1. Nghiệp vụ hải quan điện tử là gì?

Nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử là một hệ thống được thiết kế để quản lý các thủ tục hải quan thông qua việc sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông. Mục tiêu chính của hải quan điện tử là tối ưu hóa quy trình thông quan hàng hóa, giảm thiểu thời gian và chi phí cho cả doanh nghiệp và cơ quan hải quan.

Các hệ thống nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử thường bao gồm các ứng dụng và phần mềm cho việc gửi, nhận, và xử lý thông tin liên quan đến hàng hóa được nhập khẩu hoặc xuất khẩu. Công nghệ này cho phép doanh nghiệp và cơ quan hải quan trao đổi dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả, giúp giảm thiểu các lỗi trong quá trình thông quan và tăng cường tuân thủ với các quy định hải quan.

Hải quan điện tử cũng giúp cải thiện transparency và giảm thiểu nguy cơ gian lận, vì mọi giao dịch đều được ghi chép và theo dõi một cách tự động. Từ đó, việc sử dụng nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử sẽ giúp tăng cường sự minh bạch trong các quá trình nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa.

2. Vai trò của hải quan điện tử: 

Hải quan điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện quy trình hải quan và tối ưu hóa quản lý hàng hóa khi chúng di chuyển qua biên giới quốc gia. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của hải quan điện tử:

• Tăng cường tính hiệu quả: Hải quan điện tử giúp tối ưu hóa quy trình thông quan, giảm thiểu thời gian và chi phí. Thông qua việc truy cập và xử lý dữ liệu một cách tự động, doanh nghiệp và cơ quan hải quan có thể tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và tăng cường năng suất.

• Tăng cường sự minh bạch và tuân thủ: Hải quan điện tử ghi chép mọi giao dịch một cách chính xác và minh bạch. Điều này giúp tăng cường sự tuân thủ với các quy định hải quan và giảm thiểu nguy cơ gian lận. Thông tin được truy cập dễ dàng và theo dõi, giúp cả doanh nghiệp và cơ quan hải quan theo dõi quy trình một cách chặt chẽ.

• Giảm thiểu chi phí và tăng cường cạnh tranh: Hải quan điện tử giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến xử lý giấy tờ và các thủ tục hải quan truyền thống. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển và lưu kho, giúp họ cạnh tranh mạnh mẽ hơn trên thị trường quốc tế.

• Tăng cường an toàn và bảo mật: Hệ thống hải quan điện tử được thiết kế với các biện pháp an toàn và bảo mật cao. Dữ liệu được mã hóa và bảo vệ, giúp ngăn chặn truy cứu trái phép và đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin liên quan.

• Hỗ trợ quản lý liên kết toàn cầu: Hải quan điện tử giúp các quốc gia kết nối với nhau một cách dễ dàng hơn. Điều này tạo ra một môi trường hợp tác quốc tế tốt hơn, giúp hỗ trợ việc quản lý chuỗi cung ứng và tăng cường thương mại quốc tế.

3. Lợi ích và hạn chế của khai báo hải quan điện tử

Nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và cơ quan hải quan, tuy nhiên cũng có những hạn chế cần được xem xét.

3.1. Lợi ích của việc sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử

Việc sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và cá nhân sử dụng, có thể kể đến những lợi ích như sau: 

• Tiết kiệm thời gian:

Trước đây, khi thực hiện các thủ tục khai báo, các doanh nghiệp thường phải di chuyển đến các cơ quan hải quan để nộp hồ sơ và chờ đợi xử lý. Việc này không chỉ tốn thời gian của doanh nghiệp mà còn làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, khi sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử, các doanh nghiệp chỉ mất vài phút để hoàn thành thủ tục trên phần mềm. 

Bên cạnh đó, vì các cơ quan hải quan cũng đã được trang bị những phần mềm và công nghệ tiên tiến nên quá trình xử lý hồ sơ hải quan được rút ngắn, giúp doanh nghiệp có thể tập trung và dành thời gian cho các hoạt động khác như: nghiên cứu, phát triển sản phẩm, tìm kiếm khách hàng mới, quản lý chất lượng sản phẩm,...

• Tăng tính chính xác:

Thời gian trước khi sử dụng các thủ tục khai báo thủ công, quá trình xảy ra khá nhiều lỗi thường do sơ suất, thiếu kinh nghiệm hoặc do những yêu cầu phức tạp trong quá trình khai báo. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như vi phạm pháp luật, làm mất thời gian, chi phí của doanh nghiệp.

Vậy nên phần mềm khai báo hải quan điện tử ra đời đã giúp doanh nghiệp tránh được các lỗi cũng như giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện thông qua những công cụ đã tích hợp sẵn tính năng kiểm tra lỗi, cung cấp thông tin, kiểm tra tính hợp lệ, hỗ trợ đảm bảo người dùng khai báo đúng và chính xác. 

• Tăng tính minh bạch, giảm rủi ro

Các phần mềm khai báo hải quan điện tử cung cấp các tính năng như theo dõi trạng thái hồ sơ, giám sát quá trình xử lý hồ sơ của cơ quan hải quan giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tiến trình khai báo, biết được hồ sơ của mình đang đến bước nào, đã được chấp thuận hay từ chối. 

Ngoài ra, những tính năng này còn góp phần đảm bảo quá trình xử lý hồ sơ được thực hiện một cách minh bạch, công khai, giảm rủi ro trong các trường hợp có sự can thiệp của bên thứ hay trong việc chấp hành các quy định và pháp luật hải quan. 

• Giảm chi phí

Đầu tiên, việc sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử sẽ giúp doanh nghiệp không cần phải đến trực tiếp gặp cơ quan hải quan để giao hồ sơ, chờ xử lý. Mà thay vào đó, doanh nghiệp có thể khai báo hải quan điện tử từ văn phòng của mình và gửi hồ sơ điện tử đến cơ quan, tiết kiệm được các chi phí, thời gian liên quan đến vấn đề di chuyển. 

Cùng với đó, khai báo hải quan điện tử còn góp phần tiết kiệm chi phí giấy tờ, in ấn so với trước đây vì đã giảm bớt các bước gửi tài liệu bản giấy đến cơ quan hải quan hay trong những trường hợp doanh nghiệp phải đối mặt với việc phải làm lại hồ sơ sau khi bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. 

• Tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh

Sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bởi vì doanh nghiệp sẽ có thêm thời gian và tập trung năng lực vào hoạt động sản xuất kinh doanh chính. 

Bằng cách cung cấp cho doanh nghiệp các thông tin chi tiết về lô hàng, doanh nghiệp có thể cải thiện được nghiệp vụ quản lý hàng hoá và nguồn lực một cách rõ rệt hơn so với trước đây, đồng thời hạn chế được các vấn đề liên quan đến rủi ro hàng hoá. 

Hơn nữa, nhờ vào phần mềm khai báo hải quan điện tử, thông tin được niêm yết trên thị trường sẽ có tính minh bạch cao, tạo được lòng tin cho khách hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh so với các đối thủ khác. 

3.2. Hạn chế của việc sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử

Một số hạn chế của việc sử dụng các phần mềm khai báo hải quan điện tử có thể kể đến như sau:

• Đòi hỏi cơ sở hạ tầng công nghệ: Để sử dụng hải quan điện tử, doanh nghiệp cần có cơ sở hạ tầng công nghệ tương ứng, điều này có thể là một thách thức đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

• Đào tạo và chuyển đổi người dùng: Sự chuyển đổi từ hệ thống hải quan truyền thống sang hải quan điện tử đòi hỏi đào tạo cho người dùng, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần có sự đầu tư thêm trong quy trình đào tạo nhân viên để họ có thể sử dụng hệ thống hiệu quả.

• Nguy cơ hỏng hóc công nghệ: Hệ thống hải quan điện tử có thể gặp sự cố kỹ thuật hoặc tấn công mạng, gây ra nguy cơ ngưng trệ trong quá trình giao dịch và thông quan hàng hóa. Từ đó dẫn đến tăng chi phí và thời gian sửa chữa.

• Khả năng tương thích: Các hệ thống khai báo hải quan điện tử ở các quốc gia khác nhau có thể không tương thích hoặc yêu cầu sự điều chỉnh đối với các hệ thống của nhau, dẫn đến  tạo ra các thách thức trong việc trao đổi dữ liệu quốc tế.

Dù có những hạn chế, việc sử dụng hải quan điện tử vẫn mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Điều này được coi là một bước tiến quan trọng, giúp cải thiện quy trình hải quan và tăng cường hiệu suất trong kinh doanh quốc tế.

4. Quy trình khai báo hải quan điện tử

Bước 1: Đăng ký tờ khai xuất khẩu mới (EDA)

Người khai sẽ phải khai các thông tin xuất khẩu cần thiết bằng nghiệp vụ EDA trước khi tiến hành đăng ký tờ khai xuất khẩu. Sau khi hệ thống đã nhận và cấp số thì thông tin bản khai xuất khẩu EDA sẽ được lưu trữ trên hệ thống nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử. Ở bước này, bạn cần nhập một số thông tin cơ bản bao gồm: 

• Mã loại hình: Đây có thể là mã định danh cho loại hình doanh nghiệp hoặc ngành công nghiệp của bạn. Mã này giúp hệ thống phân biệt giữa các loại hình kinh doanh khác nhau.

• Cơ quan hải quan: Là tên hoặc mã định danh của cơ quan hải quan quản lý quá trình xuất khẩu. Mỗi quốc gia có thể có nhiều cơ quan hải quan khác nhau, tùy thuộc vào khu vực geographic và các quy định liên quan.

• Mã bộ phận xử lý: Đây là mã định danh cho bộ phận hoặc người trong cơ quan hải quan sẽ xử lý tờ khai xuất khẩu của bạn. Mã này giúp hệ thống hải quan xác định người liên hệ chính để giải quyết các vấn đề hoặc truy vấn liên quan đến tờ khai xuất khẩu của bạn.

• Số tờ khai tạm nhập tái xuất tương ứng: Đây là số tờ khai tạm nhập xuất khẩu đã được cấp trước đó, liên quan đến hàng hóa xuất khẩu của bạn. Thông tin này giúp liên kết tờ khai xuất khẩu mới với các tờ khai đã được xử lý trước đó.

• Mã phân loại hàng hóa: Mã này định danh cho loại hàng hóa bạn đang xuất khẩu. Các loại hàng hóa có các mã phân loại riêng biệt giúp hải quan xác định đúng loại hàng hóa và áp dụng các quy định hải quan đúng cách.

• Mã hiệu phương thức vận chuyển: Là mã định danh cho phương thức vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất khẩu đến nơi đến. Điều này bao gồm các phương thức như đường sắt, đường biển, đường hàng không, v.v.

Bước 2: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (EDC)

Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (EDC) được hệ thống phản hồi về, người khai hải quan tiến hành kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán. 

Sau khi bạn đã nhập thông tin cơ bản trong Bước 1 (EDA), hệ thống sẽ xử lý dữ liệu và tạo ra một màn hình đăng ký tờ khai (EDC). Màn hình này chứa các thông tin đã nhập từ Bước 1 và thông tin tự động được hệ thống tính toán liên quan đến quy định hải quan và các chi phí liên quan đến việc xuất khẩu hàng hóa.

Người khai hải quan (người xuất khẩu hoặc người đại diện) tiến hành kiểm tra lại tất cả các thông tin trên màn hình đăng ký tờ khai (EDC). Điều này bao gồm việc xác nhận rằng các thông tin đã nhập từ Bước 1 là chính xác và đầy đủ. Họ cũng kiểm tra các thông tin do hệ thống tự động tính toán như các loại thuế, lệ phí, chi phí vận chuyển và các yêu cầu hải quan khác.

Nếu có bất kỳ sai sót hoặc thiếu sót nào trong thông tin trên màn hình đăng ký tờ khai, người khai hải quan cần sửa chữa thông tin này trước khi tiếp tục. Điều này đảm bảo rằng mọi thông tin được gửi đến cơ quan hải quan là chính xác và đáng tin cậy.

Sau khi đã kiểm tra và chắc chắn rằng tất cả thông tin là đúng và đầy đủ, người khai hải quan sẽ xác nhận thông tin trên màn hình đăng ký tờ khai và gửi tờ khai chính thức đến cơ quan hải quan. Cơ quan hải quan sẽ xử lý tờ khai này, kiểm tra thông tin và quyết định về việc cho phép xuất khẩu hàng hóa hay không.

Bước 3: Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai

Trong bước này, người xuất khẩu hoặc người đại diện sẽ kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên tờ khai xuất khẩu. Họ sẽ xác nhận rằng tất cả các chi tiết về sản phẩm, giá trị, nguồn gốc, điểm xuất phát và điểm đến, số lượng, thông tin vận chuyển và các thông tin khác đã được nhập đúng và chính xác.

Nếu sau khi kiểm tra, người xuất khẩu hoặc người đại diện chắc chắn rằng mọi thông tin đều chính xác, họ sẽ xác nhận và gửi tờ khai lên hệ thống điện tử. Việc gửi tờ khai lên hệ thống đánh dấu việc hoàn tất quy trình đăng ký.

Sau khi tờ khai được gửi lên hệ thống, nó sẽ được chuyển đến cơ quan hải quan để xử lý. Cơ quan này sẽ kiểm tra thông tin trên tờ khai và quyết định về việc cho phép xuất khẩu hàng hóa hay không. Nếu mọi thông tin đều chính xác và đầy đủ, quy trình xuất khẩu có thể tiếp tục mà không gặp trở ngại.

Bước 4: Lấy kết quả phân luồng, thông quan

Sau khi khai báo thông tin thành công, tờ khai sẽ bắt đầu được đưa vào phân luồng. Khi nhận được thông tin, hải quan sẽ tiến hành xử lý để gửi kết quả tới doanh nghiệp. Lúc này bạn sẽ nhận được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai. Tờ khai sẽ được phân ra thành 3 luồng chính bao gồm:

• Tờ khai luồng xanh: Đây là trường hợp tốt nhất cho doanh nghiệp. Trong luồng xanh, tờ khai được chấp nhận mà không cần kiểm tra chi tiết hồ sơ (chứng từ giấy) hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa. Các sản phẩm được xuất khẩu trong luồng xanh được xem xét là đủ tin cậy để được phê duyệt mà không yêu cầu kiểm tra thêm.

• Tờ khai luồng đỏ: Trong trường hợp luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ (chứng từ giấy) để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu liên quan đều chính xác và đầy đủ. Tuy nhiên, kiểm tra thực tế hàng hóa không được thực hiện trong trường hợp này. Nếu thông tin trên hồ sơ là chính xác và đủ, tờ khai sẽ được chấp nhận.

• Tờ khai luồng vàng: Luồng vàng yêu cầu kiểm tra cẩn thận cả về hồ sơ (chứng từ giấy) lẫn thực tế hàng hóa. Các sản phẩm được xuất khẩu trong luồng vàng sẽ được kiểm tra một cách chi tiết để đảm bảo rằng chúng đáp ứng đầy đủ các yêu cầu hải quan và quy định liên quan. Nếu cả hồ sơ và hàng hóa đều chính xác và đầy đủ, tờ khai sẽ được chấp nhận và hàng hóa được phép xuất khẩu.

Bước 5: Khai sửa đổi, bổ sung tờ khai

Đối với tờ khai được phân luồng vàng, đỏ mà chưa được cơ quan Hải quan xử lý (chưa thực hiện nghiệp vụ CEA/CEE -  Customs Entry Acceptance/Customs Entry Examination) thì người khai có thể liên hệ với cơ quan hải quan để gọi thông tin tờ khai về và yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung thông tin nếu cần thiết. Điều này có thể bao gồm việc cung cấp thông tin bổ sung, chỉnh sửa lỗi hoặc điều chỉnh các chi tiết trong tờ khai.

Sau đó, người xuất khẩu hoặc người đại diện tiến hành chỉnh sửa và bổ sung thông tin trong tờ khai theo yêu cầu hoặc các hướng dẫn từ cơ quan hải quan và đảm bảo rằng mọi thông tin trong tờ khai là chính xác và đầy đủ trước khi quá trình xử lý hải quan chính thức bắt đầu.

5. Dịch vụ khai báo hải quan điện tử CDS Live

CDS Live là phần mềm khai báo hải quan điện tử được nghiên cứu và xây dựng trên nền tảng công nghệ Microsoft Visual Basic 6. Đây là phiên bản trực tuyến của phần mềm khai báo hải quan CDS, được thiết kế theo chuẩn mực của Hệ Thống Hải quan điện tử hiện đại, đáp ứng đầy đủ cho khách hàng có nhu cầu sử dụng. Phần mềm CDS Live được cung cấp cho tất cả các doanh nghiệp thực hiện khai hải quan điện tử loại hình kinh doanh, sản xuất – xuất khẩu

Các tính năng nổi bật của CDS Live:

• Tối giản hóa công việc nghiệp vụ: Phần mềm CDS Live giúp doanh nghiệp và cá nhân sử dụng rút ngắn thời gian dành cho những công việc liên quan đến thủ tục bằng cách hợp nhất các thủ tục vào trong một phần mềm để giúp tối ưu hóa công việc khai báo hải quan.

• Tính phí trên số lượng tờ khai: Khác với các phần mềm khai báo khác, CDS Live không tính phí theo Mã số thuế hay số lượng máy tính mà sẽ tính phí trên số lượng tờ khai. Tính năng này sẽ phù hợp đối với các bên làm dịch vụ khai thuê. 

• Có tích hợp chứng năng EDI với đầu hải quan nước ngoài: Với chức năng EDI, khi thao tác trên phần mềm CDS Live, người dùng sẽ có thể có được dữ liệu thống nhất từ cả hai đầu nhập khẩu - xuất khẩu, từ đó giúp giảm sai sót, tốc độ khai báo nhanh chóng do không phải thực hiện nhập lại toàn bộ dữ liệu. Hiện nay, CDS Live đã có mạng lưới kết nối và nhận dữ liệu hàng nhập - xuất từ 26 nước khác nhau trên toàn cầu. 

• Có thể được sử dụng trên hàng nghìn máy tính khác nhau: Đối với phần mềm CDS Live, người dùng, đặc biệt là doanh nghiệp khi sử dụng sẽ không bị giới hạn số lượng máy tính. Chỉ cần một (01) tài khoản, CDS Live cũng hỗ trợ cho nhiều người dùng đăng nhập trên nhiều máy tính khác nhau, thuận tiện cho nhu cầu sử dụng của đại đa số doanh nghiệp. 

• Giá thành tiết kiệm:  CDS Live được xem là phần mềm khai báo hải quan điện tử có giá thành thấp, phù hợp với nguồn ngân sách của nhiều doanh nghiệp.

• Luôn cập nhật nhanh chóng các quy định và quy trình mới nhất, giúp khách hàng đạt được các tiêu chuẩn về hoạt động và quản lý để tiếp cận và khai thác đến các thị trường tiềm năng.

• Giao diện thân thiện với người sử dụng và các thao tác cài đặt phần mềm hoàn toàn gọn nhẹ chỉ trong 05 phút.

  Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm khai báo hải quan CDS Live

Nhìn chung, nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một yếu tố quyết định trong quản lý chuỗi cung ứng và thương mại quốc tế. Việc áp dụng hệ thống khai báo hải quan điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu công đoạn thủ tục, mà còn tăng cường sự linh hoạt và tính toàn vẹn của quá trình vận chuyển hàng hóa qua biên giới.

Để đạt được sự hiệu quả cao nhất trong nghiệp vụ này, một số doanh nghiệp đã chuyển hướng đến sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp, trong đó CDS Live nổi bật như một đối tác đáng tin cậy. Qua bài viết này, hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn tổng quan về tầm quan trọng của nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử trong ngữ cảnh thương mại quốc tế. Sự hiện đại hóa trong quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra cơ hội mở rộng quy mô kinh doanh và tối ưu hóa quản lý vận chuyển. Đồng thời, việc sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp như CDS Live giúp tối ưu và đơn giản hóa quá trình khai báo, đồng thời đảm bảo sự chính xác và tuân thủ cao nhất với các quy định hải quan quốc tế.