EDI LÀ GÌ? LIỆU CÓ LÀ GIẢI PHÁP TỐT CHO THỊ TRƯỜNG XUẤT NHẬP KHẨU?

Đặt vấn đề 

Những bước tiến vượt bậc của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã mang lại những thay đổi đáng kể cho nền kinh tế và xã hội theo hướng tích cực. Có thể kể đến như các ứng dụng gọi xe trực tuyến, giao đồ ăn, công nghệ in 3D,… Và đặc biệt hơn hết, đối với Logistic công nghiệp 4.0 đã mang lại cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội để nâng cao hiệu quả làm việc cũng như khả năng kết nối rộng hơn trên thị trường thế giới thông qua công nghệ EDI (Electronic Data Interchange). Vậy EDI là gì và nó có những đóng góp như thế cho nền kinh tế, đặc biệt là ngành kinh doanh xuất nhập khẩu?

Khái niệm: EDI là gì?

“Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việc chuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phương tiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin. (Theo Luật thương mại quốc tế của Uỷ ban Liên hợp quốc). EDI viết tắt của Electronic Data Interchange. Đối với các doanh nghiệp thì đây là phương thức trao đổi thông tin và tài liệu kinh doanh chẳng hạn như: hóa đơn, đơn đặt hàng, thông tin vận chuyển,… giữa các đối tác kinh doanh với nhau.

Vai trò của EDI:

EDI được coi là hình thức thương mại điện tử đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp và cũng là hệ thống giao dịch quan trọng bậc nhất trong thương mại điện tử B2B bởi những lợi ích mà nó mang lại.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp: EDI thay thế cho các phương thức trao đổi thủ công thông thường. So với những phương thức nhập liệu, in ấn, sao chép hay  xử lí hồ sơ thủ công, việc ứng dụng EDI sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được phần lớn chi phí giấy tờ, thư tín. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tiết kiệm được thời gian vì không cần phải nhập lại thông tin nhiều lần.

Nâng cao hiệu quả và độ chính xác cho giao dịch: EDI giúp hạn chế được những rủi ro thường gặp như lỗi nhập liệu mà phương thức thủ công trước đây hay mắc phải. Ngoài ra, nó còn rút gọn thời gian chu chuyển dòng tiền mặt, cải thiện các giao dịch kinh doanh và các mối quan hệ đối tác, khách hàng. Hệ thống lưu trữ của EDI giúp chắc chắn rằng văn bản đã được giao đến đối tác và có thể theo dõi lộ trình, đường đi của hàng hóa trong từng giai đoạn.

Tăng hiệu quả kinh doanh: khi EDI được sử dụng một cách thuần thục, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ hoạt động trơn tru, nhanh chóng và hiệu quả hơn từ việc tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ với đối tác đến việc hoàn tất những chứng từ cần thiết một cách nhanh chóng. Cụ thể hơn, EDI giúp doanh nghiệp giảm bớt tình trạng sai sót trong hóa đơn, cập nhật realtime tình trạng đơn hàng, …từ đó có thể nâng cao khả năng cạnh tranh so với các đối thủ.

Kết nối rộng hơn với các doanh nghiệp trên thế giới: doanh nghiệp có thể trao đổi trực tiếp với các công ty nước ngoài dễ dàng hơn rất nhiều, khi cả 2 đều sử dụng công nghệ EDI. Điều này giúp các doanh nghiệp trong nước có thể mở rộng hợp tác với các công ty lớn hay dễ dàng cho quá trình xuất/ nhập khẩu.

EDI ứng dụng trong logistic và quản trị chuỗi cung ứng:

EDI trong quản lý chuỗi cung ứng được sử dụng để sắp xếp việc chuyển nhiều loại tài liệu như vận đơn (B/L – Bill of Lading), chứng từ hải quan, trạng thái vận chuyển, hướng dẫn định tuyến, hóa đơn và nhiều các văn bản có liên quan khác. Với EDI, các giao dịch được sắp xếp và tổ chức một cách tự động hóa nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo và truyền hóa đơn cũng như các dữ liệu cần thiết khác. Bên cạnh những lợi ích đã được đề cập bên trên, EDI có những đóng góp quan trọng cho thị trường xuất nhập khẩu, cụ thể như sau:

Quản lý hàng tồn kho tốt hơn: EDI giúp doanh nghiệp duy trì mức dự trữ hàng tồn kho lý tưởng cho tương lai bằng cách cung cấp cho doanh nghiệp quyền truy cập vào các bản cập nhật theo thời gian thực và xu hướng thị trường mới nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể sử dụng để hợp lý hóa việc phân bổ nguồn lực hợp lý và quản lý mức độ thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho.

Thông điệp được chuẩn hóa: Việc trao đổi thông tin điện tử qua EDI sử dụng một ngôn ngữ chuẩn hóa, được chia sẻ bởi người gửi và người nhận. Nhờ sử dụng một ngôn ngữ chung, các hệ thống thông tin khác nhau tương tác với nhau sẽ vượt qua rào cản ngôn ngữ và rào cản kỹ thuật.

Đối với nhà khai thác dịch vụ logistics: EDI tích hợp tất cả các hoạt động bằng đường biển, đường bộ hoặc đường hàng không trong cùng một luồng liên lạc và trong việc quản lý các cảng vận chuyển, hải quan, …

Trong quản lý Hải quan, PIF: EDI hợp lý hóa và cung cấp các thủ tục hành chính an toàn.

Đối với nhà phân phối: EDI giúp lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng, kiểm soát tốt hàng tồn kho đối với những sản phẩm dễ hư hỏng.

Nâng cao hiệu quả giao tiếp: Giao dịch thành công khi đạt được thông tin liên lạc tức thì, an toàn và hiệu quả không chỉ giữa nơi xuất xứ và điểm đến cuối cùng của sản phẩm, mà còn giữa nhà sản xuất và nhà phân phối, không chỉ về mặt liên lạc vật lý mà còn liên quan đến thông tin và dữ liệu, từ đó thúc đẩy sự liên kết hoàn hảo của tất cả các mắt xích của chuỗi cung ứng.

Qua những thông tin trên, chúng ta có thể thấy công nghệ EDI ngày nay đóng vai trò quan trọng trong logistic và supply chain, càng nhiều thành viên của chuỗi cung ứng sử dụng công nghệ EDI thì toàn bộ quy trình sẽ được kiểm soát chặt chẽ hơn. Chính vì thế, EDI trở thành lựa chọn số một cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Hiểu được tầm quan trọng đó, GOL đã nghiên cứu và phát triển sản phẩm của mình thông qua việc cung cấp dịch vụ kết nối EDI cho 2 sản phẩm đó là SMS Live và CDS Live.

Kết nối EDI cho SMS Live

GOL sẽ thực hiện kết nối hệ thống SMS Live của các Agent/ văn phòng trong và ngoài nước với nhau, điều này giúpquá trình truyền tải dữ liệu trở nên hiệu quả hơn:

-         Dữ liệu tự động chuyển đổi giữa các bên

-         Không cần nhập lại dữ liệu

-         Độ chính xác cao

-         Tiết kiệm được thời gian, chi phí và nguồn nhân lực

Ngoài ra, kết nối EDI còn giúp người dùng có thể:

-         Khai báo Manifest từ dữ liệu lô hàng có sẵn trong SMS Live mà không cần nhập lại

-         Truyền tờ khai trực tiếp từ SMS Live mà không cần truy cập vào trang khai báo Manifest.

Kết nối EDI cho CDS Live

Kết nối EDI cho CDS Live cho phép người dùng có thể kết nối với hệ thống khai báo Hải quan trên 26 quốc gia, tạo điều kiện cho các giao dịch toàn cầu trở nên nhanh chóng và xuyên suốt hơn:

-         Kết nối các Freight Forwarder: cấu nối hệ thống khai báo Hải quan giữa 2 quốc gia, chỉ cần 1 lần nhập liệu, người dùng có thể xuất cả tờ khai nhập và xuất.

-         Kết nối nhà máy và các Freight Forwarder: giúp trao đổi dữ liệu B2B tạo điều kiện thuận lợi cho khai báo Hải quan.

-         Kết nối các doanh nghiệp thương mại điện tử: thực hiện hợp nhất, quản lý và chuyển đổi mã HS.

GOL hi vọng bài viết này có thể giúp các bạn có cái nhìn rõ hơn về công nghệ EDI đối với nền kinh tế nói chung và lĩnh vực xuất nhập khẩu nói riêng. Hãy truy cập webiste https://gol.vn/home/About để biết thêm thông tin về những sản phẩm có kết nối EDI mà GOL cung cấp nhé!