiện nay, có ba phương thức thanh toán cơ bản và phổ biến trong hợp đồng thương mại quốc tế: Phương thức chuyển tiền Phương thức thanh toán nhờ thu Phương thức tín dụng chứng từ Trong Hợp đồng thương mại quốc tế, hàng hóa, dịch vụ được chuyên chở qua biên giới hai hay nhiều quốc gia. Để xuất hoặc nhập hàng hóa, dịch vụ cần phải thực hiện một số thủ tục hải quan do luật của mỗi quốc gia quy định. Vì vậy nội dung trong hợp đồng phải có điều kiện phân chia trách nhiệm của các bên về việc thực hiện các thủ tục trên, cũng như thủ tục quá cảnh qua nước thứ ba. Mối liên hệ mật thiết giữa một số loại hợp đồng thương mại quốc tế Hợp đồng thương mại quốc tế đặc biệt là mua bán hàng hóa quốc tế thường được đi kèm với các hợp đồng về vận tải, bảo hiểm hay vay tín dụng… để một thương vụ được thực hiện hiệu quả cần phải có sự thống nhất, đồng bộ trong việc một cách hệ thống các hợp đồng này với nhau. Quy định trường hợp bất khả kháng trong hợp đồng Trong quan hệ thương mại quốc tế có những rủi ro khiến cho chủ thể không có khả năng thực hiện nghĩa vụ như đảo chính; xung đột vũ trang; nhà nước cấp chuyển ngoại tệ ra khỏi biên giới... Vì vậy, việc đưa vào hợp đồng những quy định điều chỉnh sự ảnh hưởng của các sự kiện trên đối với việc phân chia trách nhiệm của các bên có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Giải quyết tranh chấp thỏa thuận trọng tài Việc đưa vào hợp đồng thương mại quốc tế điều kiện quy định thủ tục giải quyết tranh chấp có thể phát sinh giữa các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng (thỏa thuận trọng tài) rất quan trọng. Nếu thiếu điều kiện này, khi có tranh chấp xảy ra, việc giải quyết tranh chấp giữa các bên sẽ trở nên khó khăn, phức tạp hơn và nhiều lúc không thể giải quyết được. Hợp đồng thương mại quốc tế là tiền đề xác lập hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế diễn ra, do đó Hợp đồng thương mại quốc tế là một chứng từ vô cùng quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Hóa đơn thương mại có tên tiếng anh Commercial Invoice, thường được gọi tắt là Invoice, là chứng từ dùng để thanh toán giữa người mua và người bán. Đây là chứng từ quan trọng trong mua bán quốc tế, là cơ sở để tính phí bảo hiểm, thuế hải quan. Hóa đơn thương mại gồm các nội dung cơ bản sau: Tên, địa chỉ người xuất khẩu, nhập khẩu Số và ngày phát hành hóa đơn thương mại Cảng đi, cảng đến Phương tiện vận chuyển Điều kiện giao hàng (Incoterm) Phương thức thanh toán Đồng tiền thanh toán Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền Xuất xứ Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán phát hành để đòi tiền người mua, là cơ sở để tính thuế hải quan, do vậy đây là chứng từ quan trọng và bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Đóng gói hàng hóa tên tiếng anh là Packing list, là chứng từ thể hiện quy cách đóng gói hàng hóa của người xuất khẩu nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa mà có cách đóng gói khác nhau: đóng gói vào carton, pallet, thùng gỗ, can,... “Số lượng kiện hàng hóa” là tiêu chí bắt buộc phải khai trên tờ khai hải quan, do vậy chứng từ Đóng gói hàng hóa là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Phiếu đóng gói hàng hóa giúp người nhập khẩu kiểm tra số lượng hàng hóa và từng loại hàng trong từng kiện hàng được nhanh hơn, dễ kiểm tra hơn và cũng giúp cho khâu kiểm hóa hải quan được diễn ra thuận lợi hơn. Vận tải đơn (gọi tắt là vận đơn) là chứng từ vận tải do người vận chuyển hoặc thuyền trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu. Trên vận đơn, tùy loại đường biển, hàng không, đường bộ… có sự khác nhau, nhưng sẽ có những nội dung chính như: Tên người gửi hàng Tên người nhận hàng Thông tin phương tiện vận chuyển: tên tàu, số chuyến, biển số xe… Thông tin về hàng hóa Thông tin cước vận chuyển, và các phụ phí liên quan Ngày, địa điểm phát hành vận đơn, v.v... Vận đơn quan trọng trong bộ chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu vì nó được dùng trong các công việc sau: Làm bằng chứng xác nhận hàng đã được người bán gửi đi, và người mua xúc tiến những công việc cần thiết như đã thỏa thuận. Nói ngược lại, chưa có Bill nghĩa là chưa có hàng, nhiều việc khác phải đình lại chờ theo Bill. Làm chứng từ thanh toán, khi hàng đã lên tàu, trong trường hợp 2 bên mua bán thỏa thuận phải có vận đơn mới thanh toán hết, chẳng hạn như thanh toán L/C. Làm hồ sơ hải quan nhập khẩu: là chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ hải quan. Dùng làm chứng từ chuyển nhượng hàng hóa thông qua vận đơn gốc, thường áp dụng cho vận tải biển với loại vận đơn có thể chuyển nhượng. Dựa vào phương thức vận chuyển thì vận đơn được chia làm các loại sau: Vận tải biển: dùng “vận đơn đường biển” - Bill of Lading, cũng có thể dùng giấy gửi hàng đường biển - Seaway Bill. Vận tải hàng không: dùng “giấy gửi hàng hàng không” - Airway Bill Vận tải đường bộ: thường có “Giấy gửi hàng đường bộ” hoặc “vận đơn đường bộ” Vận tải đa phương thức: dùng vận đơn đa phương thức “Multimodal Bill of Lading” Với những vai trò trên, Vận đơn là chứng từ phổ biến và quan trọng trong vận tải và xuất nhập khẩu hàng hóa. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa tên tiếng anh là Certificate of Origin, viết tắt là C/O. C/O cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. C/O được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. C/O phải tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.. 1. Tầm quan trọng của chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa
2. Các loại giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa
2.1. Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc
2.2. Chứng từ xuất nhập khẩu không bắt buộc
3. Nội dung một số giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa
3.1. Tờ khai hải quan
3.2. Hợp đồng thương mại quốc tế (Sale Contract)
3.3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
3.4. Phiếu đóng gói hàng hóa
3.5. Vận tải đơn
3.6. Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)