Quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa [2023]

Theo định nghĩa trong Chương 2 của Công ước Kyoto: “Thủ tục hải quan là tất cả các hoạt động mà cơ quan hải quan và những người có liên quan phải thực hiện nhằm đảm bảo sự tuân thủ pháp luật hải quan.”

Theo Luật Hải quan 2014: “Thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải.”

Do đó, thủ tục hải quan là thủ tục bắt buộc đối với hàng hóa, phương tiện vận tải nhập khẩu, xuất khẩu qua biên giới. 

Nói một cách đơn giản, thủ tục hải quan có thể được hiểu là các thủ tục cần thiết để nhập (vào) hoặc xuất (ra khỏi cửa khẩu) hàng hóa hoặc phương tiện vận tải.

Thủ tục này bắt buộc phải thực hiện khi xuất nhập khẩu hàng hóa, phương tiện vận tải ra khỏi biên giới.

Lưu ý: Việc thông quan chỉ áp dụng đối với hàng hóa, phương tiện vận tải, không áp dụng đối với người. 

2. Thực trạng của hoạt động thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa tại Việt Nam

Về thủ tục Hải quan, Việt Nam có quy định về thủ tục này trong Luật Hải quan 2014 và các văn bản pháp luật khác. Ở Việt Nam, thủ tục xuất nhập cảnh của người dân do bộ đội biên phòng hoặc cơ quan có thẩm quyền về an ninh tại cửa khẩu giải quyết. 

Việc thông quan hàng hóa xuất khẩu có thể được thực hiện tại chi cục hải quan cửa khẩu (cảng biển quốc tế, cảng hàng không quốc tế…) hoặc chi cục hải quan ngoài cửa khẩu (cảng nội địa).  

3. Quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa

Trong bối cảnh diễn biến của chuỗi cung ứng toàn cầu và biến đổi thương mại quốc tế, Việt Nam đã nắm bắt cơ hội để trở thành một trung tâm sản xuất quan trọng, không chỉ trong khu vực mà còn trên phạm vi toàn cầu. Với cơ sở hạ tầng ngày càng hiện đại, lao động trẻ và có kỹ năng, cùng với cam kết của chính phủ trong việc thúc đẩy hội nhập toàn cầu, Việt Nam đang đẩy mạnh sự phát triển của các ngành công nghiệp quan trọng như sản xuất điện tử, dệt may và nông nghiệp.

Xem lại chính sách mặt hàng và chính sách thuế

Việc xem lại chính sách mặt hàng và chính sách thuế trước khi thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa cần được hoàn thành sớm, thậm chí có thể trước khi thực hiện đàm phán hợp đồng xuất khẩu. Quan trọng là phải xác định xem chính sách của chính phủ có khuyến khích, hạn chế hoặc cấm xuất khẩu mặt hàng đó hay không.

Trước khi ký hợp đồng xuất khẩu, cần phải nghiên cứu về các hạn chế, hạn ngạch xuất khẩu hoặc giấy phép. Tất nhiên, không thể thông quan xuất khẩu nếu thiếu giấy phép hoặc hạn ngạch.

Ngoài ra, với vai trò là chủ hàng xuất khẩu, bạn cần xác định xem mặt hàng có phải chịu thuế xuất khẩu không. Số lượng mặt hàng chịu thuế ít hơn nhiều so với mặt hàng nhập khẩu theo chính sách khuyến khích xuất khẩu. Một số mặt hàng như khoáng sản (than, đá, quặng, kim loại quý), lâm sản và các sản phẩm từ gỗ vẫn chịu thuế xuất khẩu.

Khi tiến hành đàm phán và ký kết các hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài, cần phải hiểu rõ các chính sách liên quan để thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa. Điều này giúp tiếp tục bước tiếp theo trong quá trình thông quan hàng hóa xuất khẩu khi đã nắm rõ chính sách liên quan.

Chuẩn bị chứng từ

Để thực hiện kinh doanh với các đối tác nước ngoài, bạn cần bắt đầu bằng việc đàm phán và sau đó ký kết các hiệp định thương mại nước ngoài với họ. Đối với hàng hóa thông thường, hồ sơ yêu cầu thường không bao gồm kiểm tra chuyên ngành và khá đơn giản trong hầu hết các trường hợp. Hầu hết các tài liệu cần gửi cho người mua ở nước ngoài đều là bắt buộc.

Để khai báo hải quan và thực hiện thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Phiếu đóng gói (Packing List)

• Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note): để lấy thông tin về tên tàu, số chuyến, cảng xuất

• Phiếu xác nhận container đã hạ bãi cảng: để lấy thông tin về số container, số seal (chì)

• Cần chuẩn bị các chứng từ riêng theo quy định hiện hành đối với các mặt hàng đặc thù cần kiểm tra chuyên ngành.

Khai tờ khai hải quan

Đối với hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu vào nước ta, tờ khai hải quan là tài liệu mà chủ hàng sử dụng để khai báo hàng hóa với cơ quan kiểm soát. Dựa trên thông tin có trong các chứng từ đã nêu, bạn nhập thông tin cần thiết vào phần mềm kê khai hải quan điện tử, đồng thời tạo ra tờ khai hải quan.

Các doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần thực hiện một số bước bổ sung. Bạn có thể sử dụng chữ ký số mà bạn đã dùng cho việc kê khai thuế, bảo hiểm xã hội; tuy nhiên, trước tiên phải đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục Hải quan (hệ thống VNACCS).

Làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa

Phần khai báo sẽ được phân loại theo thông tin bạn đã cung cấp. Tốc độ xử lý và vận chuyển lô hàng của bạn sẽ phụ thuộc vào luồng hàng được áp dụng. Hiện nay có ba luồng chính như sau:

• Tờ khai luồng xanh: Trong trường hợp này, sản phẩm sẽ được thông quan theo chương trình đã được xác định trước, giúp giảm thời gian xử lý và cho phép vận chuyển lô hàng nhanh chóng hơn.

• Tờ khai luồng vàng: Các tài liệu liên quan đến lô hàng sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra, nhưng không bao gồm sản phẩm thực tế. Sau khi hồ sơ được phê duyệt, lô hàng mới hoàn thành thủ tục ở bước 4.

• Tờ khai luồng đỏ: Yêu cầu nhiều thời gian và công sức nhất từ cả hai phía. Hồ sơ chi tiết và lô hàng sẽ được kiểm tra thực tế trong luồng này. Nếu sau khi kiểm tra không phát hiện vấn đề gì, cơ quan hải quan sẽ duyệt hồ sơ và chuyển sang bước 4.

Tờ khai luồng xanh

Sau khi phần mềm đã xử lý các trường hợp đơn giản, bạn chỉ cần đến cơ quan hải quan giám sát để nộp các chứng từ như sau:

• Phiếu hạ hàng

• Tờ tờ khai có mã vạch (in từ trang web của Tổng cục Hải quan)

Phí hạ tầng (chỉ áp dụng tại cảng Hải Phòng).

• Hải quan sẽ ký và, trong một số trường hợp, đóng dấu nội bộ vào mặt sau của tờ khai, sau đó bạn có thể nộp cho công ty vận chuyển.

Tờ khai luồng vàng

Bạn cần chuẩn bị hồ sơ giấy theo quy định tại Thông tư 38 (đã được sửa đổi bởi Thông tư 39) và mang đến chi cục hải quan để được công chức kiểm tra. Một số ngành hải quan gần đây đã chuyển trọng tâm sang tạo thuận lợi cho kinh doanh. Trước đây, việc nộp giấy tờ yêu cầu bản chụp (sao y); tuy nhiên, hiện nay khi chuyển tờ khai có thể đính kèm file scan vào phần mềm thay cho bản giấy.

Tuy vậy, ngoài những tài liệu quan trọng như giấy phép...vẫn cần phải nộp bản gốc. Do việc này chưa được chuẩn hóa trên toàn quốc, bạn cần liên hệ trước với chi cục hải quan nơi bạn định mở tờ khai để được hỗ trợ và tuân theo hướng dẫn của họ.

Tờ khai luồng đỏ

Khi được xếp vào loại này, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa sau khi xác minh tính hợp lệ của chứng từ. Họ có thể sử dụng máy soi chuyên dụng hoặc mở thùng hàng để kiểm tra thủ công.

Mục tiêu của việc kiểm tra là xác định xem hàng hóa thực tế có khớp với thông tin trong hồ sơ không. Nếu thông tin khớp nhau, bước này sẽ được coi là hoàn tất. Trong trường hợp không khớp, có thể cần sửa đổi tờ khai (nếu là lỗi nhỏ), có thể bị xử phạt hành chính (nếu là lỗi lớn), hoặc thậm chí không được phép xuất hàng (nếu lỗi quá nặng).

Thông quan & thanh lý tờ khai

Sau khi hoàn tất 4 bước trên và tờ khai của bạn đã được thông quan, bạn chỉ cần gửi lại tờ khai và mã vạch cho hải quan giám sát để thực hiện thủ tục xác thực. Khi tờ khai đã qua thông quan và giám sát hải quan, bạn phải nộp lại cho hãng tàu để họ tiến hành thủ tục xác nhận thực xuất hàng với hải quan giám sát khi hàng đã lên tàu.

Với việc hoàn thành 5 quy trình chính như vậy, bạn đã hoàn thành thủ tục hải quan xuất khẩu sản phẩm cụ thể và thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa nói chung. Để đảm bảo quá trình diễn ra liền mạch, bạn cũng cần chú ý đến các quy định của pháp luật liên quan đến thủ tục xuất khẩu.

4. Các bước làm thủ tục thông quan nhập khẩu hàng hóa

Xác định loại mặt hàng sẽ nhập

Trước khi đưa hàng hóa vào Việt Nam, việc quan trọng đầu tiên là xác định liệu chúng có nằm trong danh mục hàng hóa được phép nhập khẩu ở Việt Nam không và liệu chúng có bị cấm hay không. 

Các loại hàng hóa thông thường được phép nhập khẩu, những loại hàng cấm, hàng hóa đòi hỏi giấy phép nhập khẩu, hàng hóa cần tuân thủ đủ tiêu chuẩn, cũng như hàng hóa cần được kiểm tra bởi các chuyên gia đều là ví dụ minh chứng cho các loại hàng hóa khác nhau.

Giao kết hợp đồng mua bán ngoại thương (Hợp đồng mua bán)

Đây là một thỏa thuận giữa người bán và người mua. Trong hợp đồng cần được ghi đầy đủ thông tin như tên hàng hóa, số lượng, trọng lượng, giá cả, và các điều kiện khác. Hợp đồng cũng đề cập đến các hạn chế liên quan đến chứng từ và cách thức thanh toán. Khi thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu, hợp đồng trở thành một văn bản vô cùng quan trọng.

Kiểm tra hồ sơ, chứng từ liên quan đến hàng hóa

Để thực hiện khai báo hải quan một cách nhanh chóng, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau: Hợp đồng thương mại, ba bản Vận đơn (Bill of Lading) chính, ba bản Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), ba bản Bảng kê hàng hóa (Packing List), và Giấy chứng nhận xuất xứ.

Thường thì, người bán sẽ gửi các tài liệu này đến người mua. Quá trình gửi có thể mất một khoảng thời gian. Để tránh tốn thời gian cho việc hoàn thành thủ tục, bạn nên kiểm tra kỹ thông tin trong các tài liệu này.

Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Khi nhập khẩu các mặt hàng đòi hỏi kiểm tra chuyên ngành, cần tuân theo các quy trình kiểm tra được quy định bởi pháp luật.

Hoàn thành tờ khai hải quan

Khi người vận chuyển thông báo hàng đã đến, bạn cần khai báo hàng hóa với hải quan. Bản sao của thông báo này phải có chữ ký số và được khai báo ngay qua phần mềm của Tổng cục Hải quan. Tất cả thông tin cần thiết phải được nhập đầy đủ vào đơn đăng ký. Nếu quá trình khai báo diễn ra chính xác, thì sẽ tiến sang giai đoạn tiếp theo.

Nhận lệnh giao hàng

Đây là một loại giấy tờ được cung cấp bởi hãng tàu hoặc công ty vận chuyển để giữ hàng hóa tại cảng hoặc nhà kho cho việc giao nhận. Để có được tài liệu này, bạn chỉ cần đến với đơn vị vận chuyển và chuẩn bị các giấy tờ sau: 1 bản sao Chứng minh nhân dân, 1 bản sao của vận đơn cùng với vận đơn gốc có đóng dấu và thanh toán phí.

Khi hàng hóa đã được đóng đầy vào container, bạn cần xác định xem có thời gian để lưu trữ chúng tại cảng hay không trước khi xem xét việc gia hạn.

Chuẩn bị thủ tục hải quan

Sau khi gửi tờ khai hải quan, tờ khai sẽ được xử lý theo các luồng tương tự như trong trường hợp xuất khẩu, được phân thành luồng xanh, vàng và đỏ. Khi khai báo hàng hóa qua kênh xanh, vàng hoặc đỏ, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ và tuân thủ quy trình để hải quan tiến hành kiểm tra hàng hóa. Nếu tất cả thông tin được cung cấp đầy đủ và chính xác, hàng hóa sẽ được cấp phép như bạn đã mô tả.

Nộp thuế và làm thủ tục nhập khẩu

Khi bạn đã thanh toán đầy đủ các loại thuế bắt buộc, sản phẩm của bạn sẽ được thông quan nhập khẩu.

Hoàn tất thủ tục chuyển đơn hàng và nhập hàng vào kho

Mang theo Lệnh giao hàng D/O cùng với thư giới thiệu từ người gửi, phiếu đặt cọc từ hãng tàu, mã vạch trên tờ khai hải quan đã ký tên và được đóng dấu sau khi chuẩn bị phương tiện vận chuyển và nhập kho. Tiếp theo, bên hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa và nếu cần, thực hiện thủ tục nộp phí. Sau khi hoàn thành các thủ tục, hàng hóa sẽ được chuyển đến địa chỉ của bạn.

Thủ tục thông quan mất bao lâu

Thời hạn thực hiện thủ tục hải quan được quy định tại Mục 5 Công văn 19046/BTC-TCHQ, điều chỉnh việc thực thi Luật Hải quan năm 2014 do Bộ Tài chính ban hành như sau: Thời gian rà soát hồ sơ hải quan không vượt quá 02 giờ làm việc, tính từ thời điểm cơ quan Hải quan nhận đủ hồ sơ hải quan. 

Thời gian kiểm soát hàng hóa không vượt quá 08 giờ làm việc, kể từ khi người khai hải quan bàn giao hàng hóa cho cơ quan Dịch vụ Hải quan. Trong trường hợp hàng hóa đòi hỏi kiểm tra đặc biệt về chất lượng, sức khỏe, văn hóa, kiểm dịch động thực vật và an toàn thực phẩm theo quy định của pháp luật, thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa được tính từ sau khi hoàn thành kết quả khám chuyên khoa, theo quy định.

Đối với lô hàng có số lượng lớn, nhiều chủng loại, kiểm soát phức tạp, Thủ trưởng Hải quan nơi làm thủ tục hải quan quyết định  gia hạn thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa, thời gian gia hạn tối đa không quá 02 ngày.

5. Những lỗi thường gặp làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa

Khi sử dụng phần mềm để tạo tờ khai hải quan hoặc làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa, một số thông tin có thể bị thay đổi và một số thông tin đã khai hợp lệ thì không thể thay đổi được.

Nếu sai, bạn có thể mất nhiều thời gian để sửa và hoàn thành, có thể bị phạt, thậm chí phải khai tờ khai hải quan mới tại cơ quan hải quan xuất nhập khẩu. Nếu tờ khai thuế của bạn đã được nộp, sẽ mất nhiều thời gian hơn để thay đổi số tiền thuế phải nộp của bạn.

Thông tin bộ chứng từ không chính xác

Lỗi thông tin trên bộ chứng từ hay giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa là lỗi thường gặp khi thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu nhưng có thể dẫn đến những hậu quả khó lường. Có những sai sót có thể khiến chủ hàng tốn rất nhiều tiền bạc, thời gian và công sức chỉ vì khai sai, nhầm lẫn địa điểm giao hàng, tàu chở hàng và số container.

Kết quả là, bạn phải đảm bảo rằng toàn bộ thông tin trên bộ chứng từ là chính xác (về lô hàng, phương thức giao hàng và các chi tiết khác). Nếu phát hiện có những sai sót, cần kịp thời sửa lại hoặc báo cho người có thẩm quyền để sửa chữa kịp thời. Một số ví dụ về lỗi thông tin của bộ chứng từ dẫn tới không khớp thường bao gồm: lỗi sai chính tả, sai số lượng mặt hàng hoặc trọng lượng hàng hóa,...

Lỗi C/O thường gặp

Giá trị trên C/O (chính là trị giá FOB) tính bằng USD, nhưng trong một số trường hợp, các giá trị khác (EXW, CFR, CIF, …) theo giá trị tại hợp đồng và hóa đơn, mặt hàng có các chi tiết nhưng C/O không đầy đủ, thiếu sự chi tiết. 

Hưởng ưu đãi đặc biệt về C/O là một trong những quyền mà doanh nghiệp được thực hiện nhằm hưởng lợi từ thuế suất ưu đãi. Tuy nhiên, nếu xảy ra sai sót và C/O bị từ chối, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức thuế suất không ưu đãi. Trong nhiều trường hợp, giá trị FOB được thể hiện trên C/O không khớp với các trị giá khác trên hóa đơn hay hợp đồng, chẳng hạn như EXW, CNF, CIF, v.v.

Nếu C / O là do bên thứ ba cấp, số hóa đơn phải chính là số hóa đơn của người bán, không phải của người gửi hàng, được đánh dấu vào ô Third Party Invoicing”. Nếu có bất kỳ sai sót nào như đã nêu trên, C/O sẽ bị cơ quan hải quan từ chối.

Sử dụng sai mã sản phẩm (mã HS)

Do thiếu hiểu biết về tuân thủ quy định hoặc lỗi ứng dụng. Các loại thuế hải quan có thể mô tả giống nhau ở những nơi khác nhau với mức thuế suất khác nhau, giảm bớt người khai hải quan.

Tuy nhiên, mỗi mặt hàng chỉ có một hệ thống mã số thống nhất (mã HS) nên việc kiểm tra ở đây là xác định đúng mã số của mặt hàng đó. Chủ hàng muốn áp mã HS với thuế suất thấp nhất nhưng cơ quan hải quan lại làm ngược lại. Người khai hải quan cần có kiến ​​thức chuyên môn để chứng minh cho việc khai báo khi sử dụng mã HS với mức thuế suất cao nhất.

Do mô tả của các mục trong bảng Thuế rất giống nhau nên rất có thể khi tra cứu HS sẽ không nhận ra chính xác. Trường hợp sử dụng mã số HS khác nhau là từng loại hàng hóa đặc thù, có mức thuế suất và mức độ ưu tiên khác nhau. Các ứng viên thường làm như vậy trong những tình huống này, vì khái niệm áp dụng số hóa hàng hóa có thể không xóa được.

Do mỗi sản phẩm chỉ có một mã số HS nên người khai phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc cấp HS. Vì vậy, người nộp đơn nên cẩn thận quyết định cách sử dụng mã HS. Nếu chưa rõ, doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan hải quan cung cấp mã HS của mặt hàng trước khi thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu. 

Lời kết 

Nhìn chung, GOL đã làm rõ thủ tục hải quan liên quan đến xuất khẩu hàng hóa và thông quan hàng hóa được thực hiện thông qua một loạt các thủ tục, bao gồm nhận và xác nhận tài liệu, đơn xin phép, tờ khai và đăng ký kiểm tra. Khi thực hiện các thủ tục thông quan liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, nhập khẩu hàng hóa cần phải là người nắm rõ và nắm rõ các nghiệp vụ này.