7 bước trong quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu là một phần không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu - logistics. Chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong mọi vấn đề liên quan đến mua bán, vận chuyển, thanh toán v.v. Do đó, khi làm thủ tục xuất nhập khẩu, rất nhiều doanh nghiệp quan tâm đến quy trình làm chứng từ. Để giải đáp thắc mắc đó, trong bài viết dưới đây, GOL sẽ thông tin tới bạn đọc 7 bước trong quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu mà các doanh nghiệp trao đổi, mua bán hàng hóa quốc tế phải thực hiện.

Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Tùy theo các điều kiện mua bán hàng hóa quốc tế mà các bên có trách nhiệm và phải chuẩn bị các chứng từ xuất nhập khẩu khác nhau. Các chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng thông thường bao gồm:


1. Hợp đồng mua bán sản phẩm

Là chứng từ quan trọng nhất trong TTQT khi mua bán hàng hóa quốc tế được người mua và người bán ký kết sau quá trình trao đổi, đàm phán, thương lượng tại một địa điểm cụ thể.

Chủ thể của hợp đồng thường là tổ chức (công ty) có tư cách pháp nhân rõ ràng. Hợp đồng nhằm xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch mua bán. 

2. Hóa đơn thương mại

Đây là những chứng từ cơ bản để làm thủ tục thanh toán. Người bán yêu cầu Người mua thanh toán số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn. Hóa đơn ghi rõ đặc tính sản phẩm, đơn giá và tổng giá thành sản phẩm; Điều khoản về cơ sở vận chuyển; Phương thức thanh toán; Chế độ hàng hóa.

Hóa đơn thường được lập thành nhiều bản và sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.

Hóa đơn không chỉ được gửi cho ngân hàng để gửi khiếu nại về sản phẩm mà còn được gửi cho các công ty bảo hiểm để thu phí bảo hiểm và cho cơ quan quản lý ngoại hối ở nước nhập khẩu để bảo hiểm sản phẩm và biểu phí ngoại tệ để tính thuế. 

3. Phiếu đóng gói (Packing list)

Tờ khai về tất cả hàng hóa chứa trong một kiện hàng (thùng, hộp, thùng chứa), v.v. Hóa đơn được đặt bên trong gói hàng để người mua có thể dễ dàng tìm thấy chúng, nhưng đôi khi chúng được giữ trong một chiếc túi gắn bên ngoài gói hàng.

Phiếu đóng gói, ngoài hình thức thông thường, là một phiếu đóng gói chi tiết (detailed packing list) nếu có tiêu đề và nội dung tương đối chi tiết, còn nội dung là hướng dẫn của người bán, nếu không thể hiện thì là một danh sách đóng gói trung lập (Neutral packing list). Trong một số trường hợp, người bán cũng có thể phát hành phiếu giao hàng có chứa danh sách trọng lượng (danh sách đóng gói và trọng lượng). 

4. Vận đơn (Bill of lading)

Là chứng từ do đơn vị vận chuyển lập để xác định quyền sở hữu hàng hóa trong quá trình vận chuyển, đồng thời cũng là hợp đồng vận chuyển để xác định quyền và nghĩa vụ giữa người vận chuyển, người nhận hàng và người xuất nhập khẩu.

5. Tờ khai hải quan:

Sau khi hàng hóa đến cảng của nhà nhập khẩu, nhà nhập khẩu làm thủ tục khai báo hải quan và các thủ tục khác và nhận hàng (xem bài Thủ tục khai báo hải quan).

Nhiều chứng từ thanh toán quốc tế yêu cầu tờ khai là điều kiện tiên quyết. Điều này nhằm đảm bảo rằng số tiền thanh toán chính xác được thể hiện và nhà nhập khẩu đã thực sự nhập khẩu hàng hóa. Tất nhiên, từ quan điểm quản trị quốc gia, các quốc gia đều có quy định chặt chẽ nhằm tránh việc gửi tiền ra nước ngoài cho các mục đích khác.  


Ngoài ra còn có một số các chứng nhận khác như:

6. Giấy chứng nhận chất lượng

Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa thực tế được giao và chứng minh chất lượng hàng hóa đáp ứng các điều kiện của hợp đồng. Trừ khi có quy định khác trong hợp đồng, giấy chứng nhận chất lượng có thể được cấp bởi nhà máy hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hóa hoặc bởi cơ quan kiểm soát (hoặc kiểm tra) xuất khẩu.


Về chứng chỉ cuối cùng, có sự khác biệt giữa chứng chỉ cuối cùng thông thường và chứng chỉ cuối cùng. Chứng chỉ chất lượng cuối cùng xác nhận kết quả kiểm tra chất lượng tại địa điểm đã được thống nhất giữa các bên. Chứng từ xác nhận số lượng hàng thực tế đã giao. Chứng từ này thường dùng cho các hàng hóa mua bán theo số lượng (chiếc, cái) như: Trà đóng gói, thuốc lá đóng gói, rượu đóng chai, v.v. Đây là chứng chỉ do công ty giám định cấp. Quản lý phân phối trở lại

7. Giấy chứng nhận số lượng

Là loại chứng từ xác nhận số lượng hàng thực tế đã giao và thường được sử dụng khi bán hàng hóa mà giá trị được tính theo trọng lượng. 

7 bước trong quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Với sự tăng trưởng của nền kinh tế, việc vận chuyển và giao thương hàng hóa giữa các quốc gia ngày càng trở nên tập trung hơn. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định quan trọng liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu để thực hiện đúng hướng dẫn của cơ quan ban hành.

Bởi những lí do trên, doanh nghiệp phải thực hiện 7 bước quan trọng và cần thiết trước khi xuất nhập khẩu hàng hóa.


Bước 1: Chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

Trước khi hàng hóa xuất nhập khẩu làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp phải in và điền đầy đủ các thông tin có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm:

Khi nhập thông tin, doanh nghiệp nên kiểm tra và chỉnh sửa những chỗ chưa hợp lý về thể thức, lỗi chính tả, font chữ… để văn bản hợp lệ và mang lại hiệu quả cho khách hàng.

Hình thức khai báo trực tuyến hiện đã đi vào hoạt động nên doanh nghiệp không phải trả phí gửi, chuyển phát chứng từ cho hải quan. Tuy nhiên, chữ ký số phải được đăng ký và mua trước khi công ty có thể gửi trực tiếp. Mua một chữ ký điện tử có thể phức tạp và tốn thời gian. Vì vậy, nếu không muốn gặp rắc rối với kiểu ký này, bạn có thể sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói. Những dịch vụ này làm cho quá trình đăng ký kinh doanh nhanh chóng và dễ dàng.

Bước 2: Cài đặt ứng dụng khai báo hải quan VNACCS

Doanh nghiệp tiến hành cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử CDS Live. Đây là phần mềm dành cho tất cả các loại hình doanh nghiệp. Nền tảng Hải Quan Quốc Tế được tích hợp để dễ dàng kết nối dữ liệu hải quan đến các đối tác tại 26 quốc gia, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện khai báo điện tử. 

Bước 3: Đăng ký việc thực hiện kiểm tra về chuyên ngành (nếu có)

Trường hợp hàng hóa thuộc danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu phải kiểm tra kỹ thuật, công ty phải hoàn thiện hồ sơ và báo cáo cơ quan kiểm tra theo quy định. Nếu không, doanh nghiệp có thể bỏ qua bước này.

Doanh nghiệp có thể tìm thấy các quy định quan trọng liên quan đến danh mục hàng hóa phải kiểm tra chất lượng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Công thương, Bộ Xây dựng, Bộ Y tế, v.v. 

Bước 4: Khai và nộp tờ khai hải quan

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai báo hải quan đã cài đặt, nhập thông tin, dữ liệu vận chuyển, sau đó xem xét thủ tục khai báo của nhà cung cấp phần mềm.

Bước 5: Tiến hành nhận lệnh giao hàng

Đây là loại chứng từ do hãng tàu phát hành để giữ hàng và giao hàng cho người nhận. Loại chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm tra hàng hóa tại cảng, các chuyến hàng và kiểm tra ngẫu nhiên đặc biệt.

Bước 6: Chuẩn bị bộ chứng từ hải quan

Tùy thuộc vào quá trình nộp đơn, các tài liệu khác nhau được tạo ra. Ví dụ:


  • Tờ khai báo luồng xanh: Bây giờ các loại chứng từ đều đã thông quan, tất cả những gì bạn phải làm là nộp thuế và đến thanh tra hải quan để hoàn thành các thủ tục.

  • Tờ khai báo luồng Vàng: Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ hàng hóa nhập khẩu để hải quan kiểm tra. Về cơ bản, hồ sơ của bạn càng đầy đủ và hợp lệ thì quy trình càng thuận lợi.

  • Tờ khai báo luồng đỏ: Hải quan sẽ kiểm tra chứng từ (chứng từ giống tờ khai luồng vàng) và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 7: Tiến hành làm thủ tục hải quan

Ở bước này cũng tương tự, công ty làm theo hướng dẫn trong thông điệp lưu trình và thực hiện các công việc tương ứng. Tuy là công đoạn cuối cùng nhưng công đoạn này rất phức tạp và mất nhiều thời gian cho cả cơ quan xuất nhập khẩu và hải quan.

Xem thêm: Nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử


Trên đây là những thông tin liên quan đến 7 bước trong quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu. Chúng tôi hi vọng những kiến ​​thức chia sẻ trong bài viết sẽ cho bạn câu trả lời toàn diện nhất về chủ đề này và giúp bạn hiểu đầy đủ về quy trình chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu theo trình tự, tránh những tình huống bất ngờ. Cảm ơn các bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết trên về chứng từ xuất nhập khẩu nhé! 


TIN TỨC