Các loại giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa cần thiết

Việc thương mại hóa toàn cầu đã và đang thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng phát triển.

Vậy để xuất khẩu hay nhập khẩu một lô hàng thì cần những giấy tờ gì? Lấy chứng từ đó ở đâu, từ ai và sử dụng giấy tờ đó như thế nào? Bài viết này sẽ giúp các bạn giải đáp các câu hỏi trên.

1. Tầm quan trọng của chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

Như đã nói ở trên, bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm các loại giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng. Bộ chứng từ này là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh việc trao đổi mua bán hàng hóa quốc tế, là căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.

2. Các loại giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa

Tùy thuộc vào mặt hàng xuất nhập khẩu mà bộ chứng từ xuất nhập khẩu cũng khác nhau. Cụ thể có hai loại chứng từ: chứng từ bắt buộc và chứng từ không bắt buộc.

2.1. Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

Chứng từ bắt buộc là những giấy tờ xuất nhập khẩu mà bất kỳ lô hàng nào xuất nhập khẩu nào cũng phải có để làm thủ tục xuất nhập khẩu. Bao gồm:

Tờ khai hải quan xuất/nhập khẩu
Hợp đồng thương mại quốc tế
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)
Vận tải đơn (Bill of Lading)

2.2. Chứng từ xuất nhập khẩu không bắt buộc

Chứng từ không bắt buộc bao gồm các loại giấy tờ xuất nhập khẩu mà tùy thuộc vào mặt hàng xuất/nhập mà chúng có cần thiết hay không, bao gồm các giấy tờ sau:

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin - viết tắt là C/O)
Thư tín dụng (Letter of Credit - viết tắt là LC)
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
Các chứng từ khác: Giấy phép xuất khẩu, Giấy phép nhập khẩu và Giấy kiểm tra chuyên ngành.

3. Nội dung một số giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa

3.1. Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan có tên tiếng anh là Customs Declaration là văn bản mà ở đó, chủ hàng hóa (người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Khi một doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó thì khai tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện. Nếu không truyền tờ khai Hải quan thì mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều bị dừng lại.

Tờ khai hải quan gồm các nội dung cơ bản sau:

Số và ngày đăng ký tờ khai hải quan
Chi cục hải quan nơi đăng ký làm thủ tục hải quan
Loại hình tờ khai
Loại phương tiện vận tải (đường bộ, đường biển, đường không, đường sắt, …)
Mã phân loại kiểm tra tờ khai (luồng tờ khai: xanh, vàng, đỏ)
Mã số thuế, tên, địa chỉ người xuất khẩu, nhập khẩu
Số vận đơn (nếu là hàng nhập khẩu) / số định danh (nếu là hàng xuất khẩu)
Địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến
Địa điểm xếp hàng, dỡ hàng
Tên phương tiện vận chuyển (tên tàu, chuyến bay,...)
Số lượng hàng (số pallet, kiện, ….)
Khối lượng hàng (đã đóng gói)
Ngày hàng đến/ngày hàng đi
Số giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu
Số hóa đơn, ngày hóa đơn
Tổng trị giá hóa đơn
Đồng tiền thanh toán
Phương thức thanh toán
Điều kiện giao hàng
Phí vận chuyển quốc tế, bảo hiểm quốc tế (nếu có)
Các loại sắc thuế và số tiền thuế của cả lô hàng (thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế bảo vệ môi trường, …)
Mã số hàng hóa (HS code)
Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền
Thuế suất và tiền thuế của từng mặt hàng
Xuất xứ hàng hóa

Để xuất khẩu, nhập khẩu một lô hàng, người xuất khẩu, nhập khẩu có trách nhiệm khai báo đầy đủ các tiêu chí trên tờ khai hải quan và gửi tờ khai hải quan cùng bộ hồ sơ hải quan đến cơ quan hải quan để làm thủ tục thông quan cho lô hàng.

3.2. Hợp đồng thương mại quốc tế (Sale Contract)

Hợp đồng thương mại quốc tế là hợp đồng được thỏa thuận giữa các thương nhân có trụ sở thương mại (địa điểm kinh doanh) nằm trên lãnh thổ của các quốc gia khác nhau để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ trong kinh doanh thương mại quốc tế.

Hợp đồng thương mại quốc tế có nhiều điều khoản khác với hợp đồng thương mại nội địa thông thường được thể hiện qua một số đặc điểm sau:

Luật điều chỉnh

Các chủ thể trong hợp đồng có trụ sở thương mại ở các lãnh thổ khác nhau nên thuộc các hệ thống pháp luật khác nhau. Không có pháp luật của một quốc gia nào có giá trị áp dụng bắt buộc đối với các bên trong hợp đồng. Nguồn luật điều chỉnh của hợp đồng quốc tế là Điều ước quốc tế, tập quán thương mại quốc tế, luật quốc gia… tùy thuộc vào sự lựa chọn của các bên.

Giá cả và phương thức thanh toán

Tiền tệ dùng để thanh toán thường là nội tệ hoặc có thể là ngoại tệ đối với các bên. Tiền mặt không được sử dụng trực tiếp mà thay vào đó là các phương tiện thanh toán được sử dụng thay. Hiện nay, có ba phương thức thanh toán cơ bản và phổ biến trong hợp đồng thương mại quốc tế:

Phương thức chuyển tiền
Phương thức thanh toán nhờ thu
Phương thức tín dụng chứng từ

Trong Hợp đồng thương mại quốc tế, hàng hóa, dịch vụ được chuyên chở qua biên giới hai hay nhiều quốc gia. Để xuất hoặc nhập hàng hóa, dịch vụ cần phải thực hiện một số thủ tục hải quan do luật của mỗi quốc gia quy định. Vì vậy nội dung trong hợp đồng phải có điều kiện phân chia trách nhiệm của các bên về việc thực hiện các thủ tục trên, cũng như thủ tục quá cảnh qua nước thứ ba.

Mối liên hệ mật thiết giữa một số loại hợp đồng thương mại quốc tế

Hợp đồng thương mại quốc tế đặc biệt là mua bán hàng hóa quốc tế thường được đi kèm với các hợp đồng về vận tải, bảo hiểm hay vay tín dụng… để một thương vụ được thực hiện hiệu quả cần phải có sự thống nhất, đồng bộ trong việc một cách hệ thống các hợp đồng này với nhau.

Quy định trường hợp bất khả kháng trong hợp đồng

Trong quan hệ thương mại quốc tế có những rủi ro khiến cho chủ thể không có khả năng thực hiện nghĩa vụ như đảo chính; xung đột vũ trang; nhà nước cấp chuyển ngoại tệ ra khỏi biên giới... Vì vậy, việc đưa vào hợp đồng những quy định điều chỉnh sự ảnh hưởng của các sự kiện trên đối với việc phân chia trách nhiệm của các bên có ý nghĩa vô cùng quan trọng.

Giải quyết tranh chấp thỏa thuận trọng tài

Việc đưa vào hợp đồng thương mại quốc tế điều kiện quy định thủ tục giải quyết tranh chấp có thể phát sinh giữa các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng (thỏa thuận trọng tài) rất quan trọng. Nếu thiếu điều kiện này, khi có tranh chấp xảy ra, việc giải quyết tranh chấp giữa các bên sẽ trở nên khó khăn, phức tạp hơn và nhiều lúc không thể giải quyết được.

Hợp đồng thương mại quốc tế là tiền đề xác lập hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế diễn ra, do đó Hợp đồng thương mại quốc tế là một chứng từ vô cùng quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

3.3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại có tên tiếng anh Commercial Invoice, thường được gọi tắt là Invoice, là chứng từ dùng để thanh toán giữa người mua và người bán. Đây là chứng từ quan trọng trong mua bán quốc tế, là cơ sở để tính phí bảo hiểm, thuế hải quan.

Hóa đơn thương mại gồm các nội dung cơ bản sau:

Tên, địa chỉ người xuất khẩu, nhập khẩu
Số và ngày phát hành hóa đơn thương mại
Cảng đi, cảng đến
Phương tiện vận chuyển
Điều kiện giao hàng (Incoterm)
Phương thức thanh toán
Đồng tiền thanh toán
Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền
Xuất xứ

Hóa đơn thương mại là chứng từ do người bán phát hành để đòi tiền người mua, là cơ sở để tính thuế hải quan, do vậy đây là chứng từ quan trọng và bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

3.4. Phiếu đóng gói hàng hóa

Đóng gói hàng hóa tên tiếng anh là Packing list, là chứng từ thể hiện quy cách đóng gói hàng hóa của người xuất khẩu nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa mà có cách đóng gói khác nhau: đóng gói vào carton, pallet, thùng gỗ, can,...

“Số lượng kiện hàng hóa” là tiêu chí bắt buộc phải khai trên tờ khai hải quan, do vậy chứng từ Đóng gói hàng hóa là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Phiếu đóng gói hàng hóa giúp người nhập khẩu kiểm tra số lượng hàng hóa và từng loại hàng trong từng kiện hàng được nhanh hơn, dễ kiểm tra hơn và cũng giúp cho khâu kiểm hóa hải quan được diễn ra thuận lợi hơn.

3.5. Vận tải đơn

Vận tải đơn (gọi tắt là vận đơn) là chứng từ vận tải do người vận chuyển hoặc thuyền trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu.

Trên vận đơn, tùy loại đường biển, hàng không, đường bộ… có sự khác nhau, nhưng sẽ có những nội dung chính như:

Tên người gửi hàng
Tên người nhận hàng
Thông tin phương tiện vận chuyển: tên tàu, số chuyến, biển số xe…
Thông tin về hàng hóa
Thông tin cước vận chuyển, và các phụ phí liên quan
Ngày, địa điểm phát hành vận đơn, v.v...

Vận đơn quan trọng trong bộ chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu vì nó được dùng trong các công việc sau:

Làm bằng chứng xác nhận hàng đã được người bán gửi đi, và người mua xúc tiến những công việc cần thiết như đã thỏa thuận. Nói ngược lại, chưa có Bill nghĩa là chưa có hàng, nhiều việc khác phải đình lại chờ theo Bill.
Làm chứng từ thanh toán, khi hàng đã lên tàu, trong trường hợp 2 bên mua bán thỏa thuận phải có vận đơn mới thanh toán hết, chẳng hạn như thanh toán L/C.
Làm hồ sơ hải quan nhập khẩu: là chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ hải quan.
Dùng làm chứng từ chuyển nhượng hàng hóa thông qua vận đơn gốc, thường áp dụng cho vận tải biển với loại vận đơn có thể chuyển nhượng.

Dựa vào phương thức vận chuyển thì vận đơn được chia làm các loại sau:

Vận tải biển: dùng “vận đơn đường biển” - Bill of Lading, cũng có thể dùng giấy gửi hàng đường biển - Seaway Bill.
Vận tải hàng không: dùng “giấy gửi hàng hàng không” - Airway Bill
Vận tải đường bộ: thường có “Giấy gửi hàng đường bộ” hoặc “vận đơn đường bộ”
Vận tải đa phương thức: dùng vận đơn đa phương thức “Multimodal Bill of Lading”

Với những vai trò trên, Vận đơn là chứng từ phổ biến và quan trọng trong vận tải và xuất nhập khẩu hàng hóa.

3.6. Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa tên tiếng anh là Certificate of Origin, viết tắt là C/O. C/O cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. C/O được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. C/O phải tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ..

C/O tạo điều kiện thuận lợi cho hàng hóa khi nhập khẩu vào một quốc gia khác (nước nhập khẩu) về mặt thuế quan. Khi nhập khẩu, C/O hợp lệ sẽ giúp người nhập khẩu được hưởng ưu đãi về thuế nhập khẩu theo các thỏa thuận thương mại đã được ký kết giữa các quốc gia.

Với người xuất khẩu, thì việc xin C/O chỉ là theo quy định trong hợp đồng với người mua hàng nước ngoài.

Ngoài ra, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa có một số vai trò khác liên quan đến quản lý Nhà nước như: chính sách chống phá giá, trợ giá, thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch,...

Với các vai trò trên, C/O là chứng từ quan trọng nhưng không bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa.

3.7. Thư tín dụng

Thư tín dụng còn có tên gọi là L/C – viết tắt của từ Letter of Credit là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của bên mua, cam kết thanh toán cho bên bán khoảng tiền nhất định theo hợp đồng trong một thời gian quy định nếu người bán xuất trình được bộ chứng từ thanh toán theo quy định trong L/C.

Như vậy, thư tín dụng là một trong những phương thức thanh toán trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Do đó, nó không phải là chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

3.8. Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu

Bảo hiểm hàng hóa trong thương mại quốc tế là loại hình bảo hiểm theo đó bên bảo hiểm cam kết sẽ chịu trách nhiệm bồi thường những tổn thất của đối tượng bảo hiểm là hàng hoá trong quá trình vận chuyển quốc tế do một rủi ro đã được thoả thuận gây ra, đồng thời, bên được bảo hiểm có nghĩa vụ trả phí bảo hiểm cho bên bảo hiểm.

Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm.

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm:

Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm những điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm nhằm hợp thức hóa hợp đồng này. Đơn bảo hiểm gồm có: Các điều khoản chung có tính chất thường xuyên, trong đó người ta quy định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm; Các điều khoản riêng về đối tượng bảo hiểm (tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, tên phương tiện chở hàng,..) và việc tính toán phí bảo hiểm.
Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance certificate): là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo điều kiện hợp đồng. Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thỏa thuận.

Bảo hiểm có tác dụng:

Chứng nhận cho một lô hàng đã được bảo hiểm, góp phần giải quyết những rủi ro có thể xảy ra trong vận tải quốc tế
Giải quyết phần nào thiệt hại xả ra trong vận tải đường biển vì bảo hiểm là hình thức phân tán rủi ro theo nguyên lý cộng đồng.
Là chứng từ cần thiết để khiếu nại hãng bảo hiểm và nhận bồi thường bảo hiểm khi có tranh chấp, kiện tụng.

Cũng như Thư tín dụng, Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu là một điều khoản có hoặc không có trong hợp đồng thương mại quốc tế, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên. Mua hay không mua bảo hiểm cho lô hàng xuất nhập khẩu tùy thuộc vào nhu cầu của người mua hàng, không có sự cưỡng chế của pháp luật hay của một bên nào. Do vậy, chứng từ bảo hiểm là chứng từ không bắt buộc trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

3.9. Các chứng từ khác

Hàng hóa xuất nhập khẩu trên lãnh thổ Việt Nam được chia làm ba loại: Hàng hóa xuất/nhập khẩu thông thường, hàng hóa cấm xuất/nhập khẩu và hàng hóa xuất/nhập khẩu có điều kiện.

Hàng hóa xuất/nhập khẩu thông thường là những hàng hóa khi xuất/nhập khẩu ngoài những chứng từ bắt buộc trên thì không cần bổ sung thêm chứng từ gì khác
Hàng hóa cấm xuất/nhập khẩu là những hàng hóa không được phép xuất khẩu/nhập khẩu vào Việt Nam
Hàng hóa xuất/nhập khẩu có điều kiện là những hàng hóa có khả năng tiềm ẩn gây mất an toàn hoặc những hàng hóa mà Nhà nước hạn chế xuất khẩu ra khỏi Việt Nam (khoáng sản, kim loại, gỗ, …)

Với các loại hàng hóa có điều kiện khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu phải được sự cấp phép của Nhà nước, hoặc cơ quan chuyên ngành. Để thuận lợi cho việc quản lý, kiểm tra, giám sát và thúc đẩy việc hoạt động xuất nhập khẩu được diễn ra nhanh chóng, Nhà nước đã ban hành Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện thuộc quản lý của từng Bộ/Ngành liên quan.

Vậy trước khi xuất khẩu, nhập khẩu cần kiểm tra mặt hàng đó có thuộc Danh mục hàng hóa có điều kiện hay không. Nếu có, cần phải bổ sung chứng từ theo quy định của Nhà nước: giấy phép xuất khẩu, giấy phép nhập khẩu hoặc giấy kiểm tra chuyên ngành.

Giấy phép xuất khẩu là giấy xác nhận của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép xuất khẩu hàng hóa đó ra khỏi Việt Nam với số lượng nhất định và trong thời gian xuất khẩu cụ thể.
Giấy phép nhập khẩu là giấy xác nhận của Cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép nhập khẩu hàng hóa đó vào Việt Nam với số lượng nhất định và trong thời gian nhập khẩu cụ thể
Giấy kiểm tra chuyên ngành là giấy xác nhận kiểm tra chất lượng hàng hóa của Cơ quan chuyên ngành trước khi đưa hàng hóa đó xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào Việt Nam. Một số loại giấy kiểm tra chuyên ngành như: Giấy kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm, Giấy kiểm tra chất lượng nhà nước, Giấy kiểm dịch thực vật, Giấy kiểm dịch động vật, Giấy kiểm tra hiệu suất năng lượng tối thiểu, Giấy giám định chất lượng máy móc đã qua sử dụng, ….

Kết luận

Với những thông tin trên, công ty GOL hy vọng đang mang đến những kiến thức bổ ích về các loại giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa. Để hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa, GOL cung cấp:

Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc được tư vấn rõ hơn về quy trình xuất nhập khẩu cũng như các dịch vụ Logistic khác, quý khách vui lòng liên hệ qua hotline: 0909898588 để được hỗ trợ!