Kho trung chuyển là gì? Xuất nhập kho trung chuyển là gì?

Những người làm trong ngành Logistics chắc chắn sẽ phải gặp rất nhiều thuật ngữ chuyên ngành, khiến những người mới vào nghề luôn phải đau đầu để tìm hiểu về những từ vựng chuyên ngành đó. Hôm nay, GOL sẽ giới thiệu tới cho các bạn một thuật ngữ mới về nhập và xuất hàng khỏi kho. Đó là kho trung chuyển, và quy trình xuất nhập kho trung chuyển, các bạn hãy cùng đọc bài viết ở dưới đây.

1. Kho trung chuyển là gì?

Kho trung chuyển là một thuật ngữ được rất nhiều sử dụng trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ nước ngoài về các kho bãi của Việt Nam. Bản chất của kho trung chuyển là các kho lưu trữ hàng hóa tạm thời, giúp bảo quản và chuyển giao hàng hóa giữa người bán và người mua sản phẩm.

Kho trung chuyển cũng giống với các kho lưu trữ thông thường khác, nhưng mức độ luân chuyển ra và vào của hàng hóa nhanh chóng hơn rất nhiều. Bởi đây chỉ là kho trung gian, lưu trữ các hàng hóa sau đó chúng sẽ tiếp tục đi đến những kho bãi đích.

Hệ thống kho trung chuyển sẽ do một bên thứ 3 chuyên trách thực hiện việc điều hành và quản lý xuất nhập khẩu của hàng hóa mà không hề liên quan đến bên bán và bên mua. Bên thứ ba sẽ phải quản lý, sắp xếp và kiểm soát quá trình nhập và xuất hàng hóa qua những kho trung chuyển tiếp theo.

1.1 Xuất kho trung chuyển là gì?

Quá trình xuất kho, là quá trình đưa hàng hóa ra khỏi kho trung chuyển và tiếp tục đến kho trung chuyển khác. Khi tiến hành xuất hàng hóa khỏi kho trung chuyển, thì phía bên sử dụng dịch vụ cần đưa ra kế hoạch xuất kho chi tiết nhất, để bên cung cấp có thể thực hiện đúng kế hoạch.

Những thông tin mà bên sử dụng dịch vụ cần cung cấp đó là:

Thông tin hàng hóa
Số lượng hàng xuất kho
Ngày xuất kho
Phương án vận chuyển khỏi kho…

Sau khi bên cung cấp đã nhận được kế hoạch xuất hàng, sẽ tiến hành khai thác/ vận hành để đưa hàng hóa xuất kho đúng với yêu cầu bên sử dụng. Trước khi hàng hóa được xuất khỏi kho trung chuyển, hai bên sẽ tiến hành kiểm tra xác nhận lại số lượng hàng hóa nhập và xuất. Nếu qua quá trình kiểm đếm, không có sai sót xảy ra, hai bên sẽ ký biên bản xác nhận xuất kho và hoàn thành quy trình xuất kho trung chuyển.

1.2. Nhập kho trung chuyển là gì?

Nhập kho trung chuyển là quá trình đưa hàng hóa vào kho, thực hiện việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa để đợi đến lúc hàng hóa xuất kho. Người sử dụng các dịch vụ này, cần tiến hành thực hiện ký kết những hợp đồng để xác nhận với bên cung cấp dịch vụ vận chuyển vào kho trung chuyển trước khi hàng hóa được tiến hành được vào kho để bảo quản.

Hợp đồng này chủ yếu muốn người sử dụng dịch vụ có thể xác nhận với bên vận chuyển các thông tin cơ bản về hàng hóa khi tiến hành nhập kho trung chuyển, các thông tin cần xác nhận đó là:

Thông tin về loại hàng hóa được lưu trữ
Diện tích lưu trữ
Quy trình khai thác hay vận hành
Một số yêu cầu liên quan (tùy những trường hợp)

Trước khi vận chuyển hàng hóa vào nhập kho trung chuyển, bên sử dụng dịch vụ này cần phải thực hiện việc cung cấp kế hoạch vận chuyển hàng hóa chi tiết để bộ phận quản lý hoặc vận chuyển có thể biết được lộ trình, xác nhận và chuẩn bị các phương án hậu cần, để hỗ trợ quá trình nhập kho diễn ra đúng kế hoạch.

Các thông tin chi tiết mà phía sử dụng dịch vụ cần phải cung cấp:

Thông tin hàng hóa
Số lượng hàng hóa
Ngày dự kiến hàng hóa nhập kho trung chuyển
Phương tiện để vận chuyển
Một số thông tin khác

Khi hàng hóa đã đến kho trung chuyển, bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ sẽ bắt đầu tiến hành kiểm tra, đối chiếu và xác nhận với nhau trước khi hàng hóa nhập kho. Điều này giúp kiểm soát đúng lượng hàng hóa đầu vào, không diễn ra hiện tượng tranh chấp khi hàng hóa trước và sau khi nhập kho không trùng nhau.

Kết thúc, hàng hóa sẽ nhanh chóng được đưa vào vị trí đã sắp xếp trước đó, đúng với diện tích mà khách hàng yêu cầu. Nếu số lượng hàng hóa mà lớn hơn kích thước bên sử dụng dịch vụ cung cấp, phía cung cấp dịch vụ sẽ yêu cầu sử dụng thêm diện tích hoặc hoàn trả lại hàng hóa.

2. Tầm quan trọng của dịch vụ kho trung chuyển

Kho trung chuyển có vai trò rất lớn trong việc vận chuyển hàng hóa đến khách hàng, đặc biệt là hàng quốc tế, Kho trung chuyển có tác dụng là lưu trữ hàng hóa một cách tạm thời để không ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Một số vai trò của kho trung chuyển:

Kho trung chuyển là nơi tập trung, lưu trữ và bảo quản hàng hóa một cách an toàn và bảo đảm chất lượng
Tiết kiệm một số chi phí như: thuê kho cố định, trả lương cho nhân viên để trông coi hàng hóa, phí quản lý cho nhà sản xuất… Khi bạn lựa chọn sử dụng dịch vụ của bên thứ 3 thì hoàn toàn yên tâm về vấn đề đó bởi vì nó đã nằm gọn trong dịch vụ mà bạn thuê
Hạn chế tối đa việc nhầm lẫn các hàng hóa với nhau: Bởi vì, trước khi nhập kho bên phía nhà cung cấp dịch vụ sẽ yêu cầu bên sử dụng phải làm hợp đồng và cung cấp một số thông tin về đơn hàng như chủng loại, số lượng, diện tích cần thuê,... Nhà cung cấp sẽ dựa vào đó để vận chuyển hàng vào đúng nơi quy định, sẽ không nhầm lẫn hàng hóa của người khác. Và trước khi xuất kho, bên sử dụng cần phải kiểm tra lại và xác nhận thì mới được xuất hàng ra khỏi kho trung chuyển. Quy trình diễn ra vô cùng nghiêm ngặt vì thế việc nhầm lẫn là điều khó xảy ra
Dễ dàng kiểm soát hàng hóa: Khi vào kho trung chuyển, các hàng hóa đều được phân loại ra từng khu vực, môi khu vực sẽ là một loại hàng hóa khác nhau và sẽ được một người hay một nhóm người phụ trách. Vì thế, đến thời điểm xuất kho, các nhân viên phụ trách sẽ có lịch xuất kho khu vực mình phụ trách theo thời gian biểu mỗi ngày. Việc kiểm soát hàng nghìn hàng hóa là điều hết sức bình thường.

Một số giải pháp tối ưu dành cho các kho trung chuyển

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sẽ sử dụng dịch vụ kho trung chuyển như một giải pháp phát triển Logistics tại Việt Nam để thực hiện việc lưu trữ hàng hóa tạm thời. Vì thế, các kho trung chuyển ngày nay có vai trò khá quan trọng trọng việc vận chuyển và lưu thông hàng hóa. Nhu cầu của khách hàng ngày càng tăng, điều này vừa là cơ hội vừa là thách thức đối với bên cung cấp dịch vụ kho trung chuyển. Các chủ kho luôn phải cập nhật, nâng cấp và tối ưu kho tốt nhất, để làm hài lòng khách hàng. Trong đó, việc sử dụng hệ thống lắp đặt hệ thống giá đỡ chuyên nghiệp được coi trọng hơn cả, bởi vì chúng rất tiện ích trong việc sắp xếp cũng như quản lý hàng hóa.

Một số mẫu kệ thường được sử dụng nhiều nhất trong các kho trung chuyển:

Kệ Drive in: là mẫu kệ chứa với chiều cao khủng, giúp tối ưu không gian đến 80%
Kệ trung tải: Lã mẫu kệ chứa hàng với mức tải trọng lượng từ 200-500 kg/tầng, phù hợp với những kho có quy mô vừa và nhỏ
Kệ V Vinatech: Có nhiều ưu điểm đó là lắp ghép thông minh, sử dụng gài móc để lắp ráp không phức tạp như kệ truyền thống.

3. Cách chọn một nhà cung cấp dịch vụ kho trung chuyển tốt

Dịch vụ thuê kho trung chuyển đang rất hot trong những năm gần đây bởi chúng vừa đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng mà còn nhanh chóng, tiết kiệm chi phí để thuê kho bãi và nhân công. Dưới đây là các tiêu chí để lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ kho trung chuyển, mọi người tham khảo nhé:

3.1. Chất lượng dịch vụ và độ tin cậy của nhà cung cấp dịch vụ

Khi đánh giá về các nhà cung cấp, chất lượng dịch vụ và độ tin cậy là yếu tố đầu tiên và cũng là yếu tố quan trọng nhất đưa tới quyết định có lựa chọn nhà cung cấp này để hợp tác hay không. Sự chuyên nghiệp, độ uy tín, chi phí hợp lý và đúng hạn trong việc giao hàng, thái độ phục tốt là những yêu cầu theo sau mà khách hàng mong đợi ở một nhà cung cấp dịch vụ kho trung chuyển.

Sự uy tín và chuyên nghiệp của các nhà cung cấp được thể hiện qua hồ sơ năng lực của công ty. Thông tin đầy đủ, pháp lý rõ ràng, và đặc biệt việc cam kết với những dịch vụ sẽ cần phải thực hiện đúng.

Sự tin cậy của các kho trung chuyển được thể hiện ở một số khía cạnh như:

Vận chuyển hàng đúng hạn
Bảo quản hàng hóa tốt
Số lượng đảm bảo
Không bị nhầm lẫn hàng
Quá trình xử lý nhanh chóng…

3.2: Chi phí và hình thức thanh toán

Một đơn vị cung cấp dịch vụ về kho bãi có chất lượng dịch vụ tốt, nhưng phải kèm theo đó là giá cả phải hợp lý và cạnh tranh. Hợp lý ở đây không phải là giá rẻ mà lá tương xứng với chất lượng mà đơn vị đó cung cấp. Nếu giá cả quá thấp thì sẽ không đủ cạnh tranh, bạn hãy chọn những nhà cung cấp có tỷ lệ tai nạn thấp và phí dịch vụ cao hơn, thay vì một nhà cung cấp có phí dịch vụ thấp nhưng tỷ lệ tai nạn cao. Nếu chỉ vì tham chút lợi trước mắt mà ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa thì bạn đã lỗ to rồi đấy.

Ngoài việc giá cả hợp lý, thì các phương thức thanh toán cũng là một vấn đề cần lưu tâm, nhà cung cấp sẽ yêu cầu bạn thanh toán một lần hay chia theo đợt. Bạn hãy tìm hiểu vấn đề này trước khi quyết định ký hợp đồng sử dụng dịch vụ nhé, bởi nếu tiền bạn không có sẵn để thanh toán một lần sẽ rất rắc rối.

3.3. An toàn hàng hóa

Việc bảo quản hàng hóa không bị hao hụt, sứt mẻ, hay giảm chất lượng là yếu tố hàng đầu. Kho trung chuyển là nơi lưu trữ hàng hóa và bảo quản hàng hóa tạm thời, bên sử dụng dịch vụ hy vọng kho sẽ bảo quản hàng hóa an toàn cả về số lượng lẫn chất lượng. Đồng thời các nhà quản lý kho cũng cần phải đưa ra những hợp đồng bảo hiểm với những điều khoản chặt chẽ, để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng trong các trường hợp hàng hóa bị thiệt hại, ngoại trừ các trường hợp mang tính khách quan không thể kiểm soát như thiên tai. Và bạn hãy đảm bảo doanh nghiệp của mình đã sử dụng dịch vụ bảo hiểm hàng hóa.

3.4. Thời gian nhập xuất hàng hóa

Thời gian nhập và xuất hàng hóa cần phải đúng theo kế hoạch nhà sử dụng dịch vụ đưa ra. Trong quá trình xuất nhập kho có vấn đề thì các vấn đề kinh doanh của bạn sẽ bị đứt đoạn, hàng về trễ, khách hàng chờ đợi tốn thời gian, sai kế hoạch, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất…

3.5. Trải nghiệm dịch vụ của khách hàng

Điều này được thể hiện ở sự hài lòng và mức độ thỏa mãn dịch vụ của khách hàng. Nó được đánh giá dựa trên

Thái độ làm việc
Cách ứng xử với khách hàng
Sự chuyên nghiệp trong việc xử lý các tình huống phát sinh

Các tiêu chí trên sẽ là những thang điểm để khách hàng đánh giá dịch vụ cung cấp có tốt hay không.

4. So sánh giữa dịch vụ kho trung chuyển và dịch vụ vận chuyển khác

Cùng với sự phát triển kinh tế, các nền kinh tế mở giao lưu và hợp tác phát triển, thì ngành dịch vụ vận chuyển ngày càng phát triển hơn. Doanh nghiệp có nhu cầu vận chuyển hàng hóa tùy ý sử dụng các loại hình dịch vụ khác nhau. Vậy chúng khác nhau ở điểm nào, cùng so sánh nhé.

4.1. Dịch vụ kho trung chuyển

Dịch vụ kho trung chuyển là hoạt động quản lý quá trình lưu chuyển vật liệu qua các kho khác nhau, để lưu trữ và bảo quản hàng hóa tạm thời trong quá trình vận chuyển đến tay người tiêu dùng theo yêu cầu của bên sử dụng dịch vụ.

Ưu điểm của kho trung chuyển:

Các kho đều được nằm ở những vị trí có giao thông thuận lợi, vị trí đắc địa như gần cảng biển, gần sân bay, gần các tuyển đường lớn đi vào trung tâm… có thể giúp các xe tải vận chuyển lấy hàng một cách thường xuyên và dễ dàng
Hàng hóa ở trong kho trung chuyển được đảm bảo về hàng hóa sẽ được bảo vệ an toàn, nhờ hàng rào kiên cố, hệ thống an ninh camera hiện đại….
Kho trung chuyển sẽ có một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, bảo vệ và phân loại các loại hàng hóa tốt, giảm thiểu tối đa tình trạng hỏng hóc hay mất mát hàng hóa.

Nhược điểm của kho trung chuyển:

Chi phí đầu tư ban đầu lớn: Kho trung chuyển yêu cầu đầu tư mạnh vào thiết bị và công nghệ để hoạt động hiệu quả, do đó chi phí đầu tư ban đầu khá lớn.
Chi phí vận hành cao: Kho trung chuyển yêu cầu sử dụng nhiều nhân công và chi phí vận hành cao hơn so với kho lưu trữ.
Không phù hợp với việc lưu trữ hàng hóa trong thời gian dài: Kho trung chuyển thường không phù hợp với việc lưu trữ hàng hóa trong thời gian dài, do đó không thể thay thế được kho lưu trữ.

4.2. Dịch vụ kho lưu trữ

Ưu điểm:

Có thể lưu giữ hàng hóa trong thời gian dài hơn so với kho trung chuyển.
Được trang bị để bảo quản và lưu giữ các sản phẩm có tính chất đặc biệt, giúp bảo đảm chất lượng sản phẩm.
Tạo điều kiện cho việc quản lý và kiểm soát hàng hóa một cách chi tiết hơn.
Chi phí cho việc thuê đất và xây dựng kho lưu trữ thường thấp hơn so với kho trung chuyển

Nhược điểm:

Không thể cung cấp dịch vụ vận chuyển và phân phối hàng hóa nhanh

4.3. Kho sản xuất

Ưu điểm:

Tiết kiệm chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng vì hàng hóa được sản xuất và lưu trữ tại cùng một địa điểm.
Giảm thiểu rủi ro trong quá trình sản xuất và vận chuyển hàng hóa.
Có thể linh hoạt kiểm soát và quản lý chất lượng sản phẩm từ quá trình sản xuất cho đến lưu trữ.
Thực hiện quản lý khoa học hơn, giúp cải thiện hiệu suất sản xuất và tăng năng suất lao động.

Nhược điểm:

Kho sản xuất thường có diện tích nhỏ hơn so với kho lưu trữ hoặc kho trung chuyển, do đó, có thể không đủ để lưu trữ số lượng lớn hàng hóa.
Yêu cầu quản lý kho chuyên nghiệp và kỹ thuật cao để đảm bảo quy trình sản xuất và lưu trữ được diễn ra hiệu quả.
Việc lưu trữ hàng hóa trong kho sản xuất có thể ảnh hưởng đến môi trường và an toàn lao động, đặc biệt là đối với các sản phẩm có tính chất độc hại hoặc nguy hiểm.
Các sản phẩm có tính chất nhạy cảm hoặc yêu cầu điều kiện đặc biệt để bảo quản có thể không phù hợp với kho sản xuất.

4.4. Kho bảo quản

Ưu điểm:

Bảo quản được sản phẩm tốt hơn: Kho bảo quản được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng và các điều kiện khác để bảo vệ sản phẩm khỏi sự suy giảm chất lượng hoặc hư hỏng.
Giảm chi phí: Khi kho bảo quản được sử dụng để lưu trữ sản phẩm theo lô, chi phí vận chuyển và lưu trữ sẽ được giảm thiểu.
Kiểm soát chất lượng sản phẩm: Kho bảo quản giúp quản lý và kiểm soát chất lượng sản phẩm một cách chặt chẽ, từ quá trình sản xuất cho đến quá trình bảo quản và giao hàng.
Tăng hiệu quả sản xuất: Kho bảo quản giúp tăng năng suất sản xuất và giảm thời gian xử lý sản phẩm không đạt tiêu chuẩn.

Nhược điểm:

Chi phí đầu tư ban đầu cao: Kho bảo quản đòi hỏi một chi phí đầu tư ban đầu lớn cho việc thiết kế, xây dựng và trang bị thiết bị.
Chi phí vận hành cao: Kho bảo quản cần phải duy trì các điều kiện đặc biệt để bảo vệ sản phẩm, vì vậy chi phí vận h��nh có thể tăng cao.
Giới hạn về không gian: Các kho bảo quản có thể có giới hạn về không gian để lưu trữ các sản phẩm lớn hoặc hàng hóa số lượng lớn.
Cần phải có chuyên môn và kiến thức kỹ thuật: Vì kho bảo quản đòi hỏi các điều kiện đặc biệt để bảo vệ sản phẩm, vì vậy cần có kỹ thuật viên chuyên môn và kiến thức kỹ thuật để vận hành và bảo trì kho bảo quản

4.5. Kho hàng đóng gói

Ưu điểm:

Giảm thiểu rủi ro: Kho hàng đóng gói giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển, bảo vệ sản phẩm khỏi các tác động bên ngoài như va đập, rung lắc, độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, bụi bẩn, ẩm mốc, v.v.
Tiết kiệm chi phí: Kho hàng đóng gói giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển bằng cách tối ưu hóa không gian và giảm thiểu số lượng lần vận chuyển cần thiết.
Quản lý hàng hóa dễ dàng: Kho hàng đóng gói giúp quản lý hàng hóa dễ dàng hơn, do sản phẩm được đóng gói và đánh dấu rõ ràng về số lượng, chủng loại, ngày sản xuất và hạn sử dụng.
Bảo vệ thương hiệu: Kho hàng đóng gói giúp bảo vệ thương hiệu của sản phẩm, do sản phẩm được đóng gói đẹp và chất lượng, giúp sản phẩm dễ dàng nhận biết và tạo ấn tượng với khách hàng.

Nhược điểm:

Chi phí đầu tư ban đầu cao: Kho hàng đóng gói đòi hỏi một chi phí đầu tư ban đầu lớn cho việc mua sắm các thiết bị đóng gói và bảo quản sản phẩm.
Chi phí vận hành cao: Kho hàng đóng gói cần phải duy trì các thiết bị đóng gói và bảo quản sản phẩm, vì vậy chi phí vận hành có thể tăng cao.
Giới hạn về không gian: Các kho hàng đóng gói có thể có giới hạn về không gian để lưu trữ các sản phẩm lớn hoặc hàng hóa số lượng lớn.
Chỉ phù hợp với một số loại sản phẩm: Kho hàng đóng gói chỉ phù hợp với các loại sản phẩm nhất định và không thể được sử dụng cho các loại sản phẩm khác nhau.

5. Các hình thức thanh toán phù hợp cho dịch vụ kho trung chuyển

Kho trung chuyển hiện nay đang là lựa chọn của khá nhiều doanh nghiệp, và có cả một số doanh nghiệp nước ngoài vì thể các bên kho hiện nay cũng đa dạng các phương thức thanh toán.

Các phương thức thanh toán trong nước:

Sử dụng tiền mặt
Thanh toán bằng thẻ
Thanh toán bằng SÉC…

Các phương thức thanh toán quốc tế:

Phương thức chuyển tiền: đây là một trong các phương thức thanh toán phổ biến nhất, trong đó bên phía khách hàng yêu cầu ngân hàng nước của mình chuyển một số tiền cụ thể cho phía bên người nhận.
Phương thức nhờ thu: là phương thức thanh toán mà phía kho thực hiện việc nhận hàng và thực hiện sắp xếp cho người gửi sẽ tiến hành lập hối phiếu gửi đến ngân hàng thu hộ số tiền trên hối phiếu
Phương thức ghi số: là phương thanh toán quốc tế trong đó nhà xuất khẩu hoàn thành giao hàng thì ghi nợ cho bên nhập khẩu vào một cuốn sổ và theo dõi việc thanh toán các khoản nợ sau mỗi định ký như thỏa thuận.
Phương thức tín dụng chứng từ: đây là phương thức sử dụng thư tín dụng do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của bên nhập khẩu, cam kết sẽ thanh toán một khoản tiền cụ thể trong 1 khoảng thời gian đã cam kết.
Phương thức giao chứng từ trả tiền: là phương thức mà phía bên nhập khẩu yêu cầu ngân hàng mở tài khoản tín thác để thanh toán tiền cho phía bên nhà xuất khẩu khi đã có những giấy tờ theo yêu cầu.

Kết luận

Bài viết đã giới thiệu qua hết tất cả về kho trung chuyển, dịch vụ vận chuyển đang được yêu thích nhất hiện nay. Mặc dù, dịch vụ khá tiện lợi nhưng tuy nhiên lại cần phải đảm bảo chất lượng phía bên kho. Để quản lý xuất nhập khẩu dễ dàng hơn, công ty GOL chúng tôi cung cấp phần mềm quản lý vận tải SMS Live để hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình xuất nhập khẩu. Liên hệ ngay với chúng tôi thông qua số hotline 0909898588 để được tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất.