Freight Forwarder là gì? Vai trò Forwarder trong xuất nhập khẩu

Freight Forwarder là thuật ngữ thường nghe trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ ý nghĩa thực sự của khái niệm này. Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng phức tạp và liên kết, vai trò của Freight Forwarder trở nên vô cùng quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến đích một cách hiệu quả và đáng tin cậy. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về khái niệm Freight Forwarder là gì, cũng như những vai trò mà họ đảm nhiệm trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, từ việc lựa chọn các phương tiện vận chuyển phù hợp, thủ tục hải quan phức tạp cho đến việc quản lý logistic hay quản lý tất cả các yêu cầu giấy tờ liên quan.

1. Freight Forwarder là gì?

1.1 Định nghĩa Freight Forwarder

Freight Forwarder (thường gọi tắt Forwarder) là một công ty hoặc tổ chức chuyên về việc sắp xếp và quản lý các hoạt động vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích cho các doanh nghiệp hoặc cá nhân tham gia trong hoạt động xuất nhập khẩu. 

Hay nói cách khác đơn giản hơn, Forwarder chỉ người/đơn vị đứng ra làm trung gian để tiếp nhận hàng hóa của chủ hàng, hoặc thu gom hàng hóa từ nhiều lô hàng nhỏ (consolidation) rồi tập trung lại thành lô hàng đủ lớn. Sau đó, họ sẽ thuê đơn vị phù hợp (hãng tàu, hãng hàng không,…) để chuyển các lô hàng này tới điểm đích theo yêu cầu của khách. Họ đóng vai trò là một trung gian chuyên nghiệp giữa người xuất khẩu, người nhập khẩu và các nhà vận chuyển, nhằm đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Hiện nay, tại Việt Nam, các Forwarder đáp ứng giao nhận vận tải cho đa dạng các tuyến hàng, bao gồm các tuyến quốc tế lẫn các tuyến nội địa từ Bắc vào Nam và ngược lại. Ví dụ, một doanh nghiệp tại TP.HCM cần xuất khẩu một lô hàng trái cây sang Mỹ. Công ty này sẽ tìm thuê một đơn vị Forwarder mà mình tin tưởng và trình bày nhu cầu của mình. Lúc này, Forwarder sẽ tiếp nhận đơn hàng và liên hệ với hãng tàu uy tín, có giá tốt nhất để thuê họ chuyển đi theo thỏa thuận với khách hàng trước đó.

1.2. Lịch sử hình thành Freight Forwarder

Lịch sử hình thành của Freight Forwarder bắt đầu từ những thời kỳ sớm của thương mại quốc tế và đã phát triển mạnh mẽ trong suốt nhiều thế kỷ.

Freight Forwarder bắt nguồn từ thế kỷ 19 khi thương mại quốc tế phát triển, tạo nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Các doanh nghiệp hợp tác và thành lập các tổ chức chuyên nghiệp như Limited of London vào 1836. Thế kỷ 20 chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của thương mại giữa châu Âu và Bắc Mỹ, yêu cầu vận chuyển hàng hóa qua biên giới và đại dương. London trở thành trung tâm quốc tế, thu hút các chuyên gia vận chuyển và xuất nhập khẩu. 

Nhờ sự phát triển của công nghệ thông tin và viễn thông, ngành Freight Forwarding đã tiến bộ mạnh mẽ hơn. Ngày nay, Freight Forwarder đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo vận chuyển hàng hóa diễn ra hiệu quả và đáng tin cậy giữa các quốc gia trên toàn thế giới.

1.3. Đặc điểm của Freight Forwarder

Freight Forwarder có một số đặc điểm chính giúp họ đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực vận chuyển và xuất nhập khẩu hàng hóa, cụ thể như:

• Chuyên nghiệp và chuyên môn: Freight Forwarder hoạt động như các chuyên gia trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế. Họ có kiến thức sâu về các quy trình vận chuyển, quy định hải quan, và giấy tờ pháp lý cần thiết để hoàn thành quá trình xuất nhập khẩu.

• Quản lý đa dạng hình thức vận chuyển: Freight Forwarder có khả năng quản lý hàng hóa đi qua nhiều phương tiện vận chuyển khác nhau như đường biển, hàng không, đường sắt, đường bộ, để đảm bảo hàng hóa đến đích một cách an toàn và hiệu quả.

• Hội tụ các dịch vụ liên quan: Họ cung cấp một loạt các dịch vụ liên quan đến vận chuyển, bao gồm đặt lệnh vận chuyển, lập kế hoạch và theo dõi hàng hóa, xử lý giấy tờ, thủ tục hải quan, bảo hiểm và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển.

• Mạng lưới quốc tế: Freight Forwarder thường có mạng lưới rộng khắp quốc tế, kết nối với các đối tác, công ty vận tải và đại lý ở nhiều quốc gia khác nhau. Điều này giúp họ có khả năng xử lý vận chuyển hàng hóa từ mọi nơi trên thế giới.

• Giải quyết vấn đề linh hoạt: Khi xảy ra các vấn đề liên quan đến vận chuyển, Freight Forwarder có khả năng xử lý linh hoạt và nhanh chóng để giải quyết tình huống và đảm bảo hàng hóa được giao đến đích đúng thời gian.

• Tư vấn chuyên nghiệp: Họ cung cấp tư vấn chuyên môn về các chính sách vận chuyển, pháp lý và các quy định liên quan đến xuất nhập khẩu, giúp khách hàng thực hiện hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và tiết kiệm.

Nhờ những đặc điểm trên, Freight Forwarder đã trở thành một đối tác đáng tin cậy cho các doanh nghiệp và cá nhân tham gia vào thương mại quốc tế, giúp họ tiếp cận thị trường toàn cầu một cách dễ dàng và hiệu quả.

Xem thêm: Thủ tục khai báo hải quan điện tử mới nhất 2023

1.4. Sự khác nhau giữa Logistics và Freight Forwarding

Logistics chịu trách nhiệm vận tải hàng hóa đến các cảng quốc tế đa quốc gia dưới nhiều hình thức vận chuyển hàng không, đường thủy,... bao gồm giao đến tận kho người nhận. Bên cạnh đó, Logistics còn hỗ trợ các vấn đề về bảo hiểm hàng hóa, gửi hàng mẫu và hỗ trợ thực hiện các chứng từ quốc tế từ đơn hàng LCL (Less than Container Load) đến FCL (Full container load).

Freight Forwarding đóng vai trò là cầu nối giữa những khách hàng nhỏ lẻ với hãng tàu. Forwarder có thể thu nhiều hàng nhỏ và đóng thành một container hàng, do đó, họ dễ dàng lấy được giá tốt cho khách hàng giúp tiết kiệm chi phí và lựa chọn được hãng tàu thuận tiện. Về vấn đề thông quan, Forwarder có thể hoàn tất hồ sơ thông quan và nộp thuế xuất nhập khẩu thay chủ hàng, hỗ trợ các chứng từ liên quan như vận đơn (B/L), giấy phép xuất nhập khẩu giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).

Do sự tương đương về nhiệm vụ và trách nhiệm nên nhiều người bị nhầm lẫn giữa Logistics và Freight Forwarding. Logistics rộng lớn hơn Forwarder và chịu trách nhiệm nhiều quy trình hơn Forwarder. Logistics bao gồm một chuỗi các hoạt động đóng gói, lưu trữ hàng hóa, lưu thông kho bãi, vận chuyển hàng hóa,...

2. Tầm quan trọng của Freight Forwarder

Freight Forwarder có vai trò vô cùng quan trọng, dễ dàng nhận thấy là có vai trò trong việc vận chuyển hàng hóa trong và ngoài nước. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp nhỏ, hàng hóa thường không đủ số lượng yêu cầu, họ sẽ rất khó để tiếp cận với hãng tàu, vì thế mà Freight Forwarder sẽ là cầu nối cho doanh nghiệp và các hãng vận tải lớn.

Bên cạnh đó, với mối quan hệ rộng rãi, Freight Forwarder giúp tìm kiếm và tư vấn những tuyến đường vận chuyển và hãng tàu vận chuyển tốt, giá phù hợp và dễ dàng ghép với những doanh nghiệp khác cùng điểm đến để đủ số lượng yêu cầu của hãng tàu. Các vấn đề về giấy tờ, thủ tục hải quan cũng được giải quyết nhanh chóng bởi Freight Forwarder.

Nói tóm lại, việc thuê Freight Forwarder sẽ đem lại cho các doanh nghiệp 2 lợi ích chi tiết như:

• Tiết kiệm chi phí: Bởi vì Forwarder có mối quan hệ rộng rãi với các đơn vị vận tải, cảng,... Do đó, họ có thể sắp xếp và giải quyết mọi vấn đề một cách dễ dàng, nhanh chóng. 

• Tiết kiệm thời gian, công sức: Forwarder sẽ tìm kiếm được các tuyến đường vận chuyển nhanh nhất, tốt nhất. Họ sẽ tư vấn các hãng vận tải thích hợp nhất với từng doanh nghiệp khác nhau. Bên cạnh đó, họ còn sắp xếp các lô hàng để vận chuyển tới vị trí đích. Việc làm này sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

3. Ưu nhược điểm của Freight Forwarder

3.1. Ưu điểm

• Vì làm việc với một khối lượng lớn hàng hóa và mật độ làm việc thường xuyên với các hãng tàu nên Freight Forwarder sẽ được nhận một mức giá ưu đãi hơn từ hãng tàu. Và điều này sẽ là một sự lựa chọn tốt, tiết kiệm chi phí cho những công ty nhỏ không có số lượng hàng hóa lớn nhưng vẫn có thể tiết kiệm được chi phí.

• Với những công ty có kinh nghiệm lâu năm, hàng hóa có thể được cam đoan được giao đúng lúc. Có thể tại những công ty đó, chi phí doanh nghiệp phải trả cao hơn nhưng chất lượng, thời gian giao hàng sẽ được đảm bảo và thậm chí là dịch vụ của họ cũng được đánh giá cao. Nên trước khi chọn một freight forwarder, doanh nghiệp cần phải tham khảo nhiều bên để lựa chọn.

• Khi giao hàng quốc tế sẽ nảy sinh rất nhiều vấn đề về giấy tờ pháp lý, gây ảnh hưởng đến hàng hóa phải lưu kho và phát sinh chi phí. Với những công ty dày dặn kinh nghiệm, họ sẽ hoàn thành và đảm bảo được những giấy tờ xuất khẩu để đảm bảo được quá trình vận chuyển hàng hóa được diễn ra suôn sẻ.

3.2. Nhược điểm

• Trong xuất nhập khẩu có hình thức ủy thác, khi doanh nghiệp chưa đủ điều kiện hoặc chưa đầy đủ giấy tờ sẽ nhờ công ty Forwarder đứng ra đại diện để nhập hoặc xuất hàng. Và tất nhiên, việc giao toàn bộ số hàng với giá trị hàng trăm triệu hoặc hàng tỉ đồng cho một công ty khác, không có gì là hoàn toàn chắc chắn.

• Là một công ty dịch vụ, nên việc họ thu thêm phí dịch vụ là vấn đề bình thường. Bạn sẽ không thể biết được khoản chi phí đã được cộng vào dịch vụ là bao nhiêu ở những công ty Freight Forwarder. Bạn có thể tìm hiểu chi phí cho những thủ tục và cước vận chuyển nếu được thực hiện trực tiếp để nắm được giá thị trường.

4. Các hình thức dịch vụ của Freight Forwarder

Freight Forwarder cung cấp nhiều hình thức dịch vụ đa dạng để hỗ trợ khách hàng trong quá trình vận chuyển và xuất nhập khẩu hàng hóa. Dưới đây là một số hình thức dịch vụ phổ biến của Freight Forwarder:

• Đặt lệnh vận chuyển: Freight Forwarder giúp khách hàng chọn các phương tiện vận chuyển phù hợp như đường biển, hàng không, đường sắt hoặc đường bộ, dựa trên yêu cầu cụ thể của hàng hóa và thời gian cần vận chuyển.

• Lập kế hoạch vận tải: Họ thiết kế kế hoạch vận tải toàn diện, bao gồm lộ trình và lịch trình vận chuyển sao cho hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

• Theo dõi hàng hóa: Freight Forwarder theo dõi chặt chẽ quá trình vận chuyển hàng hóa, từ khi được giao cho nhà vận chuyển đến khi đến đích, để đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và an toàn.

• Xử lý giấy tờ và thủ tục hải quan: Họ đảm nhận việc xử lý các giấy tờ liên quan đến xuất nhập khẩu, bao gồm hóa đơn, chứng từ xuất nhập khẩu, giấy chứng nhận và các văn bản hải quan.

• Bảo hiểm hàng hóa: Freight Forwarder cung cấp tùy chọn bảo hiểm hàng hóa để đảm bảo rủi ro trong quá trình vận chuyển được giảm thiểu và đền bù trong trường hợp có sự cố xảy ra.

• Giải quyết vấn đề: Trong trường hợp có vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, Freight Forwarder sẽ giải quyết và xử lý tình huống một cách linh hoạt và hiệu quả.

• Tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp: Họ cung cấp tư vấn chuyên môn về các quy định vận chuyển và xuất nhập khẩu, giúp khách hàng thực hiện hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Các hình thức dịch vụ này giúp Freight Forwarder trở thành một đối tác đáng tin cậy cho các doanh nghiệp và cá nhân tham gia vào thương mại quốc tế, hỗ trợ họ vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả và an toàn giữa các quốc gia trên toàn thế giới.

5. Một số tiêu chí để lựa chọn Freight Forwarder

Khi lựa chọn Freight Forwarder để hỗ trợ vận chuyển và xuất nhập khẩu hàng hóa, có một số tiêu chí quan trọng bạn nên xem xét. Dưới đây là một số tiêu chí để giúp bạn đưa ra quyết định chọn đúng Freight Forwarder phù hợp với nhu cầu của bạn:

• Kiểm tra kinh nghiệm của Freight Forwarder trong lĩnh vực vận chuyển và xuất nhập khẩu hàng hóa. Xem xét cả thời gian hoạt động và danh tiếng của họ trong ngành.

• Đảm bảo Freight Forwarder có mạng lưới rộng khắp và đối tác đáng tin cậy tại các quốc gia bạn quan tâm để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.

• Kiểm tra xem Freight Forwarder có các chứng chỉ và giấy phép cần thiết để hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế hay không.

• Đánh giá khả năng của Freight Forwarder trong việc cung cấp các dịch vụ phù hợp với yêu cầu của bạn, bao gồm đặt lệnh vận chuyển, quản lý giấy tờ, thủ tục hải quan, và theo dõi hàng hóa.

• Xác định liệu Freight Forwarder có cung cấp tùy chọn bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển hay không.

• Hỏi về kinh nghiệm của Freight Forwarder trong vận chuyển và xuất nhập khẩu các loại hàng hóa tương tự như hàng hóa của bạn.

• Đảm bảo rằng Freight Forwarder có khả năng cung cấp tư vấn chuyên môn về các quy định và luật pháp vận chuyển và xuất nhập khẩu.

• Tra cứu đánh giá và phản hồi từ khách hàng hiện tại hoặc trước đây để có cái nhìn tổng quan về chất lượng dịch vụ của Forwarder.

• So sánh chi phí và tính cạnh tranh giữa các Freight Forwarder khác nhau để chọn một đối tác phù hợp với ngân sách của bạn.

Từ việc xem xét các tiêu chí trên, bạn sẽ có thể tìm được một Freight Forwarder đáng tin cậy, chuyên nghiệp và phù hợp nhất để hỗ trợ quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa của bạn.

Như vậy, với bài viết trên, chúng ta đã phần nào hiểu rõ về khái niệm Freight Forwarder và vai trò quan trọng của họ trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Freight Forwarder là những "người dẫn đường" quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, và sử dụng dịch vụ của GOL là một sự lựa chọn thông minh để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hãy để GOL hỗ trợ bạn trong mọi khâu của quá trình vận chuyển, từ việc đặt lệnh, xử lý giấy tờ xuất nhập khẩu, theo dõi hàng hóa cho đến tư vấn chuyên nghiệp, và bạn sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp và tin tưởng từ đối tác của mình.

Xem thêm: Các phần mềm khai báo hải quan điện tử