Quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa cho doanh nghiệp

Theo định nghĩa trong Chương 2 của Công ước Kyoto: “Thủ tục hải quan là tất cả các hoạt động mà cơ quan hải quan và những người có liên quan phải thực hiện nhằm đảm bảo sự tuân thủ pháp luật hải quan.”

Theo Luật Hải quan 2014: “Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải.”

Do đó, thủ tục hải quan là thủ tục bắt buộc đối với hàng hóa, phương tiện vận tải nhập khẩu, xuất khẩu qua biên giới. 

Nói một cách đơn giản, thủ tục hải quan có thể được hiểu là các thủ tục cần thiết để nhập (vào) hoặc xuất (ra khỏi cửa khẩu) hàng hóa hoặc phương tiện vận tải.

Thủ tục này bắt buộc phải thực hiện khi xuất nhập khẩu hàng hóa, phương tiện vận tải ra khỏi biên giới.

Lưu ý: Việc thông quan chỉ áp dụng đối với hàng hóa, phương tiện vận tải, không áp dụng đối với người. 

2. Thực trạng của hoạt động thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam

Về thủ tục Hải quan, Việt Nam có quy định về thủ tục này trong Luật Hải quan 2014 và các văn bản pháp luật khác. Ở Việt Nam, thủ tục xuất nhập cảnh của người dân do bộ đội biên phòng hoặc cơ quan có thẩm quyền về an ninh tại cửa khẩu giải quyết. 

Việc thông quan hàng hóa xuất khẩu có thể được thực hiện tại chi cục hải quan cửa khẩu (cảng biển quốc tế, cảng hàng không quốc tế…) hoặc chi cục hải quan ngoài cửa khẩu (cảng nội địa).  

3. Quy định liên quan đến thủ tục hải quan xuất khẩu

Các bước thực hiện thủ tục hải quan xuất khẩu tại Việt Nam theo quy định của pháp luật hiện hành

• Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng, chính sách thuế

Là một chủ hàng (nhà xuất khẩu), bước này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định một mặt hàng có được xuất khẩu hay không. Điều quan trọng là phải kiểm tra xem chính sách của chính phủ khuyến khích, hạn chế hay cấm xuất khẩu.

• Trường hợp 1: Rất tiếc nếu mặt hàng của bạn nằm trong danh sách cấm xuất khẩu. Xuất khẩu nó là trái pháp luật.

• Trường hợp 2: Trong trường hợp hạn chế, hạn ngạch xuất khẩu hoặc giấy phép, thủ tục này cần được xem xét trước khi ký hợp đồng xuất khẩu.

Ngoài ra, việc tìm hiểu về chính sách thuế xuất khẩu cũng rất quan trọng. Nước ta là nước xuất khẩu mạnh và có chính sách riêng về nguyên liệu. Đặc biệt đối với hàng xuất khẩu, có ít mặt hàng chịu thuế hơn đáng kể so với hàng nhập khẩu. 

• Bước 2: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết

Khi làm thủ tục hải quan, bạn cần chuẩn bị một số từ cơ bản như:

• Hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại (hóa đơn thương mại), danh sách đóng gói (packing list), hóa đơn hạ cánh

• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), xác nhận đặt hàng

• Cấp phiếu dỡ hàng xác nhận container đã được dỡ hàng tại cảng: Lấy số container và số seal (chì).

Tùy theo mặt hàng xuất khẩu và yêu cầu của hải quan, công ty sẽ chuẩn bị các giấy tờ cần thiết khác.

• Bước 3: Nộp tờ khai hải quan

Bạn có thể sử dụng thông tin, dữ liệu trong bộ chứng từ để truy cập vào phần mềm khai báo hải quan điện tử để lấy dữ liệu và nhập tờ khai hải quan. Bước này yêu cầu bạn cung cấp thông tin cẩn thận và chính xác để quá trình diễn ra thuận lợi hơn. Song song với bước này, có thể tiến hành kiểm tra chuyên ngành theo yêu cầu của cơ quan chức năng.

• Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu tại chi cục hải quan

Dựa trên kết quả hậu cần, quy trình cụ thể sẽ được thực hiện như sau:  

Trường hợp 1: Tờ khai màu xanh lá cây

Đây là kết quả mà mọi doanh nghiệp đều mong muốn. Luồng xanh thể hiện doanh nghiệp được miễn kiểm tra chi tiết từng chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa. 

Bạn sẽ cần đến một thanh tra hải quan để nộp các tài liệu như: Hạ hàng; bảng mã vạch (in từ website của Tổng cục Hải quan); kiểm tra các điều kiện liên quan và chuyển cho hãng tàu.

Trường hợp 2: Tờ khai có màu vàng

Việc khai báo vàng trong xuất khẩu là điều phổ biến. Đối với tờ khai luồng vàng, công chức hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ đính kèm trong hệ thống tờ khai hải quan VNACCS và các chứng từ gốc khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, Giấy phép nhập khẩu, Giấy kiểm dịch, Hồ sơ công bố,… mà không cần kiểm tra thực tế hàng hóa của khách hàng. 

Lập bộ hồ sơ giấy theo hướng dẫn tại Thông tư 38 (được sửa đổi bởi Thông tư 39) và nộp cho Chi cục Hải quan để công chức hải quan rà soát. Hồ sơ theo Thông tư 38 bao gồm: Tờ khai hải quan xuất khẩu, hóa đơn thương mại; Giấy phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền;…

Trường hợp 3: Khai báo luồng đỏ

Đây là kết quả không mong muốn đối với nhà xuất khẩu trong quá trình làm thủ tục hải quan. Dựa vào kết quả này, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ, đồng thời xác nhận thông tin chi tiết của hàng hóa.

Có 3 cấp độ kiểm tra thực tế (theo Thông tư 112/2005/TT-BTC), bao gồm:

• Kiểm tra toàn bộ lô hàng 

• Kiểm tra thực tế 10%  lô hàng 

• Kiểm tra thực tế 5% lô hàng.

Mục đích của việc kiểm tra là để xác định xem hàng hóa có thực sự phù hợp với những gì được khai báo trên hồ sơ hay không. Nếu vậy, bước này được coi là hoàn thành. Nếu không, tờ khai có thể phải sửa (lỗi nhẹ), có thể bị xử phạt hành chính (lỗi nặng), không được xuất khẩu (lỗi nặng).

• Bước 5: Thủ tục hải quan và khai báo

Sau khi hoàn thành tờ khai sau khi kiểm tra hải quan, tờ khai và bảng mã vạch cuối cùng được trả lại cho công ty vận chuyển và khi hàng hóa lên tàu, việc xuất khẩu thực tế được xác nhận dưới sự giám sát của hải quan. 

4. Những lỗi thường gặp làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Khi sử dụng phần mềm để tạo tờ khai hải quan hoặc làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, một số thông tin có thể bị thay đổi và một số thông tin đã khai hợp lệ thì không thể thay đổi được.

Nếu sai, bạn có thể mất nhiều thời gian để sửa và hoàn thành, có thể bị phạt, thậm chí phải khai tờ khai hải quan mới tại cơ quan hải quan xuất nhập khẩu. Nếu tờ khai thuế của bạn đã được nộp, sẽ mất nhiều thời gian hơn để thay đổi số tiền thuế phải nộp của bạn.

Thông tin bộ chứng từ không chính xác

Lỗi thông tin trên bộ chứng từ hay giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa là lỗi thường gặp khi thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu nhưng có thể dẫn đến những hậu quả khó lường. Có những sai sót có thể khiến chủ hàng tốn rất nhiều tiền bạc, thời gian và công sức chỉ vì khai sai, nhầm lẫn địa điểm giao hàng, tàu chở hàng và số container.

Kết quả là, bạn phải đảm bảo rằng toàn bộ thông tin trên bộ chứng từ là chính xác (về lô hàng, phương thức giao hàng và các chi tiết khác). Nếu phát hiện có những sai sót, cần kịp thời sửa lại hoặc báo cho người có thẩm quyền để sửa chữa kịp thời. Một số ví dụ về lỗi thông tin của bộ chứng từ dẫn tới không khớp thường bao gồm: lỗi sai chính tả, sai số lượng mặt hàng hoặc trọng lượng hàng hóa,...

Lỗi C/O thường gặp

Giá trị trên C/O (chính là trị giá FOB) tính bằng USD, nhưng trong một số trường hợp, các giá trị khác (EXW, CFR, CIF, …) theo giá trị tại hợp đồng và hóa đơn, mặt hàng có các chi tiết nhưng C/O không đầy đủ, thiếu sự chi tiết. 

Hưởng ưu đãi đặc biệt về C/O là một trong những quyền mà doanh nghiệp được thực hiện nhằm hưởng lợi từ thuế suất ưu đãi. Tuy nhiên, nếu xảy ra sai sót và C/O bị từ chối, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức thuế suất không ưu đãi. Trong nhiều trường hợp, giá trị FOB được thể hiện trên C/O không khớp với các trị giá khác trên hóa đơn hay hợp đồng, chẳng hạn như EXW, CNF, CIF, v.v.

Nếu C / O là do bên thứ ba cấp, số hóa đơn phải chính là số hóa đơn của người bán, không phải của người gửi hàng, được đánh dấu vào ô Third Party Invoicing”. Nếu có bất kỳ sai sót nào như đã nêu trên, C/O sẽ bị cơ quan hải quan từ chối.

Sử dụng sai mã sản phẩm (mã HS)

Do thiếu hiểu biết về tuân thủ quy định hoặc lỗi ứng dụng. Các loại thuế hải quan có thể mô tả giống nhau ở những nơi khác nhau với mức thuế suất khác nhau, giảm bớt người khai hải quan.

Tuy nhiên, mỗi mặt hàng chỉ có một hệ thống mã số thống nhất (mã HS) nên việc kiểm tra ở đây là xác định đúng mã số của mặt hàng đó. Chủ hàng muốn áp mã HS với thuế suất thấp nhất nhưng cơ quan hải quan lại làm ngược lại. Người khai hải quan cần có kiến ​​thức chuyên môn để chứng minh cho việc khai báo khi sử dụng mã HS với mức thuế suất cao nhất.

Do mô tả của các mục trong bảng Thuế rất giống nhau nên rất có thể khi tra cứu HS sẽ không nhận ra chính xác. Trường hợp sử dụng mã số HS khác nhau là từng loại hàng hóa đặc thù, có mức thuế suất và mức độ ưu tiên khác nhau. Các ứng viên thường làm như vậy trong những tình huống này, vì khái niệm áp dụng số hóa hàng hóa có thể không xóa được.

Do mỗi sản phẩm chỉ có một mã số HS nên người khai phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc cấp HS. Vì vậy, người nộp đơn nên cẩn thận quyết định cách sử dụng mã HS. Nếu chưa rõ, doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan hải quan cung cấp mã HS của mặt hàng trước khi thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. 

Lời kết 

Nhìn chung, GOL đã làm rõ thủ tục hải quan liên quan đến xuất khẩu hàng hóa và thông quan hàng hóa được thực hiện thông qua một loạt các thủ tục, bao gồm nhận và xác nhận tài liệu, đơn xin phép, tờ khai và đăng ký kiểm tra. Khi thực hiện các thủ tục thông quan liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, nhập khẩu hàng hóa cần phải là người nắm rõ và nắm rõ các nghiệp vụ này.