4 phần mềm khai báo hải quan điện tử miễn phí tốt [2026]

Trong thời đại công nghệ 4.0 và hội nhập, để giúp cho quá trình logistics trở nên đơn giản hơn, việc sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử đang trở thành xu hướng không chỉ tại Việt Nam mà trên toàn thế giới.

Đây là một trong những cách tiếp cận hiện đại giúp việc khai báo hàng hoá tại cửa khẩu trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết. Vì thế, bài viết dưới đây sẽ trình bày những lợi ích chi tiết cũng như các phần mềm khai báo hải quan điện tử phổ biến tại Việt Nam để bạn đọc cùng tìm hiểu với chúng tôi. 

1. Lợi ích của việc sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử

Việc sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân sử dụng, có thể kể đến những lợi ích như sau: 

• Tiết kiệm thời gian:

Trước đây, khi thực hiện các thủ tục khai báo, các doanh nghiệp thường phải di chuyển đến các cơ quan hải quan để nộp hồ sơ và chờ đợi xử lý. Việc này không chỉ tốn thời gian của doanh nghiệp mà còn làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, khi sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử, các doanh nghiệp chỉ mất vài phút để hoàn thành thủ tục trên phần mềm. 

Bên cạnh đó, vì các cơ quan hải quan cũng đã được trang bị những phần mềm và công nghệ tiên tiến nên quá trình xử lý hồ sơ hải quan được rút ngắn, giúp doanh nghiệp có thể tập trung và dành thời gian cho các hoạt động khác như: nghiên cứu, phát triển sản phẩm, tìm kiếm khách hàng mới, quản lý chất lượng sản phẩm,...

• Tăng tính chính xác:

Thời gian trước khi sử dụng các thủ tục khai báo thủ công, quá trình xảy ra khá nhiều lỗi thường do sơ suất, thiếu kinh nghiệm hoặc do những yêu cầu phức tạp trong quá trình khai báo. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như vi phạm pháp luật, làm mất thời gian, chi phí của doanh nghiệp.

Vậy nên phần mềm khai báo hải quan điện tử ra đời đã giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi cũng như giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện thông qua những công cụ đã tích hợp sẵn tính năng kiểm tra lỗi, cung cấp thông tin, kiểm tra tính hợp lệ, hỗ trợ đảm bảo người dùng khai báo đúng và chính xác. 

• Tăng tính minh bạch, giảm rủi ro

Các phần mềm khai báo hải quan điện tử cung cấp các tính năng như theo dõi trạng thái hồ sơ, giám sát quá trình xử lý hồ sơ của cơ quan hải quan giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tiến trình khai báo, biết được hồ sơ của mình đang đến bước nào, đã được chấp thuận hay từ chối. 

Ngoài ra, những tính năng này còn góp phần đảm bảo quá trình xử lý hồ sơ được thực hiện một cách minh bạch, công khai, giảm rủi ro trong các trường hợp có sự can thiệp của bên thứ hay trong việc chấp hành các quy định và pháp luật hải quan. 

• Giảm chi phí

Đầu tiên, việc sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử sẽ giúp doanh nghiệp không cần phải đến trực tiếp gặp cơ quan hải quan để giao hồ sơ, chờ xử lý. Mà thay vào đó, doanh nghiệp có thể khai báo hải quan điện tử từ văn phòng của mình và gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan, tiết kiệm được các chi phí, thời gian liên quan đến vấn đề di chuyển. 

Cùng với đó, khai báo hải quan điện tử còn góp phần tiết kiệm chi phí giấy tờ, in ấn so với trước đây vì đã giảm bớt các bước gửi tài liệu bản giấy đến cơ quan hải quan hay trong những trường hợp doanh nghiệp phải đối mặt với việc phải làm lại hồ sơ sau khi bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. 

• Tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

Sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bởi vì doanh nghiệp sẽ có thêm thời gian và tập trung năng lực vào hoạt động sản xuất kinh doanh chính. 

Bằng cách cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin chi tiết về lô hàng, doanh nghiệp có thể cải thiện được nghiệp vụ quản lý hàng hoá và nguồn lực một cách rõ rệt hơn so với trước đây, đồng thời hạn chế được các vấn đề liên quan đến rủi ro hàng hoá. 

Hơn nữa, nhờ vào phần mềm khai báo hải quan điện tử, thông tin được niêm yết trên thị trường sẽ có tính minh bạch cao, tạo được lòng tin cho khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh so với các đối thủ khác. 

2. Các phần mềm khai báo hải quan điện tử

Hiện nay, Việt Nam có một số phần mềm khai báo hải quan điện tử được sử dụng phổ biến có thể kể đến như: VNACCS/VCIS, CDS, VASSCM, ASW,... Sau đây, bài viết sẽ trình bày một số đặc điểm chính của từng loại phần mềm khai báo đã được chúng tôi đúc kết lại:

1. ECUS5 VNACCS

Hệ thống phần mềm ECUS5 VNACCS được xây dựng và thiết kế theo chuẩn mực của Hệ thống Hải quan điện tử hiện đại, đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan Việt Nam.

Chức năng của phần mềm ECUS5 VNACCS được mở rộng từ các thủ tục khai báo thông quan tờ khai đến thủ tục đăng ký danh mục miễn thuế; thủ tục áp dụng chung cả hàng mậu dịch và phi mậu dịch; thủ tục đơn giản đối với hàng hóa trị giá thấp; quản lý hàng hóa tạm nhập, tái xuất,....

Các tính năng nổi bật của ECUS5 VNACCS:

• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ hải quan theo Thông tư, Nghị định, chính sách nhà nước

• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ thông quan hàng hóa tự động e-Declaration

• Quản lý đăng ký danh mục hàng miễn thuế - TEA

• Quản lý đăng ký danh mục hàng tạm nhập, tái xuất – TIA

• Chức năng hỗ trợ kê khai báo cáo quyết toán hàng hóa xuất nhập khẩu

• Tích hợp hệ thống trình ký ECUSSign Pro: nâng cấp từ ECUSSign Basic, hỗ trợ trình ký trên hệ thống Data Center, đường truyền tốc độ cao, nhanh chóng thuận tiện cho doanh nghiệp. 

• Giải pháp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến ECUS Drive: lưu trữ dữ liệu trên Data Center, đảm bảo an toàn, bảo mật, dễ dàng khôi phục khi cần thiết.

• Tích hợp khai báo dịch vụ công trực tuyến: hỗ trợ đầy đủ các thủ tục nghiệp vụ như hủy tờ khai, khai báo bổ sung hồ sơ hải quan…giúp dễ dàng quản lý khai báo các thủ tục hồ sơ.

• Giải pháp dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến ECUS Drive: lưu trữ dữ liệu trên Data Center, đảm bảo an toàn, bảo mật, dễ dàng khôi phục khi cần thiết.

• Tích hợp khai báo dịch vụ công trực tuyến: hỗ trợ đầy đủ các thủ tục nghiệp vụ như hủy tờ khai, khai báo bổ sung hồ sơ hải quan…giúp dễ dàng quản lý khai báo các thủ tục hồ sơ.

1. CDS Live

CDS Live là phần mềm khai báo hải quan điện tử được nghiên cứu và xây dựng trên nền tảng công nghệ Microsoft Visual Basic 6. Đây là phiên bản trực tuyến của phần mềm khai báo hải quan CDS, được thiết kế theo chuẩn mực của Hệ Thống Hải quan điện tử hiện đại, đáp ứng đầy đủ cho khách hàng có nhu cầu sử dụng. Phần mềm CDS Live được cung cấp cho tất cả các doanh nghiệp thực hiện khai Hải Quan điện tử loại hình kinh doanh, sản xuất – xuất khẩu

Các tính năng nổi bật của CDS Live:

• Tối giản hóa công việc nghiệp vụ: Phần mềm CDS Live giúp doanh nghiệp và cá nhân sử dụng rút ngắn thời gian dành cho những công việc liên quan đến thủ tục bằng cách hợp nhất các thủ tục vào trong một phần mềm để giúp tối ưu hoá công việc khai báo hải quan.

• Tính phí trên số lượng tờ khai: Khác với các phần mềm khai báo khác, CDS Live không tính phí theo Mã số thuế hay số lượng máy tính mà sẽ tính phí trên số lượng tờ khai. Tính năng này sẽ phù hợp đối với các bên làm dịch vụ khai thuê. 

• Có tích hợp chứng năng EDI với đầu hải quan nước ngoài: Với chức năng EDI, khi thao tác trên phần mềm CDS Live, người dùng sẽ có thể có được dữ liệu thống nhất từ cả hai đầu nhập khẩu - xuất khẩu, từ đó giúp giảm sai sót, tốc độ khai báo nhanh chóng do không phải thực hiện nhập lại toàn bộ dữ liệu. Hiện nay, CDS Live đã có mạng lưới kết nối và nhận dữ liệu hàng nhập - xuất từ 26 nước khác nhau trên toàn cầu. 

• Có thể được sử dụng trên hàng nghìn máy tính khác nhau: Đối với phần mềm CDS Live, người dùng, đặc biệt là doanh nghiệp khi sử dụng sẽ không bị giới hạn số lượng máy tính. Chỉ cần một (01) tài khoản, CDS Live cũng hỗ trợ cho nhiều người dùng đăng nhập trên nhiều máy tính khác nhau, thuận tiện cho nhu cầu sử dụng của đại đa số doanh nghiệp. 

• Giá thành tiết kiệm:  CDS Live được xem là phần mềm khai báo hải quan điện tử có giá thành thấp, phù hợp với nguồn ngân sách của nhiều doanh nghiệp.

• Luôn cập nhật nhanh chóng các quy định và quy trình mới nhất, giúp khách hàng đạt được các tiêu chuẩn về hoạt động và quản lý để tiếp cận và khai thác đến các thị trường tiềm năng.

• Giao diện thân thiện với người sử dụng và các thao tác cài đặt phần mềm hoàn toàn gọn nhẹ chỉ trong 05 phút.

1. VASSCM

Tổng cục Hải quan đã xây dựng, phát triển Hệ thống quản lý hải quan tự động (gọi tắt là hệ thống VASSCM) thông qua đề án quản lý, giám sát hàng hóa tại cảng biển, cảng hàng không theo quy định của pháp luật. Hệ thống VASSCM đã được triển khai từ các cảng đến các kho, bãi đảm bảo sự gắn kết giữa các khâu nghiệp vụ trong việc giám sát vận chuyển hàng hóa.

Các tính năng nổi bật của VASSCM:

• Là sản phẩm duy nhất hiện tại có thể kết nối đủ cả 4 loại hàng: Container/ Kiện/ Rời/ Lỏng tới Hải quan giám sát.

• Kết nối dữ liệu trực tiếp từ các phần mềm Khai thác cảng do Gentech/ Intecom phát triển (GTOS/ CTOS/ STOS...)

• Cho phép kết nối dữ liệu với bất kỳ hệ thống phần mềm khai thác cảng, bao gồm cả sản phẩm trong nước lẫn nước ngoài (như CATOS, Tideworks, NGEN, NAVIS N4...)

• Đáp ứng đúng các tiêu chí theo thông tư 39/2018/TT-BTC Quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

• Sử dụng chữ ký số của tất cả các nhà cung cấp tại Việt Nam (Viettel CA, Bkav CA, VNPT-CA, CA2 - NACENCOMM, FPT CA, SAFE-CA, NEWTEL-CA, SmartSign-CA), chấp nhận sử dụng chữ ký số trên USB Token và trên HSM

1. ASW

ASW là phần mềm khai báo hải quan điện tử do Công ty TNHH ASW phát triển dùng để hỗ trợ doanh nghiệp và cơ quan Hải quan trong quá trình khai báo cũng như giám sát hàng hoá nhập khẩu - xuất khẩu.

Các tính năng nổi bật của ASW bao gồm: 

• Khai báo hải quan trực tuyến: ASW cho phép người dùng khai báo hải quan và thực hiện các thủ tục liên quan trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót trong quá trình khai báo.

• Tự động hóa quy trình khai báo hải quan: ASW sử dụng các thuật toán và công nghệ tự động hoá để giảm thiểu sự can thiệp của con người trong quá trình xử lý khai báo hải quan, tăng tốc độ xử lý hàng hoá.

• Quản lý hồ sơ khai báo hải quan: ASW hỗ trợ người dùng quản lý hồ sơ khai báo hải quan và giám sát tình trạng của chúng, giúp đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của thông tin khi khai báo hải quan.

• Tích hợp với các hệ thống quản lý kho, hệ thống vận chuyển, hệ thống thanh toán và hệ thống quản lý tài liệu nhằm mục đích tạo ra được một quy trình khai báo hải quan tự động hoàn chỉnh.

• Bảo mật và an toàn: ASW được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật và an toàn của thông tin khai báo hải quan, bao gồm các tính năng xác thực, mã hoá và giám sát hoạt động của người dùng. 

Kết luận

Như vậy, việc sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử là vô cùng quan trọng và tiện lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá. Trong số các phần mềm kể trên, chúng tôi khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng phần mềm CDS Live của GOL trong quy trình của mình để có thể trải nghiệm được những lợi ích vượt bậc cũng như những giá trị to lớn mà CDS Live sẽ mang lại.